Документация

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета явля­ются первичные документы.

Документ — это любой материальный носитель данных, который позволяет юридически доказательно подтвердить хозяйственные факты и право на их совершение.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм пер­вичной учетной документации.

Первичные документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, в том числе на бумажных и машиночитаемых носителях ин­формации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование документа (формы).

2. Дата составления документа.

3. Наименование организации, от имени которой составлен доку­мент.

4. Содержание хозяйственной операции.

5. Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении.

6. Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

7. Личные подписи указанных лиц.

В зависимости от характера операции и требований нормативных актов в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

В России широко применяются унифицированные формы первич­ных учетных документов:

— по учету основных средств (утверждены постановлением Госком­стата России от 21 января 2003 г. № 7);

— по учету работы строительных машин и механизмов, работ в авто­мобильном транспорте (утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78);

— по учету кассовых операций (утверждены постановлением Гос­комстата России от 18 августа 1998 г. № 88) и т.д.

Согласно пунктам 8 и 13 Положения по ведению бухгалтерского учета, приказом по учетной политике должны быть утверждены фор­мы первичных документов, применяемых для оформления хозяйствен­ных операций, по которым не предусмотрены типовые (унифициро­ванные) формы.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных доку­ментов, утверждает руководитель организации по согласованию с глав­ным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичные документы должны быть составлены в момент совер­шения операции, а если это не представляется возможным — непос­редственно по окончании операции.

Порядок составления и обработки документов. Документы сле­дует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают.

Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах. В денежных документах сумму ука­зывают цифрами и прописью. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. Если в тек­сте или цифрах допущена ошибка, ее следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего доку­мент. Текст оговорки таков:

Написанному в исправление ошибки …………………верить

(новый текст или сумма)

Дата Подпись

В некоторых документах, например в приходных и расходных кас­совых ордерах, исправления делать не разрешается.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают­ся бухгалтерской обработке, которая включает в себя их расценку, группировку и разметку (контировку).

Расценка (таксировка) документов - это денежная оценка ука­занных в документе материальных ценностей.

Группировка - это подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами. На основе групп первич­ных документов часто составляют сводные документы.

Разметка (контировка) - это определение и запись корреспон­дирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.

После разметки данные документов о хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а использован­ные документы сдают в архив. Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется докумен­тооборотом.

Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствую­щим образом подготовить: однородные первичные документы фор­мируют в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4 см.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие усло­вия: документы постоянного и временного сроков хранения группи­руют в дела раздельно; подлинники отделяют от копий, а годовые пла­ны и отчеты - от квартальных и месячных; в дело должно быть вклю­чено по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помешенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и дру­гих нормативных актов.

В дело группируются документы одного периода - месяца, квар­тала, календарного года, - кроме переходящих дел (например, лич­ные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев документы поме­сячно разделяются листами бумаги с указанием месяца.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они от­носятся.

График документооборота оформляется в виде схемы, либо в виде перечня работ по формированию, проверке и обработке доку­ментов, заполняемых каждым подразделением, а также конкретными исполнителями. Работники производственных подразделений и функ­циональных служб заполняют и представляют документы по этому графику. С этой целью каждому исполнителю вручают выписку из графика. В ней перечисляются первичные документы, сроки их пред­ставления и подразделения, в которые их следует представить. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществ­ляет главный бухгалтер.

По установленным правилам в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года, а затем они сда­ются в архив организации.

Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтер­ская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за обеспече­ние сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.

Изъятие первичных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокурату­ры, судам, налоговым инспекциям и налоговой полиции на основе их постановлений в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Изъятие документов оформляется протоко­лом, копия которого вручается под расписку руководителю организа­ции или главному бухгалтеру.

С разрешения и в присутствии представителей органов, проводя­щих изъятие документов, главный бухгалтер или другое должност­ное лицо может снять копии с изъятых документов с указанием ос­нования и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных документов руково­дитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. Результаты работы комиссии оформляют ак­том, который утверждается руководителем предприятия.