Тема №9. Номенклатура дел организации

В номенклатуру дел должны включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения, независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.

Номенклатура дел:

1. закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;
2. закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;
3. служит основным учетным документом в текущей работе с документами;
4. является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;
5. становится учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

В номенклатуры включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из других организаций для их продолжения.

Единая форма бланка для номенклатуры дел установлена Федерально-архивной службой России (далее - Архивная служба РФ), опубликована в ГСДОУ, а также в основных правилах работы ведомственных архивов и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности.

Необходимым этапом подготовки номенклатуры дел является экспертиза ценности, качества формулировок в заголовках будущих дел, логичности схемы их систематизации, но главное - определение сроков хранения на основе оценки информационной ценности документов. Поэтому в правила оформления номенклатуры дел включено положение об обязательном согласовании с экспертной комиссией, а для части организаций, состав которых определяется Архивной службой РФ, и с экспертно-проверочной комиссией одного из ее органов.

После всех необходимых согласований номенклатура дел вводится в силу реквизитом утверждения руководителя организации до начала нового делопроизводственного года.

При оформлении используется титульный лист, если это министерство, ведомство, или общий бланк организации.

Образец номенклатуры дел

В первой графе номенклатуры указывают наименования структурных подразделений (отделов), их индексы (номера) включаются в номенклатуру и, дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения, составляют индекс дела.

При сложной иерархической структуре индекс может состоять из индекса управления, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела.

Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия -01.1, отдел правительственной переписки 01.2, бюро жалоб - 01.3 и т.д. А индексы дел внутри подразделений-01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и т.д.

Во второй графе номенклатуры указываются полные заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:

1. организационно-распорядительная документация;
2. плановая документация;
3. отчетная документация;
4. документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;
5. документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;
6. документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Внутри каждого раздела наименования дел рекомендуется систематизировать по степени их важности:

1. документация вышестоящих организаций,
2. собственная документация организации.

Например, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д

Целесообразно соблюдать последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование томов, частей.

В четвертой графе номенклатуры проставляются сроки хранения дел, определенные экспертной комиссией.

Пятая графа номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ, в ней проставляются:

1. отметки о заведении дел - «заведено»;
2. о переходящих делах - «переходящее с 2001 г.» или «переходящее на 2003 г.»;
3. о передаче дел в другую организацию - «акт выдачи во временное пользование от ___ №____»;
4. о местонахождении подлинников документов - «подлинники в деле 01-02»;
5. о передаче дел в ведомственный архив - «переданы в архив по описи 07.03.2002» и т.п.

Использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность номенклатуры дел.