Експорт даних в Excel

ВСТУП

Збереження інформації – одна з найважливіших функцій комп'ютера. Одним із розповсюджених засобів такого збереження є бази даних. База даних – це файл спеціального формату, що містить інформацію, структуровану заданим образом.

Робота з базами даних супроводжується з деякими складнощами. Одна з них – експорт-імпорт даних у базі даних. Це обумовлює актуальність обраної теми дослідження.

В даній курсовій ми розглянемо теоретичні і практичні аспекти експорту та імпорту даних у базі даних. Ці функції дозволяють працювати з данними які були створені в інших програмал та редагувати їх.

Запуск програми

Існує декілька способів запуску програми Access.

1. Перший спосіб через меню Пуск:

Пуск_Все програми_Microsoft Offis_Microsoft Access

2. Другий спосіб через Робочий стол:

На Робочому столі знайти ярлик Microsoft Offis Access на ярлику Правий клік миші та натиснути Открыть, або дава Кліки лівої клавіши миші.

Після виконання одного із способів відкриється вікно програми:

^{Мал. 1}. ^{Дыалогове вікно програми}

Експорт та імпорт даних у базі даних

Експорт даних в Excel

Дії по експорту об’єктів бази даних Access дуже схожі на дії імпорту. Розглянемо загальний алгоритм при виконанні процедури експорта.

Відправити дані до Excel дуже просто — досить виділити таблицю або запит і задати команду Аналіз в Microsoft Office Excel. Після того, як дані потраплять в Excel, до них можна будуть застосувати будь-яку функцію даного застосування.

Для того щоб експортувати в Excel таблицю потрибно виконати наступні дії:

1. Відкрийте базу даних і виведіть на екран її вікно, натиснувши клавішу <F11> (на кнопкову форму поки що не обертайте уваги).

2. У вікні бази даних клацніть на посиланні Таблиці, а потім виберіть таблицю.

Мал. 2

2. Виконаєте команду Файл> Експорт.

3. У діалоговому вікні Експорт об'єкту Таблиця ст... виберіть в меню Тип файлу параметр Microsoft Excel-2003 (*.xls). Ім'я таблиці буде використано як ім'я таблиці Excel, проте його можна змінити. Крім того, за бажання вкажіть іншу папку для збереження файлу. В даному випадку базові параметри краще не міняти.

- Встановити прапорець Зберегти формат зліва від кнопки Експорт, після чого клацніть на ній.

Мал. 3

На мал. 3 показана нова таблиця в Excel. Всі дані зберегли оригінальний формат завдяки установці прапорця Зберегти формат.

Зверніть увагу, що імена полів використовуються як заголовки стовпців.

Мал. 3

Дані не поміщаються на екрані, тому прокрутіть таблицю у право. У полі Сетевая ссилка навіть збережено гіпертекстове посилання. Єдиним типом елементів, що «не пройшов експорту» є зображення.

Приклад:

Експортуємо таблицю Каталоги і подивимося, як її обробить Excel. Повторите пп. 1—4 з попереднього прикладу, але цього разу виберіть таблицю Каталоги і не встановлюйте прапорець Зберегти формат. Відкрийте експортовану таблицю Каталоги в Excel. Абсолютно очевидно, що форматування пропало, а Excel важко в інтерпретації даних.

Мал. 4. Програма Excel повідомляє про неможливість інтерпретувати дані Access

Виберіть одне з полів стовпця, і з'явиться значок, що сигналізує про помилку. Клацніть на кнопці для розкриття списку, що містить можливі типи помилок (мал. 4). В даному випадку коди поштового індексу не потрібно зберігати як числа. За бажання виберіть будь-яке поле, а потім команду Пропустити помилку або ж залиште все як є. Збережете цей файл в Excel, використовуючи при цьому ім'я Книга 1.xls.