Организация работы оптовой ярмарки

Руководство оптовой ярмаркой осуществляет постоянно действующий ярмарочный комитет, в состав которого включаются представители государственной власти и управления торговлей, промышленных предприятий-изготовителей товаров, коммерческих структур-покупателей и других предприятий. Решения ярмарочного комитета по вопросам, входящим в его компетенцию, являются обязательными для участников ярмарки.

Ярмарочный комитет выполняет следующие функции:

- определяет сроки и место проведения ярмарки;

- создает рабочие органы ярмарки (дирекцию, арбитраж, группу по учету договоров и другие органы);

- определяет графики встреч поставщиков и покупателей;

- утверждает смету доходов и расходов ярмарки, размер средств на ее проведение и источники их получения;

- порядок, режим работы ярмарки;

- разрешает споры, возникающие при заключении, изменении и расторжении договоров;

- решает другие вопросы, связанные с организацией и проведением ярмарки.

Решения ярмарочного комитета оформляются протоколами, подписываемыми председателем ярмарочного комитета или его заместителем.

Дирекция ярмарки:

- осуществляет руководство группой по учету договоров, ведет организаторскую, рекламную и коммерческую деятельность, связанную с подготовкой и проведением ярмарки (аренда помещений, их оборудование и оформление, подготовка необходимой документации, размещение участников, реклама товаров, оснащение оргтехникой, определение регламента работы и т.д.);

- обеспечивает прием и хранение представленных на ярмарку образцов товаров, оказывает содействие участникам ярмарки в заключении договоров, ведет отчетность.

Группа (бюро) по учету договоров:

- ведет необходимую учетную документацию и регистрирует договоры, заключенные на ярмарке;

- анализирует ход заключения договоров, готовит аналитические справки, записки, предложения.

Арбитраж ярмарочного комитета:

- обеспечивает правовое обслуживание ярмарки;

- консультирует участников ярмарки по правовым вопросам;

- рассматривает возникающие на ярмарке преддоговорные споры.

При организации ярмарочной (выставочной) торговли принято выделять три основных этапа ее проведения: предварительный, организационный и заключительный.

Предварительный этап включает принятие решения о проведении оптовой ярмарки или выставки-продажи. На этом этапе создается ярмарочный комитет и формируется рабочая группа, которые разрабатывают положение о проведении ярмарки и рассылают письма потенциальным участникам с информацией об условиях участия в ярмарке. Рабочая группа также разрабатывает рекламные материалы (объявления в печати, пригласительные билеты, рекламные буклеты и т.д.). Издается рекламная брошюра с информацией об условиях участия в ярмарке (стоимость участия с экспонатами и без них, цена аренды павильонов, стоимость размещения рекламных материалов и т.д.).

За определенный срок до открытия участники ярмарки вносят регистрационный взнос и оформляют заявку на участие, в которой сообщают информацию о себе и своих реквизитах, требованиях по размещению экспозиций и др.

Основным источником доходов от проведения ярмарки является плата за участие, аренду площади под экспозицию, транспорта, аренду складских помещений, осуществление погрузочно-разгрузочных и транспортно-экспедиционных работ, проведение технических и информационно-коммерческих консультаций и оказание дополнительных услуг.

Организационный этап заключается в подготовке рекламного каталога, включающего характеристику поставщиков, их товаров, услуг и другую рекламную информацию. Данный этап включает также оперативную работу по размещению участников, организации их досуга, проведение аукционных торгов, презентаций и других мероприятий.

Заключительный этап предполагает подведение итогов ярмарки с выделением как положительных, так и отрицательных моментов в ее работе. Обобщенные результаты анализа конъюнктуры торговли товарами ассортимента ярмарки, предложения по производству товаров и т.д. представляются заинтересованным организациям и органам управления торговлей для принятия мер к более полному удовлетворению потребительского спроса.

