Организация учета материалов. Документация по учету движения материалов

Переходя к рассмотрению порядка организации учета материалов по местам хранения и в бухгалтерии, необходимо отметить, что одного законодательного акта ПБУ-5/98 для этих целей недостаточно.

Наиболее прогрессивным и рациональным методом учета материалов является оперативно-бухгалтерский (сальдовый). Возможны также количественно-суммовой метод и с помощью отчетов материально ответственных лиц.

Оперативно-бухгалтерский метод учета материалов предполагает ведение на складах только количественно-сортового учета движения материалов. Осуществляется он на карточках складского учета материалов (тип. ф. № М-17). Бухгалтерия открывает карточки на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему складом. По мере поступления на склад материалов кладовщик выписывает приходный ордер или заменяющий его документ и регистрирует его в карточке складского учета материалов.

Работник бухгалтерии должен также проводить на складах контрольные, выборочные проверки фактического наличия остатка материалов, особенно дефицитных и дорогостоящих.

По состоянию на первое число каждого месяца материально ответственное лицо переносит количественные остатки из карточек в ведомость учета остатков материалов ф.№ М-14.

Храниться она в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца, а 1-2-го числа следующего за отчетным месяца он возвращает ее в бухгалтерию. В обязанности материально ответственного лица входят контроль за соответствием фактических остатков по номенклатурным номерам, установленным нормам запасов (максимум, минимум) и обобщение об отклонениях отделу маркетинга.

· Документация по учету движения материалов.

Для учета движения материалов используется типовая документация.

Поступление материалов на склад оформляют следу­ющими документами:

♦ Приходный ордер (ф.М-4);

♦ Акт о приемке материалов (ф.М-7).

При поступлении материалов от поставщиков заведу­ющий складом проверяет соответствие их фактического количества данным документов поставщика и, если рас­хождений нет, выписывает «приходный ордер» на все ко­личество поступившего груза в одном экземпляре в день поступления материалов.

«Акт о приемке материалов» применяется для оформ­ления поступивших материальных ценностей без платеж­ных документов (неотфактурованные поставки) и в слу­чае расхождений (количественных и качественных) с дан­ными сопроводительных документов поставщика.

Акт составляется комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинте­ресованной организации.

Акт составляется в двух экземплярах; первый переда­ется в бухгалтерию предприятия как основание для бух­галтерских записей на счетах и расчета суммы недостачи или излишков; второй — передается в отдел маркетинга для предъявления претензии поставщику.

Если перевозку материалов осуществляют автотранс­портом, то в качестве первичного документа применяют «товарно-транспортную накладную», которую выписывает грузоотправитель в четырех экземплярах:

первый — служит основанием для списания материа­лов у грузоотправителя;

второй — для оприходования материала получателем;

третий — для расчетов с автотранспортной организа­цией;

четвертый — для учета транспортной работы и прила­гается к путевому листу.

Поступление на склад отходов производства, а также внутреннее перемещение оформляют требованием-на­кладной (ф.М-11), которую выписывают в двух экземп­лярах.

Расход материала со склада на производственные и хозяйственные нужды оформляют следующими докумен­тами:

♦ Лимитно-заборная карта (ф.М-8);

♦ Требование-накладная на отпуск материалов (ф.М- 11 );

♦ Накладная на отпуск материалов на сторону (ф.М- 15).

Лимитно-заборная карта выписывается отделом мар­кетинга на один или несколько видов материалов, отно­сящихся к определенному производственному заказу, в двух экземплярах. Один экземпляр передают на склад, другой в цех — получателю. Кладовщик записывает ко­личество отпущенного материала в обеих картах и сразу определяется остаток лимита. Расчет потребности необ­ходимого вида материалов для выполнения программы осуществляет планово-производственный отдел.

Лимитно-заборные карты используют при постоянном, систематическом отпуске материалов.

Для оформления однократного отпуска материалов на хозяйственные нужды используют «требования-накладные на отпуск материалов». Их выписывают в двух экземпля­рах, один передается цеху-получателю, другой — складу.

Отпуск материалов сторонним организациям оформ­ляют «накладной на отпуск материалов на сторону». Ее выписывает отдел сбыта в двух экземплярах на основа­нии договоров. Один экземпляр остается на складе, дру­гой передается получателю. При перевозке материалов автотранспортом выписывается товарно-транспортная накладная (ф. № 1-Т).