Организация информационно-поисковых систем и контроля исполнения документов

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию обо всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения. Например, приказы по основной деятельности регистрируются в канцелярии, приказы по кадрам – в отделе кадров и т.д.

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. Дополнения к порядковому номеру показывают место исполнения и хранения документа, принадлежность его к определенному вопросу, территории, периоду, лицу и т.д. и служит целям облегчения поиска.

Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы и др.), служит порядковый номер в пределах регистрируемого массива.

Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам, территории (докладные записки, переписка и др.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного буквенного индекса.

При регистрации документа индекс, как и другие его регистрационные данные, переносятся в регистрационные формы.

В регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения: дата получения; входящий номер; дата документа; индекс документа; регистрационный номер документа; автор документа; заголовок; резолюция; срок исполнения; исполнитель; ход исполнения; номер дела (куда документ помещен после исполнения).

Организация имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

В ИПС разрабатываются и используются различные классификационные справочники, такие как:

· классификатор названий документов;

· классификатор корреспондентов;

· классификатор вопросов деятельности организации;

· классификатор исполнителей;

· классификатор результатов исполнения документов;

· номенклатура дел.

Ввод сведений о документе в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экранные формы, регистрационные журналы. Наиболее удобной является карточная система регистрации документов. Форма карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкции по делопроизводству. Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.

Контроль за исполнением документов и принятых решений – ключевая функция управления. Массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.