Контроль и мониторинг показателей снабженческой деятельности

Цели: проверка внешней среды, выявление слабых сторон и возможностей, развитие планов действия.

Направлениями аудиторской проверки являются:

1) перспективы закупок, проблемы и возможности;

2) организация закупок;

3) персонал по закупкам;

4) политика закупок;

5) закупочные процедуры;

6) закупочные отчеты;

7) закупки, поставщики и цены;

8) складские запасы.

Разберем содержание перечисленных направлений аудиторской проверки.

При оценке перспектив закупок, проблем и возможностей объектом исследования являются работники отдела снабжения.

Здесь выявляются: понимание закупщиками своего статуса в организации, роли при принятии стратегических решений, их вклада в достижение конкурентоспособности и прибыльности предприятия; степени удовлетворенности работников отдела; препятствия на пути выполнения функций; уровень лояльности персонала относительно закупочной деятельности.

В оценке организации закупок выявляются: тип организации снабжения; функции, подчинение и соподчинение участников процесса закупок; эффективность принятых в организации систем управления снабжением; система оценочных показателей работы отдела снабжения.

Так как человеческие ресурсы являются важнейшим фактором эффективности функционирования любого подразделения, оценка персонала по закупкам в аудиторской проверке предполагает: выявление структуры персонала по квалификации, стажу работы, уровню образования и возрасту; соответствие персонала занимаемым должностям; общая численность; текучесть кадров и ее причины; уровень заработной платы в сравнении с другими подобными организациями. Для этих целей могут быть использованы коэффициенты текучести кадров, уровня стабильности персонала, динамики возрастной структуры персонала.

Политика закупок, проводимая в отделе снабжения, оценивается с позиций конкретных установок, получаемых персоналом от руководителей; инструментов, используемых для измерения отклонений от заданной политики.

Закупочные процедуры оцениваются по временным параметрам, составу процедур, документам, квотам, применяемы технологиям для повышения эффективности этих процедур.

Поскольку отчеты отдела снабжения это документы, на основе которых руководство предприятия принимает часто не только оперативные, но стратегические решения их анализ является важнейшим направлением аудита. Здесь анализируется: по лезность отчетов, их содержание, затраты на подготовку отчетов, их адресность, периодичность предоставления руководству предприятия.

В разделе - закупки, поставщики и цены выясняется соответствие запланированных бюджетов закупок реально затраченным средствам; структура закупок; поставщики и критерии их оценки; соответствие рыночных цен и цен на закупаемые материальные ресурсы и др.

Складские запасы анализируются с позиций: их структуры; инструментов управления (АВС - анализ); дефицитности или избыточности; предпринимаемых действий по утилизации или распределению излишних запасов, устаревших и т.д.

К основным инструментам проведения аудиторской проверки относят:

- формальный и неформальный опросы;

- выборочный контроль;

- отслеживание товара или документов от возникновения на

предприятии до утилизации;

- наблюдение;

- система коэффициентов.

По рекомендациям представленным после подведения результатов аудиторской проверки проводится корректировка деятельности отдела снабжения.

Системы MRP и ЛТ в планировании потребности в материальных ресурсах.

Ключевые вопросы для управления запасами таковы:

-Когда заказать?

-Сколько заказать?

-Сколько иметь на складе?

-Сколько отгрузить?

Основные понятия для управления запасами: склад; партия; время заказа поставок; затраты хранения.

Основная особенность, определяющая используемые методы планирования и контроля запасов, - характер спроса на эти запасы. Различают зависимый и независимый спрос.

Предметы, использующиеся зависимым спросом, как правило, представляют собой подузлы и комплектующие, использующиеся в производстве конечного продукта, спрос одного потребителя никак не связан со спросом другого.

Предметы с независимым спросом - это, чаще всего, готовые изделия, конечная продукция, каждый зависит от производственного плана изготовления конечного продукта.

МРП (заблаговременная покупка): анализ технологического процесса по каждой составляющей, сбор и использование информации о объемах каждого продукта, изготавливаемого за каждый период времени, определение валовой потребности – чистой потребности в материалах – расчет валовой потребности на следующие периоды – учет времени выполнения заказа и наличного запаса – окончательное расписание.

(+: уменьшение объема запаса, увеличение скорости оборачивания запасов, улучшения качества обслуживания, расширение возможности планирования;

-: большой объем информации, нет страхового запаса, негибкость, неэффективный размер заказа, дорогостоящий).

ТОЧНО ВО ВРЕМЯ: выявлении проблемных участков и их устранение. К проблемным областям обычно относят: запасы, качество, поставщиков, объем партии, время выполнения заказа, надежность и персонал.

