Электронные таблицы Excel: связанные ячейки, формулы, функции, мастер диаграмм

Электронная таблица — это программа обработки числовых данных, хранящая и обрабатывающая данные в прямоугольных таблицах.

Электронная таблица состоит из столбцов и строк. Заголовки столбцов обозначаются буквами или сочетаниями букв (A,B,C, AB, CD и т.п.), заголовки строк – числами (1, 16, 278 и т.п.). Ячейка – место пересечения столбца и строки.

Каждая ячейка таблицы имеет свой собственный адрес. Адрес ячейки электронной таблицы составляется из заголовка столбца и заголовка строки, например: А1, Р34, Н123. Ячейка, с которой производится какие-то действия, выделяется рамкой и называется активной.

Типы данных. Электронные таблицы позволяют работать с тремя основными типами данных: число, текст и формула.

Числа в электронных таблицах Excel могут быть записаны в обычном числовом или экспоненциальном формате, например: 195,2 или 1,952Е+2. По умолчанию числа выравниваются вы ячейке по правому краю. Это объясняет тем, что при размещении чисел друг под другом удобно иметь выравнивание по разрядам.

Текстом в электронных таблицах является последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов, например запись «32 Мбайт» является текстовой.

Формула должна начинаться со знака равенства и может включать в себя числа, имена ячеек, функции (Математические, Статистические, Финансовые, Дата и время и т.д.) и знаки математических операций. Например, формула «=А1+В2» обеспечивает сложение чисел, хранящихся в ячейках А1 и В2, а формула «=А1*5»- умножение числа, хранящегося в ячейке А1, на число 5. При вводе формулы в ячейке отображается сама формула, а результат вычислений по этой формуле. При изменении исходных значений, входящих в формулу, результат пересчитывается немедленно.

Основные функции электронных таблиц Excel:

• ввод исходной информации в ячейки (форматирование таблиц);

• редактирование и корректировка исходных данных;

• обработка данных по формулам;

• построение графиков и диаграмм;

• статистическая обработка данных;

• упорядочивание по признаку;

• отображение на экране, запись на внешние запоминающие устройст­ва или вывод на принтер расчетной таблицы данных. Электрон­ная таблица имеет большие размеры. Наиболее часто используются таб­лицы: 256 столбцов на 16384 строк.

Выделим элементы окна — новые, характерные, элементы Excel.

- заголовок строки;

- заголовок столбца;

- деленная ячейка;

- поле имени;

- строка формул;

- строка состояний;

- ярлычки листов;

- пустая кнопка для выделения всей таблицы.

Абсолютные и относительные ссылки. В формулах используются ссылки на адреса ячеек. Существуют два основных типа ссылок: относительные и абсолютные. Различия между ними проявляются при копировании формулы из активной ячейки в другую ячейку.

Относительная ссылка в формуле используется для указания адреса ячейки, вычисляемого относительно ячейки, в которой находится формула. При перемещении или копировании формулы из активной ячейки относительные ссылки автоматически обновляются в зависимости от нового положения формулы. Относительные ссылки имеют следующий вид: А1, В2.

Абсолютная ссылка в формуле используется для указания фиксированного адреса ячейки. При перемещении и копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются. В абсолютных ссылках перед неизменяемым значением адреса ячейки ставится знак доллара (например $A$1).

Если символ доллара состоит перед буквой (например: $A1), то координата столбца абсолютная, а строки – относительная. Если символ доллара стоит перед числом (например: A$1), то наоборот, координата столбца относительная, а строки – абсолютная. Такие ссылки называются смешанными.

При некоторых операциях копирования, удаления, вставки Ехсеl автоматически изменяет этот адрес в формулах. Копировать формулу, записанную в выделенные ячейки, можно толь­ко по горизонтали или по вертикали. При этом:

• копирование по горизонтали влево (вправо) на одну ячейку уменьшает (увеличивает) каждый номер столбца в формуле на единицу.

• копирование вверх (вниз) по вертикали на одну ячейку уменьшает (увеличивает) каждый номер строки в формуле на единицу.

Сортировка и поиск данных. Электронные таблицы позволяют осуществлять сортировку данных. Данные в электронных таблицах сортируются по возрастанию или убыванию. При сортировке данные выстраиваются в определенном порядке. Можно проводить вложенные сортировки, т.е. сортировать данные по нескольким столбцам, при этом назначается последовательность сортировки столбцов.

В электронных таблицах возможен поиск данных в соответствии с указанными условиями – фильтрами. Фильтры определяются с помощью условий поиска (больше, меньше, равно и т.д.) и значений (100, 10 и т.д.). Например, больше 100. Результате поиска будут найдены те ячейки, в которых содержатся данные заданному фильтру.

Мастер диаграмм. Электронные таблицы позволяют представлять числовые данные в виде диаграмм или графиков. Диаграммы бывают различных типов (столбчатые, круговые и т.д.); выбор типа диаграммы зависит от характера данных. Выбор типа диаграммы производится в диалоговом окне Тип диаграммы, вызываемом командой Диаграмма ® Тип диаграммы, которое имеет пару вкладок (для стандартных и нестандартных типов диаграмм).

Элементы представления данных – это точки на графиках, столбцы гистограмм, секторы круговых диаграмм – в общем, все то, что служит для непосредственного отображения данных. Элементы оформления – это название диаграммы, названия ее осей, легенда (специальное поле, в котором приведены условные обозначения для групп элементов данных), подписи к элементам данных и линии координатной сетки. Настройку выполняют подключением или отключением тех или иных элементов.

Элементы диаграммы бывают связанными или присоединенными. Так, например, название диаграммы, названия ее осей и легенду можно редактировать отдельно – это присоединенные элементы оформления. Подписи к элементам данных редактировать на диаграмме нельзя – они связанны со значениями в базовой таблице и потому считаются связанными элементами.

Для каждого из присоединенных элементов оформления можно выполнить индивидуальное форматирование. Для этого надо в поле диаграммы щелкнуть дважды на поле присоединенного элемента – откроется соответствующее диалоговое окно форматирования. Состав вкладок и других элементов управления этих диалоговых окон зависит от свойств конкретного присоединенного элемента.

Настройка элементов данных и элементов оформления – это как бы внутренние средства настройки диаграмм. Они определяют свойства диаграммы как объекта. При изменении размера диаграммы возможно автоматическое перемасштабирование ее элементов оформления.