Порядок ведения и завершения номенклатуры дел

Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год составляется в последнем квартале текущего года и после оформления утверждается руководителем организации и приобретает статус нормативного акта.

Государственные организации в процессе подготовки номенклатуры дел согласовывают ее проект с Архивной службой РФ в лице ее территориального органа или архивом вышестоящей организации в зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение.

Утвержденная номенклатура дел организации действует в течение 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит досрочному пересоставлению и переутверждению. При отсутствии таких изменений после незначительной корректировки и перепечатки номенклатуру на следующий год вводят в действие автоматически. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем службы ДОУ, является документом постоянного срока хранения организации (ст. 67 Перечня типовых документов).

После окончания делопроизводственного года к номенклатуре дел службой ДОУ составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам:

1. дела со сроками хранения до 10 лет;
2. дела со сроками хранения свыше 10 лет;
3. дела со сроком хранения «постоянно».

Арифметический подсчет должен вестись с учетом «переходящих дел» и дел, сроки хранения которых определены не окончательно - «с отметкой ЭК (ЭПК)».

Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сообщаются в архив своей организации и в государственный (муниципальный) архив, если он принимает документы данной организации на хранение.