Експорт даних Access в текстовий файл

Раніше в цьому розділі дані Access експортувалися у файл спеціального типу — таблицю Excel. Проте існує можливість експортувати файли Access безпосередньо в різні програмні застосування.

Припустимо, виникла необхідність поділитися списком каталогів рослин з другом, якій тільки що купив свій перший комп'ютер і ще не знайомий зі встановленим на нім програмним забезпеченням. Дані Access не можна експортувати в Excel, якщо отриманий файл друг спробує відкрити в Word, оскільки Word і Excel мають несумісні формати. Файл Excel (.xls) не можна відкрити в Word, так само як і не вийде відкрити файл Word (. doc) в Excel (доречно зауважити, описана ситуація властива для всього ринку програмного забезпечення). Враховуючи вищесказане, має сенс експортувати записи каталогів в текстовий файл, що володіє самим сумісним форматом, — імпорт текстового файлу підтримується практично всіма програмами.

Експорт в текстовий файл має, на відміну від експорту даних у файл Excel, певні особливості. Причому існує два типи текстових файлів: з роздільниками і фіксований. У тексті з роздільниками такі символи, як знак табуляції, пропуск і кома, використовуються для розділення полів даних. Запис у файлі з роздільниками виглядатиме так: «червоний», «синій», «білий» і так далі

У фіксованому текстовому файлі в кожному полі повинна записуватися певна кількість символів. Таким чином, поля даних розташовуються в стовпцях. Ширіна кожного стовпця у файлі не обов'язково має бути однаковою, проте кожен запис в окремо узятому стовпці повинен містити однакову кількість символів, навіть якщо цими символами є пропуски в даних. Наприклад, якщо ширина стовпця складає 8 символів і введений запис вагон, то слід додати три символи пропуску (—вагон), так щоб ширина стала рівною 8 символам (кожен пропуск тут для наочності представлений знаком тире).

На щастя, зі всім цим легко справляється майстер Access. У наступному прикладі демонструється принцип експорту даних Access в текстовий файл, а саме експорт записів каталога у фіксований файл і файл з роздільниками. Спочатку ми скористаємося файлом з роздільниками.

1. Клацніть на посиланні Таблиці у вікні бази даних і виберіть таблицю Каталоги (не варто експортувати форми або звіти; хоча це і можливо, в книзі дана тема не зачіпається).

2. Клацніть правою кнопкою миші на таблиці і виберіть команду Експорт.

3. У списку Тип файлу виберіть елемент Текстові файли. Файл можна перейменувати, проте за умовчанням як ім'я використовується назва таблиці, що нам цілком підходить.

4. Клацніть на кнопці Експорт.

5. У першому вікні майстра слід вказати, що створюється файл з роздільниками, або з фіксованою шириною полів. Як основний роздільник використовується кома (,). Клацання на кнопці Додатково дозволить змінити знак роздільника, мову і ще декілька параметрів. Але ми не почнемо зараз говорити про них — просто виберіть перемикач З роздільниками і клацніть на кнопці Далі.

6. У наступному вікні можна вибрати роздільник полів, відмінний від коми, чого поки робити не варто. Якщо встановити прапорець Включити імена полів в першому рядку Access експортує імена полів разом з текстом. Потрібно чи ні додавати імена полів, залежить від передбачуваної сфери застосування створюваного текстового файлу. Встановите цей прапорець, щоб побачити, як зміниться зразок даних на нижній панелі діалогового вікна майстра.

7. У останньому вікні відображається повний шлях до нового текстового файлу; тут має бути вказана тека, використовувана за умовчанням. Звернете увагу: файл вказаний з розширенням.txtщо свідчить про те, що це файл текстового формату. Клацніть на кнопці Готово для створення текстового файлу, а потім на кнопці ОК у вікні підтвердження.

8. На мал. 2.5 показаний файл Каталоги.txt відкритий в Word. Перший рядок містить імена полів таблиці Каталоги а в подальших рядках представлені записи каталога. Немає нічого страшного в тому, що деякі записи переходять на наступний рядок. Закрийте файл і знову відкрийте вікно Access.

Мал. 8 Текстовий файл відкритий в програмі Word

Можливо, файл представлений в декілька невдалому форматі. Але файл не використовуватиметься в Word — він створювався лише з метою продемонструвати структуру тексту з роздільниками. При роботі із записами каталога в Word для публікації даних краще використовувати кнопку Зв'язки з Office (про що розповідається детальніше трохи далі в цьому розділі). Тепер експортуємо таблицю Каталоги у фіксований файл, виконавши наступні дії.

1. Повторіть дії, перераховані в пп. 1—4 попередні приклади. Але цього разу привласніть файлу ім'я Фіксированниєкаталоги. Якщо ви цього не зробите, файл з ім'ям каталоги. txtстворений в попередньому прикладі, буде перезаписаний.

2. У першому вікні майстра виберіть перемикач Фіксована ширина полів і клацніть на кнопці Далі.

3. У фіксованих файлах майстер для визначення ширини кожного стовпця використовує властивість Размерполя. При цьому не має значення той факт, що ширина поля задана рівною, скажімо, 225 символам, хоча, найбільший запис складається тільки з 15 символів. Проте із стовпцями такої надмірної ширини незручно працюватиме в текстовому файлі. Клацніть на кнопці Додатково щоб проглянути список полів і їх розміри. Деякі з них дуже широкі, тому їх слід звузити. Зміните значення полів Почало і Ширіна. На мал. 2.6 показані нові значення, які рекомендується використовувати при налаштуванні, але ви можете вказати власні значення. Значення Початок співвідноситься із значеннями Початок і Ширина попереднього поля. Закінчивши вносити зміни, клацніть на кнопці ОК для повернення до першого вікна майстра. Потім клацніть на кнопці Далі.

