![]() |
Главная Случайная страница Контакты | Мы поможем в написании вашей работы! | |
|
Задача (цель деятельности) | Создание рациональной системы подготовки документов в аппарате управления. |
Функции (отдельные виды работ) | Унификация форм документов, разработка альбома унифицированных форм документов; разработка и внедрение в практику работы Правил подготовки управленческих документов. |
Права | Требовать от работников аппарата управления соблюдения положений действующих инструкций, правил, положений при подготовке управленческих документов. |
Ответственность | За подготовку документов с нарушением действующих норм, правил, положений. |
Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного вида документа являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положение о подразделениях подписывается руководителем подразделения, утверждается руководителем организации.
В процессе подготовки Положения о подразделениях проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами. Визы проставляются на первом экземпляре документа, хранящемся в службе документационного обеспечения организации.
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и взаимоотношения с другими работниками и подразделениями, обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, или рабочее место, если в подразделении имеется несколько работников, занимающих одинаковые должности, но выполняющих различную работу.
Должностные инструкции всегда конкретны и фактически описывают конкретные функции, пересматриваются в соответствии с изменениями структуры и штатной численности предприятия, а также после проведения аттестации.
Значение Должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она позволяет:
· рационально распределить функциональные обязанности между работниками;
· улучшить социально-психологический климат в коллективе, устранить конфликты между руководителем и подчиненными;
· четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;
· конкретизировать права работника в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;
· объективно применять меры воздействия;
· повысить коллективную и личную ответственность работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей;
· повысить эффективность морального и материального стимулирования работников;
· организовать равномерную загрузку работников с минимальными потерями рабочего времени и перегрузки;
· ускорить освоение новым работником своей работы, сократить период адаптации к коллективу и организации;
· повысить мотивацию работников к работе;
· снизить вероятность случайного ухода работника с предприятия.
Срок хранения утвержденных должностных инструкций по месту составления – постоянный; а в других структурных подразделениях – 3 года после замены новыми. Обычно хранение оригиналов должностных инструкций осуществляет кадровая служба предприятия, а заверенные копии используются в текущей работе структурных подразделений.
Порядок оформления Должностной инструкции определяется требованиями государственного стандарта на организационно-распорядительную документацию ГОСТ Р 6.30-2003.
Первый лист Должностной инструкции оформляется по образцу общего бланка предприятия, то есть с изображением его логотипа, указанием полного наименования и организационно-правовой формы. Документ подписывается непосредственным руководителем сотрудника, утверждается руководителем вышестоящего структурного подразделения (обычно это – один из заместителей первого руководителя предприятия, начальник соответствующего управления или отдела). Обязательными на Должностной инструкции являются визы кадровой службы, юрисконсульта предприятия или соответствующего управления, а при необходимости – также визы заинтересованных структурных подразделений и должностных лиц, с которыми осуществляется сотрудничество.
Конкретные должностные инструкции разрабатываются на основании типовых и утверждаются руководителем структурного подразделения федерального органа исполнительной власти.
На экземпляре Должностной инструкции, который хранится в структурном подразделении, проставляются отметки об ознакомлении работника с установленными в ней требованиями и внесенными дополнениями.
Отметка об ознакомлении оформляется по образцу визы (должность, подпись, дата) и должна быть обязательно проставлена (в порядке напоминания) перед очередной аттестацией сотрудника в сроки, которые всегда конкретно устанавливаются в Положении об аттестации персонала.
Типовая схема построения должностной инструкции нормативно не закреплена. Мы предлагаем следующую:
· Общие положения
· Должностные обязанности
· Права
· Ответственность
· Взаимоотношения Связь по должности
· Условия оплаты труда
· Показатели оценки работы
Дополнительными разделами в структуре текста могут являться:
Организация работы (если сотруднику устанавливается особый или индивидуальный график работы или предоставляется право самостоятельно организовать и планировать свой рабочий день).
Порядок утверждения и внесения изменений (если он отличается от обычного или требует особого утверждения органами управления предприятием, в том числе для руководителей, их заместителей, главных специалистов и т. п.).
Контроль, проверка и ревизия деятельности (в должностных инструкциях материально ответственных лиц этот пункт становится обязательным).
В разделе «Общие положения» необходимо сформулировать и закрепить следующий состав информации:
полное наименование должности (точное наименование в соответствии со штатным расписанием с указанием категории работника), место в системе управления, основная задача деятельности (в соответствии с одной из основных задач структурного подразделения). Для обозначения места в системе управления обычно используют принятые при разработке Положений о персонале названия должностей по внутренней градации персонала предприятия: руководители; должностные лица; специалисты; сотрудники /работники/ рабочие и служащие;
в чьем непосредственном подчинении находится работник (дополнительно – кому подчиняется на период отсутствия вышестоящего лица);
порядок назначения на должность и освобождения от нее (приема и увольнения – для рядовых работников предприятия);
порядок замещения в случае временного отсутствия работника (закрепляется схема взаимозаменяемости или перераспределения обязанностей, в том числе и порядок приема-передачи дел материально ответственными лицами);
как организуется работа – самостоятельно работником, в соответствии с планом работы структурного подразделения или по утвержденному руководством предприятия по представлению непосредственного руководителя гибкому или специальному графику работы (или в ином порядке);
установлен ли работнику ненормированный рабочий день (если его должность, специальность или профессия включены в утвержденный приказом руководителя предприятия Перечень должностей, специальностей и профессий с ненормированным рабочим днем);
входит ли работник в состав какого-либо коллегиального органа по должности (для руководителей особенно важно закрепить их членство в аттестационных, квалификационных, бюджетных, кадровых и т.п. комиссиях, а для рядовых сотрудников – возможность их включения в состав комиссий по приему-передаче дел, проведению инвентаризации, списанию имущества и других);
чем сотрудник руководствуется в своей деятельности (обычно в списке нормативов указывают действующее законодательство, документы органов управления предприятием, действующие нормативные и технологические документы, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении и конкретную утвержденную Должностную инструкцию);
чьи устные и письменные распоряжения выполняет (дополнительно к распоряжениям непосредственного руководителя или в его отсутствие);
квалификационные требования (особенно – к образованию и стажу работы);
что должен знать работник.
