Организация разработки перечня сведений

Документ о порядке и методических указаниях по формированию Перечня должен разрабатываться в организации в виде отдельного положения, которое подписывается начальником службы безопасности (заместителем по режиму) или другим должностным лицом, в ведении которого находятся вопросы безопасности, а затем утверждается руководителем организации.
При введении в действие этого положения приказом отдельным пунктом в нем должны определяться должности или лица, которые наделяются полномочиями по отнесению сведений к составляющим служебную или коммерческую тайну в период формирования (разработки) Перечня и по их применению в последующем.
Положение по формированию Перечня должно обеспечивать единый подход к его созданию, обоснованность принимаемых решений о включении в него сведений за структурное подразделение в отдельности и за организацию в целом, а также проведение административного расследования в случае их несанкционированного распространения (разглашения, передачи, утечки, хищения) и наказание лиц, виновных в этом, согласно Уголовному или Гражданскому Кодексу Российской Федерации (в дальнейшем для краткости УК РФ и ГК РФ).
В Перечень должны включаться все сведения (данные, информация, документы и их носители), являющиеся собственностью организации. При этом в ходе подготовки Перечня должностные лица организации должны провести анализ всех сторон ее деятельности с целью определения конкретных сведений, разглашение которых может нанести ущерб ее собственнику и владельцу.
Сведения, составляющие служебную или коммерческую тайну о деятельности организации, по степени (характеру) важности должны разделяться на сведения конфиденциального и коммерческого характера (отметка “Конфиденциально” или “Из офиса не выносить” и т. д.), а также служебные сведения, имеющие гриф “Для служебного пользования” (сокращенно — ДСП).

При этом:

а) Под сведениями (и их носителями) понимаются:

· данные, полученные в результате обработки информации с помощью технических средств (оргтехники);

· информация как часть данных, несущая в себе полезные сведения и используемая сотрудниками организации для работы в служебных целях;

· документы (носители), образующиеся в результате мыслительной деятельности сотрудников организации, включающие в себя сведения любого происхождения, вида и назначения, но необходимые для нормального функционирования организации.

б) Сведения, включенные в Перечень, имеют ограничительный характер на использование (применение). Ограничения, вводимые на использование сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну, направлены на защиту интеллектуальной, материальной, финансовой собственности и других интересов, возникающих при организации трудовой деятельности работников (персонала) ее подразделений, а также при их сотрудничестве с работниками других предприятий.

в) В совокупности под служебной или коммерческой тайной надо понимать сведения, не являющиеся государственными секретами, но которые связаны, прежде всего, с производственной, управленческой, финансовой или другой экономической деятельностью организации, разглашение (передача, утечка, хищение) которой может нанести ущерб ее интересам или интересам их владельцев.

г) Законодательной основой защиты служебной и коммерческой тайны является часть вторая ГК РФ.

Для работы по составлению Перечня должен привлекаться широкий круг экспертов и должностных лиц отделов, служб организации с тем, чтобы ни одно из возможных направлений ее деятельности не было упущено при его разработке.
Руководство работой по формированию Перечня, как правило, должно возлагаться на начальника службы безопасности (заместителя по режиму) организации.
Для непосредственного формирования Перечня в организации должна создаваться экспертная комиссия (далее сокращенно — ЭК), комплектуемая наиболее квалифицированными сотрудниками и специалистами из ее структурных подразделений. ЭК должна осуществлять анализ всех сторон деятельности организации в целом и подчиненных ему подразделений в отдельности, а также координировать вопросы, касающиеся их совместных действий по формированию Перечня, путем обобщения поступающих предложений.
Работа по формированию Перечня и определению сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну, должна состоять из следующих этапов:

· составление предварительного перечня сведений, содержащих служебную или коммерческую тайну, для структурных подразделений (отделов, служб) организации;

· определение возможного ущерба, наступающего в результате несанкционированного распространения сведений, включаемых в Перечень;

· определение преимуществ открытого использования рассматриваемых сведений по сравнению с закрытым;

· определение затрат на защиту рассматриваемых сведений;

· принятие решения о включении сведений в окончательный вариант Перечня;

· составление обобщенного Перечня и рассмотрение его на заседании ЭК;

· оформление результатов работы по формированию Перечня.