Оцінювання показників діяльності службовців

Ефективність діяльності державного апарату залежить від результатів діяльності кожного його працівника. Оцінювання показників діяльності персоналу є однією з найважчих проблем системи державної служби. В Україні поки що не розроблено відповідної теорії та методики, яка б давала об'єктивну інформацію та оцінку результатів діяльності службовців. Хоча світова практика управління персоналом створила достатньо ефективну систему оцінювання праці державних службовців. Відсутність такої системи унеможливлює отримання достовірної інформації для поліпшення показників роботи, ускладнює відбір найкращих спеціалістів на вищі посади чи просування по службі. А тому управління людськими ресурсами вимагає розробки системи оцінювання результатів діяльності службовців.

Що ж таке оцінювання показників діяльності? Одне з визначень характеризує його як "процес, який складається із систематичного збирання та аналізу інформації щодо показників діяльності працівників протягом тривалого часу".³⁴ Інше визначає його як "процес первірки належності виконання працівниками роботи, передбаченої вимогами їх посади" ³⁵

Проте не можна процес оцінювання показників діяльності (ОПД) зводити лише до функції контролю. Він виконує набагато ширші завдання, які ставлять такі цілі:

- допомогти працівникам зрозуміти призначення виконуваних ними функцій, організаційні цілі установи;

- спрямувати в потрібному напрямку діяльність і виконавську дисципліну службовців;

- отримчвати інформацію, яка допомогла б оцінити управлінські рішення;

- допомогти службовцям розвивати їх потенційні можливості;

- інформувати персонал про очікування керівництва від їх роботи;

- надати працівнику можливість самостійно оцінити ефективність своєї діяльності та зробити висновки про шляхи її вдосконалення;

- отримувати об'єктивну інформацію для адміністрування процесу просування по службі, призначення додаткових винагород.

Слід зауважити, що визначення рівня заробітної плати на основі показників службової діяльності, як це прийнято в багатьох управлінських установах західних країн, є нереальним у сучасних умовах України. У нас цей процес регулюється на державному рівні, а тому органи державного управління не мають автономності у вирішенні цього питання. Але використання даних ОПД для інших вищеперелічених цілей є цілком доцільним для вдосконалення діяльності державного апарату.

Однак тут виникає слушне запитання: які показники діяльності оцінювати? Практичний персонал-менеджмент базується на трьох підходах:

- оцінки прояву необхідних особистих рис працівника;

- оцінки виконавської поведінки працівників у цілому;

- оцінки результатів роботи.

Для створення системи оцінки показників можна керуватися такими питаннями:

- як часто треба перевіряти результати діяльності службовців?

- хто повинен перевіряти результати діяльності службовців?

- якою мірою грошова винагорода (пільги) пов'язані з результатами праці?

- хто встановлюватиме критерії оцінки результатів діяльності?

- що буде, якщо службовець не відповідає цим критеріям?

У більшості випадків показники діяльності оцінюються один раз на рік. Керівник, який здійснює оцінку, спільно з працівником накреслюють мету діяльності, при цьому забезпечується безперервність зворотного зв'язку.

Відповідаючи на друге запитання, можна сказати, що, знову ж таки, керівник разом зі службовцем перевіряє хід роботи стосовно поставлених цілей. Крім того, проведення систематичної оцінки службової діяльності персоналу є функцією кадрових служб.

Найважливішим у створенні формальних систем оцінки є зв'язок між атестацією службовця і стимулюванням його праці. Існує два основних підходи до оцінки результатів діяльності.³⁶ Перший - це вільне та відкрите оцінювання (неофіційна оцінка), яка відбувається повсякденно, коли керівник схвалює чи критикує діяльність своїх підлеглих. Періодичність таких оцінок залежить від частоти їх контакту та характеру керівника. Останні нерідко використовують таку неформальну оцінку для мотивації працівників та встановлення безпосереднього зворотного зв'язку відповідно до показників діяльності.

Другий - це традиційний підхід, так зване прив'язане оцінювання у вигляді формального рейтингу чи оцінки, яка відображається в письмовій формі, обговорюється з підлеглими, розглядається наступним вищим керівником і зберігається в особовій справі службовця. Для полегшення процесу оцінки необхідно:

- точно оцінити критерії оцінювання;

- встановити й однозначно визначити ієрархію оціночних виразів (градацію).

Для кадрових служб органів державного управління надзвичайно важко правильно підібрати відповідні критерії і методики результатів службової діяльності. Результати роботи персоналу цих установ у більшості випадків не мають матеріального втілення, тому потрібно знаходити інші показники ефективності їх діяльності, звертаючи увагу насамперед на виконавську дисципліну.

Можна запропонувати такі методики оцінки персоналу:

Порівняння з іншими працівниками.

- методика звичайної ієрархії (виробляється ієрархія працівників від найкращого до найгіршого виконавця згідно з вибраним критерієм оцінки);

- методика розподілу по групах (керівник упроваджує працівника в певну групу залежно від результатів його діяльності. Кількість якісних груп може коливатися від трьох до шести).

