Техника организации учетного процесса

План организации бухгалтерского учета. Для обеспечения эф­фективного ведения бухгалтерского учета разрабатывают план его организации, который охватывает всю сферу учета на предприя­тии и соответствует этапам учетного процесса: 1) текущее наблю­дение и контроль за хозяйственными операциями; 2) их измерение и регистрация; 3) группировка и систематизация учетной инфор­мации; 4) составление бухгалтерской отчетности.

План включает шесть основных разделов:

план документации и документооборота;

план инвентаризации;

план счетов;

план отчетности;

план технического оформления учета;

план организации труда работников бухгалтерии.

В плане документации и документооборота содержатся перечень первичных документов для отражения хозяйственных операций, расчет потребности в бланках учетных документов, схема движе­ния документов и график документооборота.

Организации могут использовать типовые формы первичных учетных документов или формы документов, разработанные само­стоятельно, в соответствии с требованиями Положения по веде­нию бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российс­кой Федерации.

В учете используется большое количество разнообразных пер­вичных документов, которые движутся в различных направлени­ях. Поэтому в зависимости от места составления и использования различают несколько потоков документов:

документы создаются в бухгалтерии и используются только этой службой;

документы создаются в бухгалтерии и передаются в производ­ственные подразделения для исполнения;

документы создаются и оформляются в подразделениях и пере­даются в бухгалтерию для использования в учете;

документы оформляются в бухгалтерии предприятия и переда­ются внешним пользователям;

документы, поступающие от внешних пользователей. Движение первичных документов в бухгалтерском учете – со­здание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка, передача в архив – называется д о к у м е н т о о б о ­р о т о м.

Пути движения документов должны быть удобны для сбора и передачи информации о хозяйственных операциях, они должны соответствовать технологии производства и задачам управления.

Разработка документооборота осуществляется в соответствии с Положением Министерства финансов СССР «О документах и до­кументообороте в бухгалтерском учете» от 29. 07.1983 г., № 105 и Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

Схему движения документов разрабатывает главный бухгалтер с учетом специфики работы организации: количества подразделе­ний, структуры управления, наличия филиалов и их удаленности, особенностей технологии производства и др. Существенными факторами, влияющими на организацию документооборота, явля­ются общие принципы организации самого бухгалтерского учета (централизация или децентрализация учета, способ обработки ин­формации, численность и квалификация работников бухгалтерии и т. п.).

Движение документов внутри организации регламентируется г р а ф и к о м д о к у м е н т о о б о р- о т а. Роль графика в орга­низации бухгалтерского учета на предприятии чрезвычайно вели­ка. Его выполнение обеспечивает слаженность в работе бухгалте­рии и других подразделений, своевременное представление отчет­ности.

При разработке графика документооборота необходимо учиты­вать следующие требования:

график должен предусматривать рациональный документообо­рот, т. е. оптимальное число подразделений и исполнителей, уча­ствующих в прохождении каждого первичного документа;

срок нахождения документа в каждом подразделении должен быть минимальным;

движение документов должно быть направлено на усиление информационной функции бухгалтерского учета;

выполнение графика должно способствовать внедрению эф­фективных средств и способов учета.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. Документ утверждается приказом руководите­ля организации, после чего становится одним из элементов учет­ной политики организации.

График документооборота может быть оформлен в виде схе­мы или перечня работ (по созданию, проверке и обработке доку­ментов), выполняемых каждым подразделением. При этом ука­зываются исполнители, их взаимодействие и сроки выполнения работ. Когда в соответствии с графиком документ движется из подразделения в подразделение, от одного работника к другому, то выполняются функции, заложенные в содержании этого до­кумента. Например, передача в бухгалтерию авансового отчета является отчетом о расходовании ранее полученной суммы (оп­равдательная функция), выписка внутрихозяйственной наклад­ной на отпуск материалов – это распоряжение о выдаче мате­риалов со склада в производство (распорядительная функция) и т.д.

Чтобы наиболее полно отразить движение документа в графике документооборота, показывают его путь от момента создания до сдачи в архив.

График документооборота состоит из следующих основных разделов:

наименование документа;

создание документа (количество экземпляров документа; ра­ботник, ответственный за выписку документа; работник бухгалте­рии, ответственный за оформление документа; срок исполнения);

проверка документа (работник бухгалтерии, ответственный за проверку документа; работник, представляющий документ в бух­галтерию; порядок и срок представления);

обработка документа (работник бухгалтерии, обрабатывающий документ; срок обработки);

передача в архив (работник бухгалтерии, передающий документ в архив; срок передачи).

При составлении графика важно правильно установить мини­мальный срок пребывания документов на каждой инстанции – это ускоряет передачу необходимой информации пользователям и одновременно делает график реальным.

Работники подразделений, связанные с оформлением доку­ментов по роду их деятельности (начальники цехов, заведующие складами, материально ответственные и подотчетные лица, работ­ники бухгалтерии и др.), должны строго соблюдать график доку­ментооборота. Кроме того, они несут ответственность за количе­ство составляемых и представляемых документов, достоверность отраженной в них информации.

Контроль за выполнением графика документооборота осуще­ствляет главный бухгалтер организации.

В плане инвентаризаций определяют порядок, формы и сроки их проведения. При планировании необходимо учитывать требова­ния нормативных документов по инвентаризации, предусматри­вать проведение обязательных инвентаризаций. При этом следует помнить, что проведение инвентаризаций не должно нарушать ра­боты производственных подразделений предприятия.

