Источники информации, основные комплексы задач и методики проверки

Цель аудиторской проверки учета производственных запасов состоит в подтверждении достоверности данных о наличии и дви­жении товарно-материальных ценностей, в установлении соот­ветствия оформления операций по производственным запасам дей­ствующим нормативным актам Российской Федерации.

В соответствии с основной целью проверки необходимо уста­новить, как ведется учет на синтетических счетах раздела II плана счетов. Главным здесь, безусловно, является сч. 10 «Материалы», который подразделяется на субсчета по группам материальных цен­ностей. Кроме того, для учета производственных запасов приме­няют следующие синтетические счета: 11 «Животные на выращи­вании и откорме»; 14 «Резервы под снижение стоимости матери­альных ценностей»; 15 «Заготовление и приобретение материаль­ных ценностей»; 16 «Отклонение в стоимости материальных цен-

ностей»; 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям».

Основными источниками информации являются первичные до­кументы по учету производственных запасов и различные анали­тические и синтетические регистры. В качестве первичных доку­ментов по учету материалов используются преимущественно уни­фицированные учетные документы, к числу которых относятся следующие формы.

Доверенность (формы № М-2 и М-2а). Применяется для офор­мления права лица выступать в качестве доверенного лица орга­низации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

Приходный ордер (форма № М-4). Используется для учета мате­риалов, поступающих от поставщиков или из переработки.

Акт о приемке материалов (форма № М-7). Необходим для офор­мления приемки материальных ценностей, имеющих количествен­ные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика.

Лимитно-заборная карта (форма № М-8). К ней прибегают для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции в течение месяца.

Требование-накладная (форма № М-11). Используется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственны­ми лицами.

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15). Нужна для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям.

Карточка учета материалов (форма № М-17). Применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру или другому признаку материала.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35). Сфе­ра его использования следует из его названия.

Общие данные по учету материальных ценностей и производ­ственных запасов проверяются по статьям раздела II «Оборотные активы» актива баланса (форма № 1) по строкам 210, 211, 212, 213, 217ипо таким бухгалтерским регистрам, как главная книга, журналы-ордера № 6, 10, 10/1, вспомогательная ведомость № 10 или соответствующие машинограммы, полученные на персональ­ных компьютерах.

Положения учетной политики по учету товарно-материальных ценностей (ТМЦ) отражены в документе «Учетная политика». Аудитору следует обратить внимание на то, как учитываются ма­териальные ценности — по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или по учетным ценам; какой метод ис­пользуется для списания материальных ценностей на затраты про­изводства; каковы способы учета движения материальных ценно­стей на складах.

Основным элементам учетной политики, относящимся к орга­низации учета ТМЦ соответствуют следующие варианты выбора:

8.Форма бухгалтерского учета: упрощенная, мемориально-ор­дерная, журнально-ордерная, компьютеризованная;

9.Способ оценки материалов, списываемых в расход: по себес­тоимости единицы запасов, средней себестоимости, себестоимо­сти первых по времени закупок (ФИФО), себестоимости после­дних по времени закупок (ЛИФО);

11.Оценка материалов в текущем учете: по фактической себес­тоимости.

После выявления того, как выполняются положения учетной политики, можно приступать к проверке соответствующих ком­плексов задач по учету материальных ценностей. К таким комп­лексам относятся: аналитический учет движения материальных ценностей на складах предприятия; учет использования матери­альных ценностей по направлениям затрат списания недостач, потерь и хищений материальных ценностей; сводный учет мате­риальных ценностей; анализ использования материальных ресур­сов.

Для выполнения проверки комплексов задач по учету матери­альных ценностей применяют различные методы получения ауди­торских доказательств.

Так, для подтверждения фактического наличия товарно-мате­риальных ценностей можно провести инвентаризацию. В ходе ауди­торской проверки аудиторы могут сами проводить инвентариза­цию или наблюдать за процессом ее проведения.

Для подтверждения достоверности арифметических подсчетов товарно-материальных ценностей, соответствия их величине, от­раженной в первичных документах и в регистрах бухгалтерского учета, обычно прибегают к пересчету данных.

