На любую пронумерованную единицу хранения составляется итоговый лист-заверитель (заверительная запись)

В книгах, журналах их заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках - на чистой карточке, помещаемой последней.

Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки.

Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.

В листе-заверителе дела должны отмечаться следующие особенности нумерации дела:

1. литерные (25а, 256) и пропущенные номера листов;
2. номера листов с наклеенными документами;
3. номера листов с конвертами и вложений в них;
4. номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела, как то:

1. повреждения,
2. замена подлинных документов копиями,
3. включение новых документов

отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника.

В заверительную запись отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования.