Дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также конфиденциальные и по личному составу должны быть полностью оформлены с выполнением всех названных правил

По аналогии с архивным оформлением папок с бумажными документами должны оформляться и этикетки, вкладыши в упаковку машиночитаемых документов.

На хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны:

1. бумажных (стандартного А5-АЗ формата и крупноформатных);
2. пленочных;
3. магнитных и др.

При обработке документов постоянного и длительного хранения все металлические крепления во избежание появления ржавчины обязательно удаляются.

1. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.),
2. фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей),

вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты.

Внутренние описи

В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записи, а в начале дела, перед собственно документами - листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима.

Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например : «Приказы по основной деятельности». А также для специфичной документации:

1. личные,
2. судебные и следственные дела,
3. дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д.

Внутренняя опись должна содержать:

1. сведения о порядковых номерах документов в данной единице хранения (описываемом деле),
2. их делопроизводственных индексах,
3. датах создания,
4. заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи.

Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При внесении изменений в состав дела:

1. изъятии документов,
2. копировании,
3. замене оригинала на копию

эти изменения отражаются в последней резервной графе «Приложения» со ссылкой на соответствующий акт.

При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи. По тому же принципу оформляются и внутренние описи для документов на других видах носителей информации:

Образец внутренней описи для архивного CD диска (размер 125х120 мм)