Отражение в бухгалтерском учете проведенных хозяйственных операций и реальность остатков на счетах учета ТМЦ проверяют с помощью подтверждения.

Контроль за учетными работами, выполняемыми бухгалтери­ей, и корреспонденцией счетов по движению ТМЦ проводится путем проверки соблюдения правил учета отдельных хозяйствен­ных операций.

Устный опрос используется в ходе получения ответов на воп­росник аудитора по предварительной оценке состояния учета ТМЦ, а также в процессе их проверки при уточнении у специалистов отдельных положений совершенных хозяйственных операций, вы­зывающих сомнение или неясных.

Для подтверждения правильности отражения в бухгалтерском
учете поступления и расходования ТМЦ, полноты и своевременности их отражения в регистрах бухгалтерского учета, обоснованности их оценки используется проверка документов. \

В процессе проверки операций, отраженных в первичном учете, журналах-ордерах, ведомостях, главной книге и бухгалтере- j кой отчетности, используется прослеживание. Особое внимание не-1 обходимо обратить на соответствие корреспонденции счетов, сумм 1 оборотов и остатков в регистрах аналитического и синтетического j учета.

При сопоставлении наличия товарно-материальных ценностей в различные периоды, данных отчета о движении товарно-мате­риальных ценностей с данными бухгалтерского учета, оценке со­отношений между различными статьями отчета и сопоставлении их с данными за предыдущие периоды можно применить анали­тические процедуры.

При проверке организации учета движения материальных цен­ностей на складах, прежде всего, надо проконтролировать орга­низацию складского хозяйства и контрольно-пропускной систе­мы. Далее проверяют, как организован складской учет материалов и как ведется контроль со стороны бухгалтерии. Предприятия мо­гут применять преимущественно три основных варианта учета дви­жения материалов на складах: оперативно-бухгалтерский (сальдо­вый), карточно-документационный и бескарточный.

Если применяется оперативно-бухгалтерский (сальдовый) ме­тод, то аудитор проверяет ведомости по приходу и расходу мате­риалов, сверяет итоговые данные этих ведомостей с сальдовыми ведомостями. Карточно-документационный метод предусматривает составление в бухгалтерии количественно-суммовых оборотных ве­домостей по группам материалов. В этом случае аудитор просмат­ривает эти ведомости и проводит сверку остатков с карточками складского учета. Обычно осуществляется выборочная сверка, так как сплошной контроль — трудоемкая операция.

Наиболее эффективен бескарточный метод. Он применяется, как правило, при использовании персональных компьютеров (ПК). В этом случае карточки складского учета в обычном варианте не ведутся. Сам процесс складского учета организуется на ПК, а за определенные периоды (месяц, квартал) составляются оборот­ные ведомости. Аудитор знакомится с имеющимися документа­ми, выясняет, как ведется сверка данных складского учета с бух­галтерскими данными.

Налог на добавленную стоимость учитывается по дебету сч. 19 (субсчет «НДС по приобретенным материальным ресурсам») в кор­респонденции с кредитом сч. 60 «Расчеты с поставщиками и под­рядчиками», сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредитора­ми» и др. Аудитору необходимо проверить, как было образовано

сальдо по сч. 19 и как производилось его отнесение на сч. 68. налог на добавленную стоимость по материальным ресурсам списывает­ся полностью на сч. 68 в момент оплаты счетов.

Особое внимание должно быть уделено проверке расчетов по списанию материальных ценностей на затраты производства. Для этой цели на предприятии можно применить один из следующих методов: по себестоимости единицы запасов, средней себестои­мости, себестоимости первых по времени приобретения закупок (метод ФИФО), себестоимости последних по времени приобрете­ния закупок (метод ЛИФО).

Метод оценки по себестоимости единицы запасов предусматри­вает списание каждой единицы материалов по цене приобрете­ния или по себестоимости единицы запасов. Он применяется, если номенклатура материальных ценностей небольшая. Метод оценки по средней себестоимости является наиболее распространенным. При его применении важно правильно устанавливать средние цены.

