Затраты на проезд, возмещаемые командированным работникам, не облагаются НДФЛ

Глава 13. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ЮРИДИЧЕСКИМИ И ФИЗИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ

Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом налич­ные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административно-хозяйст­венные и командировочные расходы.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Д Счет 71 К
1. Сальдо — остаток долга подотчетного лица 2. Выдача денег под отчет 4. Сальдо — остаток долга подотчетному лицу (п. 1 + п. 2 — п. 3), если п. 3 > (п. 1 + п. 2)	3. Списание долга с подотчетного лица 4. Сальдо — остаток долга подотчетного лица (п. 1 + п. 2 — п. 3), если (п. 1+ п. 2) > п. 3

Порядок направления работников организации в командировку установлен постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749, которое начало действовать с 25 октября 2008 г.

Согласно данному постановлению срок командировки не ограничивается (предыдущие нормативные акты разрешали отправлять в командировку работников на срок не более 40 дней, а для монтажных, наладочных и строительных работ на срок не более чем на год).

Основанием для учета затрат на командировки является командировочное удостоверение, которое оформляется по командировкам внутри страны и по командировкам в страны СНГ, при въезде в которые в паспортах командированных лиц не делается отметка в соответствии с межправительственными соглашениями. По командировкам в другие страны (кроме СНГ) командировочное удостоверение не выписывается. До 25 октября разрешалось не выписывать командировочное удостоверение при командировках во все иностранные государства. Не выписываются командировочные удостоверения, если работник уезжает в командировку и возвращается в течение одного дня.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег под отчет производится из касс организаций. При отсутствии у организации своей кассы им разрешается выдавать кассирам организаций или лицам, их заменяю­щим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы учреждения банка.

Организации выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы, а также на расходы отдельных подразделений организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе, в размерах и на сроки, определяемые руководи­телями организаций.

Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в преде­лах сумм, устанавливаемых организацией самостоятельно.

В бухгалтерском учете ко­мандировочные расходы включаются в издержки производства и обращения в фактически произведенном размере.

До 2009 г. нормы на командировочные расходы, используемые при исчислении налога на прибыль, регламентировались постановлением Правительст­ва РФ от 8 февраля 2002 г. № 93. Данным постановлением Правительства было установлено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в командировке на территории РФ в размере 100 руб.

Начиная с 2009 г. для целей исчисления налога на прибыль нормы суточных на командировки отменены. Организации устанавливают данные нормы самостоятельно и утверждают их в трудовых и (или) коллективных договорах или в положениях по командировкам, разработанных в организации.

Суточные, выданные сверх норм, установленных организацией в трудовых или коллективных договорах, включаются в совокупный годовой доход подотчетного лица и облагаются налогом на доходы физических лиц.

Затраты на проезд учитываются в налоговом учете в сумме фактических расходов. НДС по затратам на проезд включается в состав налоговых вычетов либо при наличии счета-фактуры по приобретенным билетам, выставленного на организацию, в котором выделен НДС; либо в случае его выделения в проездном билете. Если в проездных билетах НДС не выделяется, то включаться в состав налоговых вычетов он не может, поэтому полная стоимость билетов, включающая в себя и НДС, отражается в затратах на производство. Согласно постановлению Правительства № 749, затраты на такси в случае их обоснованности также учитываются и в бухгалтерском, и в налоговом учете.

Затраты на проезд, возмещаемые командированным работникам, не облагаются НДФЛ.

Затраты на проживание учитываются в налоговом учете в сумме фактических расходов. НДС по затратам на наем жилого помещения включается в состав налоговых вычетов следующим образом: либо при наличии счета-фактуры, выставленного на организацию, в котором выделен НДС; либо при наличии квитанции гостиницы (бланк строгой отчетности по форме № 3-Г, который действовал до 1 декабря 2008 г., или новый бланк строгой отчетности, разработанный и утвержденный в соответствии с постановлением Правительства от 6 мая 2008 г. № 359), в которой выделена сумма НДС.

Затраты на проживание в командировках внутри России не облагаются НДФЛ; при отсутствии подтверждающих документов на проживание не облагаются НДФЛ возмещаемые затраты в размере 700 руб. в сутки.

Затраты на командировки, возмещаемые работникам, не облагаются страховыми взносами на пенсионное, социальное и медицинское страхование, так как они являются компенсационными выплатами. При превышении нормы суточных, установленных организацией, ЕСН также не начисляется, так как данные расходы не учитываются при расчете налога на прибыль. Страховые взносы на травматизм в пределах норм, установленных организацией, не начисляются; при превышении норм – страховые взносы начисляются на сумму их превышения.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявлять в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах (унифицированная форма АО-1) с приложением оправдательных документов, вернуть неиз­расходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы.

Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу организации не позднее 3 дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки.