Структура и схема функционирования процессных информационных систем

Функционально-позадачная структура информационной системы отражает иерархическое распределение ответственности и отчетности за выполненную работу. Характерной чертой систем управления, обеспечивающих деятельность учреждений, является разобщенность отделов, каждый из которых выполняет свою функцию, отвечает за ее своевременное выполнение и при этом прямо не зависит от общих результатов работы организации. Каждое подразделение стремиться к повышению собственной значимости путем увеличения своего бюджета.

Информационной системой, состоящей из отдельных функциональных подсистем, затруднительно обеспечить менеджера целостной картиной о финансово-производственном состоянии предприятия. Например, сотрудникам службы сбыта затруднительно получить информацию о нужном товаре на складе, а производственному отделу – оперативно согласовать свою деятельность с финансовым отделом. Отсюда появляются конфликты между работниками бухгалтерии, планового, сбыта, поставок и других отделов.

Выходом из такого положения является отказ от функционально-позадачной структуры информационной системы и переход к процессной, ориентированной на поддержку бизнес-процессов. Наличие бизнес-процесса, рассматриваемого в качестве отдельной единицы, позволяет говорить о его стоимости, длительности, качестве и степени удовлетворения клиента, что может послужить исходной информацией для расчета его эффективности. Данный подход к созданию информационных систем известен как процессный. Одной из форм его реализации являются ERP-системы (ERP - Enterprise Resources Planning – планирование ресурсов предприятия).

Процессный подход ориентирует на управление не отдельными структурными подразделениями предприятия, выполняющих свои функциональные обязанности в рамках этих подразделений, а на организацию сквозных бизнес-процессов. Эти процессы связывают воедино деятельность нескольких структурных подразделений, предназначенных для производства конкретного конечного продукта или услуги. Введем ряд важных понятий.

Процесс – это совокупность видов деятельности, которая по технологии преобразует входы в выходы. Выделяют две группы процессов:

- сквозные: проходящие через несколько подразделений (межфункциональные);

- процессы подразделений: деятельность ограничена рамками одного подразделения.

Примеры: процесс производства, процесс продаж, процесс поставок и т.д.

Мотивацией к выделению процессов является сокращение затрат на создание добавленной стоимости. Большинство процессов имеет косвенное отношение к увеличению ценности конечного продукта. Поэтому все операции на предприятии делятся на те, что добавляют стоимость в производимый товар, и операции, косвенно влияющие на его стоимость. Если процесс увеличивает добавленную стоимость, то он называется бизнес-процессом. Выделяют их часто на основе клиенто-ориентированных цепочек. Цепочка создания добавленной стоимости представлена на рис. 2.8.

Рис. 2.8. Цепочка создания добавленной стоимости

Под бизнес-процессом понимается совокупность увязанных в единое целое действий, выполнение которых увеличивает добавленную стоимость и позволяет получить конечный результат (товар или услугу). Бизнес-процесс всегда направлен на достижение производственной или непроизводственной цели. На его выходе появляется продукт, имеющий ценность для потребителя.

Бизнес-процессы - это процессы, которые создают то главное, ради которого и существует предприятие – производимый конечный товар или услуга. К ним относятся:

- производственные: все действия, необходимые для трансформации ресурсов в конечную продукцию;

- логистические: все действия, направленные на получение, хранение и распределение ресурсов, а также по хранению и распределению конечной продукции;

- маркетинговые: действия по информированию покупателей об имеющихся товарах и обеспечению процесса продаж.

Вспомогательные процессы не имеют непосредственного отношения к производимым товарам и услугам, но без них невозможно выполнение операций по созданию добавленной стоимости. Они, как правило, сопровождают управленческую деятельность.

Типовыми процессами такого класса являются:

бухгалтерские и финансовые процессы, включающие управление наличными средствами, учет дебиторов и кредиторов и прочие операции;

процессы продажи и маркетинга, включающие обработку заказов, ценообразование, поставки, выписка счетов, планирование продаж и т.д.;

процессы управления кадрами, включающие учет рабочего времени и заработной платы, учет прибылей отчеты о командировках и т.д.

Деление процессов на основные и вспомогательные является нечетким, так как в одних ситуациях они могут быть основными, а в других – вспомогательными. Кроме того, основной процесс по мере своей реализации может перетекать в вспомогательный.

Все бизнес-процессы состоят из бизнес-операций, под которыми понимается совокупность действий на одном рабочем месте. Например, бизнес-процесс «Производство» может состоять из следующих операций: получение материалов, настройка оборудования, выполнение операции, сдача продукции, упаковка и т.д. Вспомогательный процесс «Планирование предоставления услуг» состоит из операций:

- определение объема услуг;

- создание нового предложения;

- изучение имеющегося запаса;

- описание услуги;

- калькуляция услуги и т.д.

Для управления бизнес-процессами в настоящее время активно развивается методология BPMS (Business Process Management System) - класс программного обеспечения, предназначенный для административного управления регламентами.

Все бизнес-процессы состоят из бизнес-операций, под которыми понимается совокупность действий на одном рабочем месте. Например, бизнес-процесс «Производство» может состоять из следующих операций: получение материалов, настройка оборудования, выполнение производственных действий, сдача продукции, упаковка и т.д., а бизнес-процесс «Продажи» соответственно:

- заключение договора с клиентом;

- закупка товара;

- складирование товара;

- доставка товара клиентам;

- работа над претензиями.