В разделе «Функции» следует перечислить основные направления деятельности работника в соответствии с направлениями (или одним из направлений) деятельности структурного подразделения. В формулировках необходимо четко отразить вклад сотрудника в достижение главной задачи, перспективных и текущих задач структурного подразделения; указать, какие функции работник выполняет самостоятельно, а в выполнении каких участвует.
Раздел «Должностные обязанности» строится в зависимости от логики и структуры текста предыдущего раздела и обычно включает перечисление работ, операций и той технологии, которые выполняются сотрудником ежедневно или с большой периодичностью.
Должностные обязанности целесообразно объединять в однородные группы в соответствии с функциями работника, причем в начале текста необходимо перечислить должностные обязанности, которые он выполняет самостоятельно, а в заключение – те, которые выполняются им в сотрудничестве или кооперации с другими. Для удобства представления должностных обязанностей текст этого раздела может быть разделен на две части:
«3.1. Работник выполняет самостоятельно: …. 3.2. Работник участвует в…».
Регламентация должностных обязанностей работника в тексте Должностной инструкции может излагаться и в последовательности, соответствующей реализации им общих управленческих функций, например: планирование – принятие решения; оперативное управление – контроль; регулирование – учет и отчетность.
В необходимых случаях раздел о собственно должностных, функциональных обязанностях может быть дополнен универсальными формулировками обязанностей любого работника предприятия, которые обычно вносятся в типовой текст контракта. Это – обязанности честно и добросовестно выполнять работу; содержать находящееся в пользовании имущество в целости и сохранности; способствовать формированию и укреплению благоприятного морально-психологического климата в коллективе; хранить коммерческую тайну и др.
Раздел «Права» обычно строится по схеме:
· права работника на самостоятельное принятие решений;
· права на получение информации, в том числе и конфиденциальной, которая необходима работнику для реализации его функций и эффективного исполнения обязанностей;
· права на контроль (перечисление вопросов и действий, контролировать исполнение которых имеет право работник, выполняя свои функциональные обязанности или по поручению руководителя);
· права визировать, согласовывать, подписывать и утверждать документы конкретных видов.
В разделе «Ответственность» предусматривается закрепление ответственности за нарушение действующего законодательства, за нарушение требований организационно-правовых и других документов, которые могут быть допущены при реализации прав, основных задач и обязанностей, а затем – и ответственности за задержку исполнения или неисполнения обязанностей и за неполное использование прав.
Предусматриваются формулировки об ответственности за несоблюдение технологий, закрепленных в нормативно-технических документах предприятия, нарушение сроков выполнения работы, предусмотренных нормативами, отказ от применения передовых приемов работы и имеющихся технических средств, отказ выполнять письменные и устные распоряжения и указания руководителя и др.
Раздел «Взаимоотношения. Связь по должности» должен содержать регламентацию информационно-документационных связей работника, которые он осуществляет для достижения цели деятельности предприятия, а также главной, перспективных и текущих задач структурного подразделения и для эффективного исполнения своих должностных обязанностей.
Если взаимоотношения и связи сотрудника хорошо отлажены на уровне документов (или обмена информацией), то текст раздела можно представить в форме одной или нескольких таблиц с заголовками: «Работник передает»; «Работник получает».
В графах таблицы указывают наименование структурного подразделения, вид документа (или содержание информации, форма представления), срок, периодичность.
Раздел «Условия оплаты труда» – раздел, в котором могут быть закреплены как общие показатели оценки деятельности (регламентируются Положением об аттестации работников предприятия), так и конкретные, установленные непосредственным и вышестоящими руководителями, а также закрепленные во внутренних нормативных и технологических документах предприятия.
К числу общих показателей могут быть отнесены также полнота реализации закрепленных за работником задач, должностных обязанностей и предоставленных прав; качество составления и оформления документов; отсутствие ошибок и служебных нарушений; отсутствие жалоб, претензий и нареканий со стороны руководителей; своевременность выполнения должностных обязанностей, соблюдение сроков исполнения поручений и указаний руководства, например, составление в срок..., представление в срок... и другие показатели оценки исполнительской дисциплины.
Иногда требуется вносить изменения и дополнения к Должностной инструкции и к Положению о структурном подразделении. Делать это можно следующим образом: на последнем листе документа, под подписью должностного лица, ответственного за составление документа, печатается таблица:
Таблица 4
Дата публикования: 2015-02-28; Прочитано: 738 | Нарушение авторского права страницы | Мы поможем в написании вашей работы!