План счетов содержит перечень счетов и субсчетов типового пла­на, которые применяются для отражения хозяйственных операций на предприятии, а также дополнительных субсчетов и аналитичес­ких счетов. Таким образом формируется рабочий план счетов.

В плане отчетности указывают перечень форм внутренней и внешней бухгалтерской отчетности, отчетные периоды, за кото­рые составляется отчетность, сроки ее представления, наименова­ния и адреса организаций и учреждений, в которые направляются отчеты, способы представления отчетов, а также фамилии работ­ников, которые отвечают за составление отчетности.

В плане технического оформления учета дается характеристика формы бухгалтерского учета, применяемой на предприятии. При полной или частичной автоматизации учета указывают, какие бух­галтерские программы будут использоваться. При выборе формы учета необходимо руководствоваться соответствующими указани­ями и инструкциями и учитывать конкретные условия работы предприятия.

В плане организации труда работников определяют структуру ап­парата бухгалтерии, штат работников, их должностные обязаннос­ти, график учетных работ. На основе общего плана составляют ин­дивидуальные графики работы бухгалтеров.

Для планирования работы отдельных структурных частей бух­галтерии (расчетной группы, материальной группы и т. п.), а также материально ответственных лиц в производственных подразделе­ниях (на складах и т. п.) составляют структурный график.

По отдельным видам учетных работ по предприятию в целом (проведение инвентаризации, представление отчетности) состав­ляют сводный график.

Графики учетных работ представляют собой таблицы, в которых указаны сроки выполнения работ и ответственные исполнители.

Организация работы аппарата бухгалтерии. Работа бухгалтерско­го аппарата определяется Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. В со­ответствии с этим документом бухгалтерия является самостоя­тельным структурным подразделением предприятия и не должна входить в состав какой-либо другой службы.

Структура бухгалтерского аппарата зависит от организации и технологии производства, объема учетной работы и уровня ис­пользования технических средств.

В основном используются три типа структурной организации бухгалтерии:

линейная (иерархическая);

вертикальная (линейно-штабная);

комбинированная (функциональная).

При линейной (иерархической) организации все работники бухгал­терии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура, как правило, применяется на небольших предприятиях, где численность аппарата бухгалтерии составляет не более 10 чело­век.

При вертикальной (линейно-штабной) организации аппарата бух­галтерии создаются промежуточные звенья управления, возглав­ляемые старшими бухгалтерами.

Распоряжения главного бухгалтера передаются старшим бух­галтерам, которые определяют исполнителей и контролируют вы­полнение учетных работ.

Такая структура бухгалтерии может применяться на средних предприятиях и некоторых крупных.

На средних предприятиях в состав бухгалтерии обычно входят следующие группы:

м а т е р и а л ь н а я г р у п п а – учет приобретения матери­альных ценностей, их поступления на предприятие и расходова­ния на производство. Эта группа может также вести учет основных средств и малоценных быстроизнашивающихся предметов;

г р у п п а у ч е т а о п л а т ы т р у д а – учет затрат труда работников; начисление заработной платы; контроль за использо­ванием фонда оплаты труда; учет других расчетов с работниками предприятия, бюджетом, фондами социального страхования и обеспечения, внебюджетными фондами;

п р о и з в о д с т в е н н о – к а л ь к у л я ц и о н н а я г р у п ­п а – учет затрат на производство; калькулирование себестоимос­ти продукции, работ, услуг; составление производственной отчет­ности;

г р у п п а у ч е т а г о т о в о й п р о д у к ц и и – учет гото­вой продукции, ее выпуска, количества и сохранности на складах, реализации;

о б щ а я г р у п п а – учет остальных операций; ведение Глав­ной книги; составление бухгалтерского баланса и бухгалтерской отчетности.

Могут быть группы по учету капитального строительства и жилищно-коммунального хозяйства при наличии таких видов дея­тельности на предприятии.

В крупных организациях кроме перечисленных выделяются группы по учету основных средств, по расчетам с внешними орга­низациями, расчетная, сводно-аналитическая.

При комбинированной (функциональной) организации структуры бухгалтерии отдельные группы ведут полный цикл учетных работ по подразделениям предприятия, а специальная группа осуществ­ляет составление общей отчетности. Такая структура аппарата бух­галтерии применяется на очень крупных предприятиях и в произ­водственных объединениях.

Права и обязанности главного бухгалтера определены Федераль­ным законом «О бухгалтерском учете».

Главный бухгалтер (при отсутствии в штате данной должнос­ти – бухгалтер) назначается на должность и освобождается от нее руководителем организации. Главный бухгалтер подчиняется не­посредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление бухгалтерской отчетности. Он обеспечивает соответствие совершаемых хозяйственных опе­раций законодательству Российской Федерации, осуществляет контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по отдельным хозяйственным операциям документы по ним могут быть приняты к исполнению, но с пись­менного распоряжения руководителя, который в этом случае не­сет полную ответственность за последствия совершения таких операций.

Требования главного бухгалтера по оформлению и представле­нию в бухгалтерию необходимых документов и сведений обяза­тельны для всех работников организации.

Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства без подписи главного бухгалтера считаются недей­ствительными и не должны приниматься к исполнению.

Вопросы ч задания для самопроверки

1. Кто несет ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии

2. Каковы условия рациональной организации бухгалтерского учета?

3. Что такое учетная политика организации?

4. Назовите элементы плана организации бухгалтерского учета.

5. Что такое документооборот? Чем он регулируется?

6. Как может быть организована работа аппарата бухгалтерии?

7. Какова роль главного бухгалтера в учетном процессе?