Главная Случайная страница Контакты | Мы поможем в написании вашей работы! | ||
|
Начало письма или факса может иметь следующие варианты обращения:
Уважаемый Аркадий Михайлович!
Господин Ивченко!
Сергей Аркадьевич!
Уважаемый господин Абалуев!
Уважаемые господа! (употребляется, когда не известны имена получателей письма)
Уместно использовать слова благодарности:
Мы рады получить Ваше письмо
Большое спасибо за факс от 15.09.2014
Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма
Далее возможно продолжение с использованием слов:
В связи с ….
В соответствии с ….
Согласно договору от … № …
Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.
При составлении документа в зависимости от темы используются следующие обороты:
Отправка груза, документа
· Отправляем Вам…
· Ставим Вас в известность…
· Высылаем Вам…
Напоминание
· Напоминаем Вам…
· По истечении…срока предложение нашей фирмы теряет силу
Подтверждение
· Фирма… подтверждает получение…
· Подтверждаем, что багаж получен
Извещение
· Сообщаем Вам, что…
· Ставим Вас в известность, что…
· Извещаем Вас, что…
Просьба
· Пожалуйста, сообщите…
· Просим оплатить в течение… рабочих дней…
· Мы будем благодарны, если Вы….
Гарантия
· Мы гарантируем, что…
· Оплату гарантируем
· Качество нашей продукции фирма гарантирует
Предложения
· Мы рады предложить Вам…
· Предлагаем Вам…
· Мы можем рекомендовать…
· Мы уверены, что вы заинтересуетесь..
Отказ
· К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по причинам…
· К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из-за…
· К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за..
Предупреждение
· Банк оставляет за собой право обратиться…, если Вы …
· Задержка поставок может привести к ….
· Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены…
Приглашение
· Просим принять участие в …
· Приглашаем Вас..
· Мы рады пригласить Вас..
Письмо можно окончить фразами
· Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной
· Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества
· Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей
· С уважением…
Телеграмма (телетайпограмма) – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.
Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Телекс – обобщенное название по содержанию документов, выделяемых в связи со способом передачи, – по абонентской телексной сети. Телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) – аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи.
Факсограмма (телефакс, факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
По скорости передачи информации факсимильной связи стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным преимуществом: она позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью.
Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.
Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, передаваемых по факсу, кроме как печататься четким, контрастным шрифтом.
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию и цели создания документов, выделяемых в особую группу в связи со способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководства в текущей деятельности, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограммы используются, когда необходимые для оперативного решения служебных вопросов и передаваемые по телефону сообщения требуют документального оформления.
Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в одном экземпляре.
Принимаемая (поступающая) телефонограмма может быть сначала застенографирована, записана скорописью или с помощью современной звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и оформлена также в одном экземпляре секретарем или исполнителем, получившим сообщение по телефону.
Передаваемые и принимаемые телефонограммы имеют одни и те же реквизиты, но на принимаемой телефонограмме отсутствует личная подпись должностного лица, от имени и по поручению которого передается информация.
В случае передачи телефонограммы нескольким предприятиям и организациям к ней прилагается список адресатов и номера их телефонов.
Телефонограмма может оформляться на чистом листе бумаги преимущественно формата А5, на специально разработанном бланке (если передается или принимается чаще 200 раз в год) или в некоторых случаях может записываться в книгу телефонограмм.
Телефонограмма включает следующие реквизиты (в последовательности, отражающей процесс передачи-приема):
адресат – оформляется в правом верхнем углу листа бумаги. Если телефонограмма передается в несколько однородных предприятий или организаций, то адресат указывается обобщенно. Например:
Управляющим филиалам Акционерной страховой компании «АСКО»
При адресовании телефонограммы руководителю предприятия или организации наименование предприятия включается в наименование его должности. Например:
Директору частного охранного предприятия «Дельта» А.Ю. Устенко
название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА) – оформляется от границы левого поля прописными буквами в верхнем углу листа бумаги, а на бланке телефонограммы может быть изготовлено типографским способом с продольным расположением, центрировано;
дата – оформляется цифровым способом (12.12.2014 г.), располагается от границы левого поля ниже названия вида документа. Дата телефонограммы обычно является одновременно датой ее подписания и датой передачи и приема;
индекс (в случае необходимости) – оформляется на той же строке, что и дата. Индекс телефонограммы является, как правило, ее порядковым регистрационным номером документа в пределах календарного года. В некоторых случаях индекс телефонограммы бывает сложным, то есть к порядковому номеру прибавляется номер дела, в которое телефонограмма будет подшита (по номенклатуре дел), индекс вопроса или структурного подразделения. Например:
№ 05.–12/66; № 148-КП (коммерческая переписка) и т.п.
Передаваемые телефонограммы с приглашениями и извещениями о заседаниях, а также с информацией для сведения допускается не регистрировать;
текст – оформляется с красной строки ниже даты и индекса. Он должен быть кратким, точным и логически простым. Секретарю, передающему телефонограмму, следует проверить правильность приема и записи текста повторным чтением, а также диктовать слова, которые трудно воспринимаются на слух, с помощью разбивки по буквам;
подпись – оформляется ниже текста от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из наименования должности лица, от имени которого передается телефонограмма, включающей наименование предприятия или организации – автора, если телефонограмма выполняется не на бланке, личной подписи и ее расшифровки.
На телефонограммах, извещающих об очередных заседаниях, содержащих приглашения и другую оперативную информацию, личная подпись руководителя может не проставляться;
отметка о передаче – ниже подписи от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Передал», сокращенного наименования должности передающего лица, фамилии, инициалов и указания номера телефона, с которого передана телефонограмма. Номер телефона оформляется через один межстрочный интервал ниже слова «Передал» от границы левого поля, группы цифр разделяются пробелами;
отметка о приеме – оформляется ниже, через 2 межстрочных интервала, также от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Принял», сокращенного наименования должности лица, записавшего сообщение, его инициалов и фамилии, указания номера телефона, по которому принято сообщение. Ниже указывается время приема-передачи. На принимаемой телефонограмме отметка о приеме может удостоверяться личной подписью лица, записавшего сообщение;
время приема-передачи (в часах и минутах). Номер телефона и время приема-передачи оформляется ниже слова «Принял» от границы левого поля.
Однако отметки о приеме-передаче телефонограммы могут проставляться в начальной части телефонограммы под автором и адресатом соответственно.
При оформлении телефонограммы угловое расположение реквизитов является предпочтительным.
Дата публикования: 2015-02-28; Прочитано: 433 | Нарушение авторского права страницы | Мы поможем в написании вашей работы!