Порівняння зі встановленими стандартами шкала оцінки показників (Graphic Rating Methods); шкала спостереження поведінки (Behavioral Observation Scales); управління згідно з цілеями (Management By Objectives).³⁷

Система оцінювання показників діяльності службовців у переважній більшості складається з визначення критерію успішної діяльності. Для цього застосовується об'єктивний критерій та шкала оцінки, яка дає змогу визначити відмінності у стандартах показників. Такий критерій повинен охоплювати специфічні аспекти роботи, не пов'язані з іншими видами діяльності та відмінні від них. Шкала оцінки, що являє собою градовані показники від незадовільних до найвищих стандартів, застосовується до кожного критерію. Градації можуть розрізнятися стосовно: вербального градуювання; числового градуювання; заготовки очок; ознак із різним стандартом вираження; змішаних шкал. Після підрахунку результатів усіх чинників виноситься загальна оцінка.

Одна з розповсюджених методик піддає оцінюванню такі характеристики:

І. Знання змісту роботи. 2. Якість виконання роботи. 3. Обсяг виконаної роботи. 4. Ініціативність. 5. Здатність до адаптації. 6. Залежність. 7. Співробітництво. 8. Можливі сфери покращення роботи. 9. Пунктуальність. 10. Відвідування.

Зрозуміло, що система оцінювання показників діяльності службовців не позбавлена окремих вад, адже будь-яке визначення керівником результатів роботи службовців не позбавлене долі суб'єктивізму, залежно від особистої прихильності керівників до окремих працівників, відмінностями підходів оцінювання та ін. Але, незважаючи на певні недоліки, без такої системи державна служба ефективно діяти неспроможна. А тому системи оцінки показників діяльності службовця постійно удосконалюються з метою подолання існуючих недоліків. Зокрема, розробляються компоненти оцінювання, що піддаються конкретному виміру, та практикується запровадження таких методів як управління за допомогою цілей (УЦ).

Кращі результати давала методика "управління згідно з цілями", коли працівник разом із керівником розробляли певну ціль для успішного виконання роботи (проблемну ситуацію) і завданням підлеглого є розроблення плану виконання завдання. Потім розроблялися критерії оцінки результатів діяльності на квартал або на півроку та сфери підзвітності відповідно до кожної висунутої мети. Кваліфікованим і відданим службовцям слід надати можливість самостійно визначати цілі. Керівник разом зі службовцем перевіряє хід роботи стосовно поставлених цілей. Службовець - рівноправний і активний учасник процесу атестації. Оцінка діяльності значно поліпшується при регулярному її проведенні.

Оцінювання діяльності державних службовців може мати позитивні наслідки лише при умові ефективного використання результатів процесу. З цією метою необхідно проводити бесіди-обговорення результатів ОПД між працівником і його безпосереднім керівником. Ця методика включає обговорення заходів з вдосконалення певних показників діяльності працівника з плануванням його подальшого професійного розвитку. При цьому керівник повинен правильно вибрати стиль проведення такої бесіди, щоб працівник сприймав його не як суддю і контролера, а швидше, як доброзичливого порадника.

З метою підвищення ефективності діяльності державних службовців в органах виконавчої влади України проводиться їх атестація, під час якої оцінюються робота, ділові та професійні якості працівників під час виконання ними службових обов'язків, визначених професійно-кваліфікаційними характеристиками їх посад, відповідно до Закону "Про державну службу", інших законодавчих актів. Крім того, атестація вирішує ще й ряд інших важливих питань: забезпечує законність у системі функціонування державної служби; допомагає вияву потенційних можливостей державного службовця з метою підвищення його по службі; стимулює підвищення кваліфікації і професіоналізму державних службовців тощо.³⁸

Порядок проведення атестації державних службовців регулюється Положенням про порядок проведення атестації державних службовців органів виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14.08.96. № 950. Згідно з постановою, починаючи з 1997 року, запроваджене періодичне (раз на 5 років) атестування державних службовців органів виконавчої влади.

Атестації підлягають усі державні службовці, крім призначених на посаду Президентом, Кабінетом Міністрів, колегіальним органом або органом вищого рівня, державних службовців патронатної служби, а також осіб, які перебувають на займаній посаді менше одного року та молодих спеціалістів, що пройшли підготовку за спеціальностями, професійно спрямованими для державної служби (протягом трьох років з дати закінчення навчання (підготовки)).

Для організації та проведення атестації наказом (розпорядженням) керівника державного органу створюється атестаційна комісія. Зміст наказу доводиться до відома державних службовців, які підлягають атестації, не пізніше ніж за місяць до її проведення. На кожного працівника, який підлягає атестації, складається характеристика, яка підписується його безпосереднім керівником. Атестація проводиться в присутності державного службовця, який атестується, та його безпосереднього керівника.

На підставі всебічного розгляду виконання службових обов'язків, професійного рівня державного службовця, його ділових якостей та виконання ним Присяги атестаційна комісія приймає одне з таких рішень:

- відповідає займаній посаді;

- відповідає займаній посаді за певних умов (неповна службова відповідність);