Метод ФИФО оценки запасов основан на допущении, что ма­териальные ресурсы используются в течение отчетного периода в последовательности их приобретения. На складе на конец отчет­ного периода остаются остатки материальных ценностей по фак­тической себестоимости последних по времени закупок, а на се­бестоимость продукции списывают материальные ценности ран­них по времени закупок.

Метод ЛИФО основан на противоположном методу ФИФО допущении. При этом методе ресурсы, которые поступают в про­изводство, оцениваются и списываются по себестоимости послед­них в последовательности по времени закупок. Материальные ре­сурсы, остающиеся на складе на конец отчетного периода, оцени­ваются по фактической себестоимости ранних по времени заку­пок, а в себестоимости реализованной продукции (работ, услуг) учитывается стоимость поздних по времени закупок.

По каждому методу применяются свои алгоритмы расчета про­верки, которые и использует аудитор. Неоценимую помощь ему может оказать применение персональных компьютеров для вы­полнения трудоемких расчетов.

Проверка правильности отнесения и списания материальных Ценностей, образованных в результате недостач и хищений, про­водится аудитором в том случае, если такие данные обнаружены. Они возможны в результате форс-мажорных обстоятельств (зем­летрясение, наводнение, пожар) или в результате проведения ин­вентаризации.

Порядок списания сумм недостач, хищений и потерь от порчи Ценностей регулируется законодательством Российской Федера­ции и учредительными документами. Списание недостач и потерь от порчи ценностей отражается по кредиту сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и дебету сч. 73, 91 и др.

Проверка ведения учета специального инструмента, специаль­ных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды осуществляется в следующем порядке. Вначале необходи­мо проверить, как производилось оприходование таких матери­альных ценностей.

Так, поступление таких ценностей учитывается на сч. 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе», а выда­ча таких ценностей в эксплуатацию оформляется путем переноса с кредита сч. 10-10 в дебет сч. 10-11 «Специальная оснастка и спе­циальная одежда в эксплуатации». Далее проверяют, как велся учет выданной специальной одежды и приспособлений в эксплуата­ции, каким способом производилось погашение их стоимости (про­порционально объему выпущенной продукции: линейным спосо­бом), как велся оперативный учет специальных инструментов и приспособлений, специальной одежды и др., как было оформле­но их выбытие из эксплуатации.

Заключительным этапом проверки является контроль ведения сводного учета материальных ценностей. Эти данные проверяют­ся по данным журнал а-орд ера № 10, ведомостей форм 10, 11, 10с, 14, 15с и главной книги.

При необходимости аудитор может провести анализ всей сис­темы организации учета материальных ценностей и дать рекомен­дации по ее рационализации.

Анализ использования материальных ресурсов предусматрива­ет получение данных о соответствии запасов установленным нор­мам, о расходе материалов (в натуре или по стоимости) на 1 руб. изготовленной продукции и др.

Рационализации учета производственных запасов- можно до­стичь путем использования ПК, применения наиболее эффектив­ных методов учета и оценки запасов, а также движения матери­альных ценностей на складах.

Аудитор должен проверить и оценить результаты инвентариза­ции товарно-материальных ценностей. Для этого используются ин­вентаризационные и сличительные ведомости, проводится ана­лиз содержащихся в них данных. На этом основании дается общая оценка этой работы. При выявлении отклонений фиксируются за­мечания и неточности, которые должны быть исправлены.

Наиболее характерные ошибки по учету ТМЦ:

не заключены договоры о материальной ответственности с кла­довщиками (материально ответственными лицами);

неправильно оформляются документы по приходу и расходу товарно-материальных ценностей;'

не ведется аналитический учет движения ТМЦ в бухгалтерии;

нерегулярно проводится сверка данных по движению матери­альных ценностей в бухгалтерии и на складах предприятия, не проводится ежегодная инвентаризация ТМЦ;

на складах хранится большое количество неиспользуемых ТМЦ; неправильно производится списание ТМЦ по направлениям затрат.