Составление и оформление справочно-информационных документов

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, отличаются протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка, а также протоколы договорного типа – протоколы разногласий, протоколы согласования цены и др.

Ход совещания можно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись. Наиболее оптимальным вариантом для оперативных совещаний является их протоколирование.

Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо.

Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят: наименование учреждения-автора, указание вида документа (ПРОТОКОЛ), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (при необходимости), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, дата оформляется следующим образом 22 – 24.03.2014 г.

Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года. В реквизите «Место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа.

Текст протокола состоит из двух частей:

первая – вводная, где указаны фамилия и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих и повестка дня;

вторая – основная, фиксирующая ход заседания.

Вводная часть строго формализована и оформляется в следующей последовательности:

Председатель – Фамилия и инициалы

Секретарь – Фамилия и инициалы

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается.

Присутствовали – Фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке. Фамилии присутствующих оформляются на всей ширине строки. Если присутствующих более 10, то указывается их общее количество. Например:

Присутствовали: 43 человека (список прилагается).

На собраниях, конференциях, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например:

Всего членов открытого акционерного общества 234 человек, присутствуют 229.

Фамилии и инициалы присутствующих на заседании приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, перечисляются после слова «Приглашенные». Приглашенные перечисляются с указанием полной должности, то есть в нее входит полное или сокращенное наименование предприятия, по алфавиту фамилий. Эта часть состава присутствующих также оформляется на всей ширине строки.

Далее следует ПОВЕСТКА ДНЯ. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»). Например:

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О создании финансово-экономического отдела предприятия. Доклад заместителя директора О.Н. Поповцева.

2. Об итогах финансово-хозяйственной деятельности за II квартал 2014 г.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада прилагается». После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке поступления.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу.

При выборе должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. Краткий протокол составляется при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, отразить работу коллектива, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания составляется черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание Ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов – постановлений и решений; в учреждениях, действующих на основе единоначалия, проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протоколов.

Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания: повесткой дня, приглашением, списками участников заседания и списком приглашенных, докладами или тезисами выступлений, справочными материалами по обсуждаемым вопросам, проектами решений и итоговых документов (все по 1 экз.). Но возможно протоколы и материалы к ним группировать отдельно в разные папки. В одной папке подшиваются протоколы, в другой – документы к ним. При оформлении дела с протоколами после его завершения на обложку дела в заголовок выносятся номера протоколов. Например:

Протоколы заседаний Правления за 2014 г. – № 1 – 15.

Протоколы и материалы к ним имеют постоянный срок хранения.

Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.