Проектирование функционального обеспечения

Проектирование системы управления взаиморасчетами с контрагентами предприятия сферы услуг

Проектирование функционального обеспечения

Проектирование информационной системы управления взаиморасчетами с контрагентами предприятия сферы услуг предполагает изменение обработки первичных документов (прием, регистрацию и анализ заявок и претензий от клиентов и к контрагентам), технологии регистрации заказчиков услуг и контрагентов организации, а также изменение операций, связанных с формированием результатных документов, т. е. операций, занимающих наибольшее количество времени на выполнение и вызывающих наибольшее количество ошибок. Данные изменения были от­ражены посредством разработки функциональной модели бизнес-процес­сов «как должно быть», по­строенной с помощью CASE-средства AllFusion Process Modeler с применением методологии IDEF0, позволившей описать процесс планирования оказания услуг населению в виде иерархической системы взаимо­связанных функций. Результаты работы представлены в прил. 24.

Действующая в управляющей компании технология регистрации документов, связанных с управлением взаиморасчетами с контрагентами, не предусматривает автоматизацию процессов; все операции выполняются преимущественно вручную путём занесения соответствующих записей в журналы регистрации. Аналогично, т. е. без применения программных средств, производится поиск нужных документов и ведётся их учёт.

Новый технологический процесс обработки первичной информации предполагает регистрацию и учёт всех входящих документов в информационной базе, что повышает надёжность обрабатываемой информации и снижает вероятность её искажения. Кроме того, сокращаются временные затраты на регистрацию за счёт автоматического заполнения отдельных полей записи.

В рамках бизнес-процесса фиксации оплаты договоров сведения о поступивших платежах, либо невыполнении обязательств клиентами заносились специалистами в систему вручную на основании соответствующих выписок, поступающих из бухгалтерии. Новая технология предусматривает возможность автоматического импорта данных из информационной системы «1С: Бухгалтерия 8.0». При заключении очередного договора с заказчиком или контрагентом, а также при выполнении расчётов сумм возмещаемого ущерба по претензиям должен осуществляться автоматический экспорт данных из системы в «1С: Бухгалтерию 8.0».

Новый технологический процесс обработки первичной информации будет обладать следующими преимуществами:

· возможность автоматического контроля согласованности данных в первичных документах;

· сокращение временных затрат на регистрацию первичных документов посредством автоматического заполнения отдельных реквизитов документа;

· упрощение и автоматизация процедур поиска и выборки нужных документов, хранящихся в единой информационной базе;

· обеспечение целостности и защиты хранимых данных;

· упрощение процесса сбора и расчета данных о деятельности управляющей компании.

В рамках дополнительного бизнес-процесса по оценке ведения работ, связанных с многократной реализацией выполнения однотипных задач и операций, учета числа заявок на входе, времени ожидания заявки в очереди на выполнение, а так же степени загруженности сервера, сведения определялись исходя из данных, полученных путем наблюдений и поэтому носящих приблизительный характер. Новая технология основана на применении теории массового облуживания и предусматривает возможность получение данных для анализа из информационной системы. Наглядные результаты представлены в виде соответствующих диаграмм, построенных средствами проектирования. Полученные при моделировании результаты призваны помочь руководителю в принятии управленческих и инвестиционных решений, распределении и оптимизации ресурсов, анализе и обработке данных, прогнозировании последствий.