Яка мета автоматизації документообігу на підприємстві?

Нормальна робота бухгалтерії та підприємства в цілому можлива тільки за умови, що необхідна інформація, будь-який документ можуть бути швидко знайдені. Жоден документ, що вимагає певних дій, не повинен залишитися без виконання, жодне доручення керівника не повинно бути забуте. Цього можна досягти тільки при обліку всіх документів шляхом їх реєстрації і організації контролю за їх виконанням. За оцінкою спеціалістів [1, с. 133], у світі щоденно з'являється більше мільярда нових документів. В основному, це текстова інформація, і лише 10 % — документи, непридатні для подальшої автоматизованої обробки. Це свідчить про необхідність запровадження на підприємствах (в організаціях, банках тощо) електронного документообігу.

Документ являє собою "знімок" даних, що фіксує їхній стан у певний момент часу. Управління документами — це процес відстеження такої інформації, що забезпечує, наприклад, наявність тільки однієї оригінальної копії документа і збереження архівних копій усіх його старих версій у порядку їхнього виникнення.

За умов комп'ютеризації управління і з переходом до зберігання інформації на електронних носіях документообіг (документальне забезпечення управління) розуміють як створення інформаційної бази документів на різноманітних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій [12].

Одна з основних переваг передачі документа безпосередньо з комп'ютера на комп'ютер — це можливість отримати документ у тому вигляді, в якому його підготовлено, з включеними н нього таблицями, графіками, зображеннями тощо. Відомості з такого документа можна легко включити в інші документи, а сам він може передаватися по мережі всередині підприємства.