При возникновении спорных вопросов относительно тематики должен проводиться конкурс на основании оценочной методики комиссией, сформированной выставочной ассоциацией. По результатам составления календаря-графика выставочно-ярмарочных мероприятий должен быть заключен трехсторонний договор между организациями-устроителями, выставочной ассоциацией и владельцами выставочных площадей. Предметом данного договора должно быть обязательство по соблюдению установленного графика по тематике, срокам и местам проведения. С одной стороны, это разрешает проблему «перехватывания» выставочных тем организациями-устроителями, с другой – предупреждает возможность отказа арендодателя в предоставлении выставочной площади. Все финансовые отношения между организаторами и участниками должны регулироваться дополнительными соглашениями. [57]

Участникам ярмарки необходимо определить критерии целесообразности участия в подобном торговом форуме. Для успешного участия в ярмарке организациям, представ­ляющим свою продукцию, необходимо тщательно подгото­виться.

До того, как начать разработку стратегии участия в конкретной ярмарке (выставке), требуется ответить на следующие вопросы:

- каковы специфические задачи ярмарки?

- представляете ли вы новый товар?

- заинтересованы ли вы в прямых продажах?

- исследуете ли вы рынок для вашего нового продукта?

- кто ваш целевой покупатель?

- какие ярмарки (выставки) привлекают внимание лучших покупателей?

- какие регионы продаж являются самыми перспективными для корпоративных товаров и услуг?

- какие выставки (ярмарки) удобны и выгодны относительно вашего бюджета?

Ответы на эти вопросы позволят определить стратегию выбора выставки, помогут достичь намеченных целей и коммерческого успеха.

Во время подготовки и участия в ярмарках необхо­димо решить следующие задачи:

- определить цели участия в ярмарке;

- составить перечень выставляемых товаров;

- утвердить бюджет участия в ярмарке;

- разработать анкету для учета (опроса) посетителей стен­да (если фирма планирует использовать ярмарку для сбора информации о потенциальных клиентах);

- разработать выставочный стенд;

- заключить договоры с оргкомитетом ярмарки и решить все организационные вопросы, связанные с участием;

- разработать рекламные и информационные материалы (проспекты, буклеты, приглашения, технические описа­ния, папки для стендистов, бланки договоров и т. п.);

- подобрать и проинструктировать персонал, представ­ляющий фирму на ярмарке (режим работы, задачи, как представлять фирму и ее товары и т. д.);

- провести презентацию фирмы, переговоры, заключить договоры в период прохождения ярмарки, посетить дру­гие стенды, зафиксировать (или провести анкетирова­ние) посетителей стенда;

- подвести итоги участия в выставке (количество заклю­ченных договоров, количество заполненных анкет, ко­личество розданных рекламных материалов, содержание основных вопросов, заданных посетителями стенда, про­дукция, представленная другими участниками ярмарки или выставки);

- проанализировать коммерческий успех участия в вы­ставке и допущенные ошибки.

В период подготовки необходимо уделить особое внимание печатным рекламным материалам, в том числе раздаточному, аудиовизуальным рекламным материалам (видеофильмы, слайды, компакт-диски), рекламным материалам для бесплатной раздачи (почтовые открытки, проспекты, афиши-плакаты, корпоративные подарки с лейблом компании). До открытия ярмарки печатные материалы отправляются по почте известным и активным клиентам фирмы, а во время работы размещаются на стенде.

Большое значение имеет и общение с посетителями ярмарки и коммерсантами. Посетитель торговой ярмарки – это лицо, которое проходит на территорию ярмарки (выставки) по пригласительному или купленному билету. Посетители, состав которых зависит от рода выставки, ее престижности, а часто от периода проведения, являются для экспонента конечными адресатами его «сообщения», для самих же выставок – самым сильным показателем их признания на рынке. Рядовой посетитель-коммерсант претендует на то, чтобы экспонент обеспечил ему свободу передвижения на стенде, получение достоверной и непосредственной информации, соответствующее отношение к нему персонала.