Роль структуры управления в формировании ИС

При создании и использование информационной системы необходимо выполнение следующих условий:

- структура ИС, ее функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией.

Например, в коммерческой фирме - эффективный бизнес, извлечение максимальной выгоды; на государственном предприятии - решение экономических и социальных задач; информационная система должна контролироваться людьми, которые понимают ее назначение, цели и задачи, и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами; ИС должна обеспечивать производство достоверной, надежной, систематизированной и своевременной информации.

Построение ИС должно начинаться с анализа структуры управления организацией.

•Информационные системы сильно различаются по своим функциям, архитектуре, реализации в зависимости от области применения. Однако можно выделить по крайней мере два свойства, которые являются общими для всех информационных систем.

•Во-первых, информационная система предназначена для сбора, хранения и обработки

информации. В ее основе лежит среда переработки, хранения и доступа к данным.

•Во-вторых, информационные системы ориентируются на конечного пользователя, например, банковского клерка, работника склада, бухгалтера или чиновника городской администрации.

•Ее пользователи могут быть очень далеки от мира компьютеров. Поэтому информационная система обязана обладать простым, удобным, легко осваиваемым, "комфортным" интерфейсом.

Под управлением понимают обеспечение поставленной цели при условии реализации следующих управленческих функций: организационной, плановой, учетной, анализа, контрольной, стимулирования.

•Организационная функция заключается в разработке организационной структуры и комплекса нормативных документов: штатное расписание фирмы с указанием подчиненности, ответственности, сферы компетенции, прав, обязанностей и т. п.

•Планирование состоит в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач.

•Учетная функция заключается в разработке или использовании готовых форм и методов учета показателей деятельности фирмы: бухгалтерский, финансовый, управленческий, складской и т. п.

•Анализ, или аналитическая функция, связывается с изучением итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, исследованием тенденции развития и т. д.

•Контрольная функция: контроль выполнения планов, расходования материальных ресурсов, использования финансовых средств и т. п. •Стимулирование (мотивационная функция) предполагает разработку и применение различных методов стимулирования труда подчиненных работников: (финансовые стимулы - зарплата, премия, и т. п., психологические стимулы - повышение в должности, благодарности, дипломы, звания, степени и т. д.)

Стандартные процедуры в организации - точно определенные правила выполнения заданий в различных ситуациях.

Корпоративная культура - совокупность представлений, этических принципов, типов поведения, исполнение бизнес-правил.

Особую роль играет важная ее составляющая - информационная культура персонала и предприятия в целом.

Поэтому на этапе внедрения и проектирования ИС очень важным является активное участие менеджеров, определяющих круг предполагаемых для решения проблем, задач и функций по своей предметной области.

В информационных системах, ориентированных на бизнес-процессы, Как правило, используется стандартное программное обеспечение. Однако, конкретные условиятребуют адаптации. Есть два пути.

• Адаптация процессов на предприятии – изменение существующих в компании бизнес-процессов и организационной структуры под ERP-систему.

• Адаптация ERP-системы к особенностям предприятия осуществляется в том случае, если в ней какая-либо функция либо отсутствует, либо выполняется не так надо. Эта адаптация, проводимая на уровне пользовательской настройки, проблемой не является. Поэтому традиционный цикл проектирования трансформируется во внедрение ERP-системы в следующей последовательности:

• определение требований;

• анализ расхождений;

• конфигурация и адаптация;

• тестирование и реализация.

В отличие от традиционных систем позадачных информационных систем ввод в действие процессных систем подразумевает внедрение заранее спроектированных разработчиком приложений, характеризующихся:

• процессно-ориентированной ориентацией;

• непосредственным участием конечных

пользователей в процессе внедрения.

В том случае, если уместен процессный подход, то создаваемая информационная система не должна быть простым слепком существующей системы управления