Каталогизация. Цели. Виды каталогов, их использование и применение

Создание суверенной Российской Федерации и переход ее экономики к рыночным отношениям выдвигают перед органами управления всех уровней, перед предприятиями и организациями всех форм собственности в числе множества других проблему получения информации о выпускаемой продукции. Указанная информация приобретает высокую значимость в условиях нарушения сложившихся хозяйственных связей между предприятиями бывшего Союза и необходимости поиска и налаживания новых — ив России, и за ее пределами.

По мере перехода к рыночным отношениям в значительной степени увеличивается экономическая самостоятельность предприятий, утрачивает силу и влияние централизованный механизм распределения материальных ресурсов и, как следствие, изменяются потоки информации о продукции. В настоящее время выпуск номенклатурных каталогов органами снабжения практически прекращен, выпуск отраслевых каталогов (справочников) сведен до минимума, и они практически не находят спроса у потребителей. ОКП используется только как классификатор продукции, систематизирующий ее по видам, и не обеспечивает идентификацию конкретных изделий.

В этих условиях одной из актуальнейших проблем, без решения которой не может быть налажена нормальная работа промышленности, является проблема сбора, обработки и доведения до потребителей оперативной информации о выпускаемой товарной продукции. Потребители этой информации — прежде всего предприятия-изготовители, которым нужны данные о сырье и материалах, комплектующих изделиях, оборудовании, инструментах и т.д., а также о предприятиях, их производящих. Необходима она органам государственного и местного управле­ния при заказе и закупке продукции для государственных и местных нужд, да и отдельным гражданам.

Изучение и анализ отечественного и зарубежного опыта сбора, обработки и представления информации о продукции показали, что в современных условиях наиболее эффективной является система каталогизации продукции с использованием стандартных машинно-ориентированных форм сбора информации, на основе которых при помощи персональных ЭВМ создаются базы данных о продукции (опыт США, стран НАТО, Франции, Индии, Болгарии).

Каталогизация может быть условно разделена на каталогизацию производителя, которая носит, как правило, информационный характер (выпуск каталогов) и направлена на доведение информации о выпускаемой продукции до потребителя, и каталогизацию потребителя, которая наряду с информационной функцией включает и аналитическую — решение задач управления номенклатурой потребляемых изделий и их составных частей, совместимости и взаимозаменяемости, а также распределения и перераспределения запасов продукции.

Каталогизация потребителя разрабатывается в первую очередь в системе такого мощного потребителя, как Вооруженные Силы, потребляющие разнообразные виды продукции — от военной до предметов личной гигиены. И это не случайно, поскольку такая каталогизация способна обеспечить решение указанных выше задач, так как является более полной и включает информацию производителя, дополненную фактографическими данными в части расширения номенклатуры характеристик изделия, сроков и мест хранения, количества единиц в хранении.

Каталогизация основывается на идентификации продукции, обеспечивающей отличие Однотипных изделий друг от друга. Известны два основных метода идентификации — ссылочный и описательный, которые дополняются промежуточным — ссылочно - описательным.

Ссылочный метод — это описание предмета снабжения с помощью указания его наименования, ссылок на обозначение и (или) документ, утвержденный и учтенный в установленном порядке, а также на предприятие — изготовитель предмета.

Описательный метод — описание предмета снабжения с помощью фотографических данных, определяющих его конфигурацию, физические и эксплуатационные свойства, однозначно отличающие его от других однотипных предметов одного утвержденного наименования.

Ссылочно - описательный метод реализует различные комбинации первых двух.

Основными целями создания Государственной системы каталогизации продукции (ГСКП) являются:

• автоматизированный учет номенклатуры производимой в стране и регионах продукции;

• обеспечение органов государственного и местного управления аналитической информацией о производимой продукции и ее основных характеристиках;

• обеспечение предприятий и других потребителей оперативной информацией об основных характеристиках продукции, ее изготовителях и нормативных документах, по которым она выпускается.

Информация, представляемая ГСКП потребителям, позволяет решать следующие задачи:

• оценить конкурентоспособность разрабатываемой и выпускаемой продукции;

• проводить маркетинговые исследования и определять возможные рынки сбыта;

•формировать кооперации предприятий поставщиков составных частей, комплектующих изделий и материалов, необходимых для производства конечной продукции, с учетом минимизации номенклатуры приобретаемых изделий и материалов и затрат на их транспортировку;

• проводить работы по стандартизации продукции с учетом передовых достижений;

• осуществлять контроль за выполнением обязательных требований стандартов по безопасности и охране окружающей среды;

• представлять информацию о конкретной продукции, подлежащей обязательной сертификации.

Анализ структуры и функций органов государственного и местного управления показал, что органы Госстандарта России обладают наибольшими возможностями для решения проблемы создания ГСКП в силу следующих причин:

• обладают исходной информацией о продукции в виде зарегистрированных, хранимых и актуализированных нормативных и технических документов (ГОСТ, ОСТ, СТП, ТУ и др.). содержащих основные характеристики продукции;

• осуществляют государственный контроль и надзор за соблюдением субъектами хозяйственной деятельности обязательных требований государственных стандартов на стадиях разработки, подготовки продукции к производству, ее изготовления, реализации (поставки, продажи, использования, хранения, транспортирования) и утилизации;

• проводят работу по установлению оптимальных требований к номенклатуре и качеству продукции в интересах потребителя и государства.

При этом центры стандартизации, метрологии и сертификации (ЦСМС) получают возможность: создавать территориальные (региональные) базы данных продукции; обслуживать органы местного и государственного управления информацией о продукции, выпускаемой местный предприятиями и организациями, а последних — оперативной информацией; представлять информацию о продукции своего региона в базу данных «Продукция России»; анализировать основные данные о продукции предприятий в целях их соответствия стандартам.

Создаваемая система каталогизации может быть квалифицирована как описательно-ссылочная, так как содержит фотографическую информацию об основных потребительских характеристиках продукции и ссылки на нормативные или технические документы, что позволяет:

• оценить технический уровень продукции и ее конкурентоспособность;

• унифицировать номенклатуру основных показателей на группу однородной продукции;

• определить взаимозаменяемую продукцию;

- выявить продукцию с наиболее прогрессивными потребительскими характеристиками. Таким образом, в стране впервые создается информационная база для развития практической

стандартизации продукции на основе методов систематизации» унификации, симплификации и пр.

Анализ отечественного и зарубежного опыта показал, что наиболее точная и оперативная информация о продукции может быть получена непосредственно от предприятия-изготовителя без каких-либо посредников (головных, базовых, ведущих организаций, как было ранее).