Типовые операции бизнес-процесса «Продажи» представлены на рис. 2.9.

Рис. 2.9. Операции бизнес-процесса «Продажи»

Каждый бизнес-процесс характеризуется:

- эффективностью (доходностью, стоимостью, временем выполнения, качеством);

- входом (информацией, материалами);

- выходом (результат выполнения процесса);

- последовательностью операций, действий, операций, процедур;

- схемой (графическим представлением последовательности операций);

- владельцем (ответственным за бизнес-процесс).

Управление процессами требует иного подхода к организации их информационного обслуживания. Специфика данного подхода состоит в обеспечении тесной взаимосвязи между всеми операциями всех бизнес-процессов. Такая информационная система состоит не из функциональных подсистем, а модулей, обеспечивающих информационные потребности большинства бизнес-процессов.

На рис. 2.10 иллюстрируются интегративные свойства процессной ИС класса ERP MS Dynamics NAV: объединятся процессы и планирования и производства и анализа и документооборота. Представлен состав интегрированной информационной системы класса ERP, где перечислены следующие интегрированные в единое целое модули: управление документооборотом, управление финансами, дистрибуция, производство, обслуживание клиентов, управление отношениями с клиентами, управление персоналом.

Показано, что в свою очередь каждый из модулей состоит из частей, ориентированных на более узкую сферу деятельности. Например, финансовый модуль содержит блок финансового учета, блок клиентов и поставщиков, учета основных средств и т.д. В свою очередь финансовый блок состоит из блоков учета, финансового планирования и бюджетирования, анализа и т д.

Главная особенность таких систем состоит в следующем: обработка заказов должна быть связана с планированием производства, а плановые потребности автоматически должны стыковаться с планами закупок (снабжения). Стоимость продукции автоматически изменяется в соответствующих бухгалтерских регистрах, а критическая информация о прибыльности немедленно становится известной соответствующим должностным лицам.

Рис. 2.10. Структура системы MS Dynamics NAV

На рис. 2.11 представлена структура и схема функционирования процессной информационной системы, ориентированной на обслуживание бизнес-процессов. На данном рисунке справа приведены два бизнес-процесса, первый из которых содержит пять, а второй шесть бизнес-операций. Их расшифровка выполнена с помощью стрелок, указывающих на структурные подразделения, осуществляющих соответствующую операцию.

Например, рассмотрим структуру некого бизнес-процесса, состоящего из следующих бизнес-операций:

БО-11 - Разработка технологического процесса и оснастки для изготовления заказа А, чем будет заниматься исполнитель Исп1 в производственном отделе;

БО-12 - Составление плана производства и плана-графика изготовления заказа А, чем будет заниматься исполнитель Исп 2 в плановом отделе;

БО-13 - Оперативный учет хода выполнения плана по выполнению заказа А, чем будет заниматься исполнитель Исп 3 в цехе 1;

БО-14 - Управленческий учет заказа А, чем будет заниматься исполнитель Исп 4 в плановом отделе;

БО-15 - Организация доставки заказа клиенту, чем будет заниматься исполнитель Исп 5 в отделе сбыта.

Информационная интеграция состоит в следующем: обработка заказов алгоритмически связывается с планированием производства, а плановые потребности автоматически стыкуются с планами закупок (снабжения). Стоимость продукции автоматически изменяется в соответствующих бухгалтерских регистрах, а критическая информация о прибыльности немедленно становится известной соответствующим должностным лицам.

Как видим, в отличие от функционально-позадачных систем в процессных отсутствуют функциональные подсистемы в явном виде - их заменили модули, поддерживающие и сопровождающие различные стороны деятельности предприятия. Набранные владельцем бизнес-процесса исполнители Исп1, Исп2 и т д. фиксируют результаты своей работы РР Исп1, РР Исп2 и т.д. в общедоступном информационном хранилище, что обеспечивает сквозной просмотр, обработку и доступ ко всей необходимой информацией всеми заинтересованными сотрудниками.

Однако организация бизнес-процессов противоречит стандартной иерархической структуре управления, так как требуется объединение сотрудников из различных отделов. Например, процесс исполнения заказа требует кооперации между отделом продаж (приемом и обработки заказов), бухгалтерией (проверка кредита и выписывание счетов), производственным и транспортным отделами. Поэтому процессный подход ориентирован на матричную структуру управления организацией, представляющую собой решетчатую систему управления.

Рис. 2.11. Схема функционирования процессной информационной системы

Такие системы создаются по принципу двойного подчинения исполнителей: с одной стороны – непосредственному руководителю функциональной службы, которая предоставляет персонал для осуществления бизнес-процесса, а с другой – руководителю бизнес-процесса. Как правило, руководитель бизнес-процесса взаимодействует с двумя группами подчиненных: постоянными и временными.

Рис. 2.12. Иллюстрация принадлежности исполнителей различным бизнес-процессам и структурным подразделениям

На рис. 2.12 представлено двойное подчинение работников из различных структурных подразделений. В силу сложившихся традиций в управленческой деятельности в нашей стране лучшим вариантом является изменение структуры предприятия под выделенные сквозные бизнес-процессы. Изменение границ структурных подразделений под бизнес-процессы обеспечивает целостное управление ими.