Мал. 9. Зменшена ширина полів

4. Наступне вікно дозволяє ще раз набудувати ширину полів. Якщо назва запису в першому стовпці відображається не повністю, перетягнете лінію, що розділяє поля імені і адреси, на декілька ділень вправо (мал. 2.7). У разі потреби так можна набудувати ширину кожного поля. Після того, як будуть внесені всі необхідні зміни, клацніть на кнопці Далі.

Мал. 10 Налаштування ширини поля

5. Клацніть на кнопці Готово в останньому вікні, а потім на кнопці ОК у вікні підтвердження. На мал. 2.8 показаний файл Фіксированниєкаталоги.txt, відкритий в Word. Закрийте цей файл і поверніться в Access.

Мал. 11. Текстовий файл, відкритий в Word

Як правило, з фіксованими файлами в Word не працюють. Ми ж використовували програму лише для демонстрації структури файлу. Як бачите, кожен стовпець містить одне з полів базової таблиці, і не важливо, якщо запис переходить на інший рядок.

2.4. Імпорт текстових файлів в Access

Для виконання імпорту текстових файлів в Access можна скористатися файлами, створеними в двох попередніх прикладах. З часом, вивчаючи інші програмні застосування, ви зможете переконатися, що більшість з них підтримує експорт даних в текстові файли. Розглянемо процес імпорту двох раніше створених текстових файлів назад в Access. Для цього виконаєте такі дії.

1. У Access клацніть правою кнопкою миші у вікні бази даних і виберіть команду Імпорт.

2. У діалоговому вікні Імпорт виберіть в елементі управління Тип файлів опцію Текстові файли.

3. Виберіть файл Каталоги.txt і клацніть на кнопці Імпорт. Елемент управління Тека можна використовувати для виведення файлів в інших теках, проте файл Каталоги.txt розміщується в основній теці.

4. Майстер постарається обробити дані, що імпортуються, і вибрати для них потрібний тип файлу: фіксований або з роздільниками. Не завжди йому вдається зробити правильний вибір, але цього разу це вийшло. Файл має формат з роздільниками, тому, нічого не міняючи, клацніть на кнопці Далі.

5. На наступній панелі встановите прапорець Перший рядок містить імена полівщоб майстер знав, як обробити імена полів в першому рядку (імена полів були раніше додані у файл, що експортувався). В результаті вони будуть видалені з основного вікна записів. Майстер правильно вказав символ роздільника, яким в даному випадку є кома. Клацніть на кнопці Далі.

6. Дані можна імпортувати в ту, що існує або в нову таблицю. За умовчанням вибраний перемикач У новій таблиці — саме те, що потрібне. Клацніть на кнопці Далі.

7. У наступному вікні можна перейменувати поля, використовувати індекс або визначити тип даних. Не вносячи ніяких змін, клацніть на кнопці Далі.

8. У наступному вікні виберіть перемикач Визначити ключ. За умовчанням майстер вибирає як ключ поле Ім'я. Клацніть на кнопці Далі.

9. У наступному вікні вкажіть ім'я таблиці Каталогисразделітелямі і клацніть на кнопці Готово потім на кнопці ОК у вікні підтвердження. Ім'я потрібно змінити, оскільки таблиця Каталоги вже існує.

10. У вікні бази даних клацніть на посиланні Таблиці і відкрийте таблицю Каталогисразделітелямі.

Нова таблиця виглядає так само, як і оригінал. Експорт даних в текстовий файл і їх імпорт в Access не привели до яких-небудь змін, дані залишилися такими ж, як були. Звернете увагу, що імена першого рядка використовувалися як імена полів для нової таблиці.

Імпорт фіксованого текстового файлу проводиться таким чином.

1. Повторіть дії, описані в пп. 1 і 2.

2. У діалоговому вікні Імпорт виберіть файл Фіксированниєкаталоги.txt і клацніть на кнопці Імпорт.

3. Перемикач Фіксована ширина полів буде встановлений автоматично, тому ви лише клацніть на кнопці Далі.

4. У першому полі може знаходитися некоректно вказаний символ розділення. Видалите такий, двічі клацнувши на нім. Клацніть на кнопці Далі.

5. Дані імпортуються в нову таблицю, тому залиште встановленим перемикач В новій таблиці; клацніть на кнопці Далі.

6. Проглянете параметри на наступній панелі. Тут можна перейменувати поля, застосувати індекс або визначити тип даних. Не вносячи ніяких змін, клацніть на кнопці Далі.

7. У черговому вікні встановите перемикач Визначити ключ вкажіть поле Ім'я і клацніть на кнопці Далі.

8. У останньому вікні клацніть на кнопці Готово а потім на кнопці ОК у вікні підтвердження.

9. Клацніть на посиланні Таблиці у вікні бази даних; потім відкрийте таблицю з ім'ям Фіксированниєкаталоги.

Імпорт текстового файлу може зажадати введення додаткових параметрів, проте сам процес не викличе ніяких утруднень, причому майстер виконає велику частину роботи автоматично.