Реорганизация процессов под данную модель – повышение эффективности и устранение отходов, устранение запасов – доставка чаще и меньшими партиями.

(+: сокращение запасов на 90%, сокращение площадей до 40%, уменьш затрат на снабжение и инвестиции в запасы, повышает производительность, улучшает качество, улучшает отношения, ответственное отношение;

-: высокий риск, первоначальные инвестиции, долгое время осуществления улучшений).

Таким образом, при независимом спросе большую роль в управлении запасами играет прогнозирование, в то время как для зависимого спроса потребность в запасах определяется, исходя из производственного плана. Запасы не связываются с производственным планом, поэтому должны быть достаточно высоки.

44. Целевые функции закупочной деятельности: стоимость, качество, сроки.

Стоимость (ценовой анализ, максимизация ценности), качество (гарантия качества), сроки (выполнение сроков заказа).

Цену (стоимость) можно определить как ценность товара или услуги, измеренную в стандартной денежной единице. При сравнении двух коммерческих предложений цена помогает определить соответствующую ценность предложений, предлагаемую каждым поставщиком.

Экономические теории свидетельствуют, что спрос и предложение уравновешиваются ценой, при этом равновесная цена показывает, что спрос равен предложению.

Любое предприятие следует своим специфическим стратегиям цен. Главным вопросом будет, намерена ли компания производить оплату выше номинала за получение особых услуг и других привилегий со стороны поставщика, платить стандартную цену наряду с другими участниками рынка или

сниженную цену. Выбор стратегии, основанной на расходах, а не на рыночных тенденциях, требует широкого применения анализа стоимости, анализа расходов и интенсивных переговоров.

Важное значение имеет эластичность спроса и предлождения Для определения оптимальной величины цены на закупку важно проводить ценовой анализ.

Ценовой анализ - это «разбивка» предложенной цены на составляющие элементы с целью определения ее обоснованности.

Цены у различных поставщиков различаются в различные периоды времени, под действием факторов:

1. Объемы. Скидки на большие объемы часто предоставляются в качестве стимула для закупщика отдать данному поставщику львиную долю своего бизнеса.

2. Оплата. Скидки за оплату наличными предоставляются как поощрение своевременных платежей, что дает возможность поставщику сократить займы и долги.

3. Время. скидки при условии, что клиент станет покупать не в сезон или продлит сроки закупки.

4. Качество. Учет затрат на производство продукта из дорогостоящего сырья и материалов, высокие стандарты точности, бренд.

5. Дистрибьюция. Торговые скидки признаны компенсировать выполнение поставщиком или закупщиком функций дистрибьютора. Производители оборудования предоставляют торговые скидки, поскольку рынок насыщен аналогичной продукцией.

6. Транспортировка. Необходимо знать и понимать условия поставки INCOTERMS, например CIF (стоимость, страховка, фрахт), FOB (франко-борт), DDP (доставка до места с оплатой пошлин).

Для обеспечения максимальной ценности денег существуют разные способы закупки:

1. Стоимостно - функциональный анализ, за исключением несущественных показателей.

2. Консолидация спроса, т.е. объединение нескольких заказов для ведения переговоров о снижении цен или увеличении скидок.

3. Централизованные переговоры о заключении контрактов и ценах.

4. Активное использование источников – обеспечение конкуренции среди постоянных поставщиков.

5. Закупка полуфабрикатов (собранных узлов), а на отдельных элементов.

6. Анализ возможностей восстановления или модернизации использованного оборудования, а не закупка нового.

7. Стимулирование процесса стандартизации; при этом сокращаются расходы на запасные части и профилактику оборудования.

8. Использование методологии учета издержек за срок

службы в противовес оценке на основе первоначальной цены.

9. Ведение переговоров с существующими и потенциальными поставщиками и проч.

Функция «качество» в закупочной деятельности проявляется в следующем: внесение определенного вклада в разработку спецификаций и гарантию получения нужного качества от поставщиков. Для реализации функции необходимо выполнение ряда положений:

1. Цена на закупаемые ресурсы не должна ухудшать их качество.

2. Качество закупаемых ресурсов должно дать конкурентное преимущество всему предприятию (бизнесу).

3. Закупочная деятельность должна удовлетворять требования стандартов качества (знать требования стандартов качества).

4. Учет всех возможных рисков, связанных с качеством закупаемых ресурсов.

Гарантия качества может быть определена как все запланированные и систематически выполняемые виды деятельности, связанные с системой качества, с целью обеспечения соответст вующей уверенности, что предприятие выполнит требование по качеству.

ПЕТЛЯ КАЧЕСТВА:

Важной целевой функцией закупочной деятельности является выполнение сроков поставки материальных ресурсов. Опоздание в закупочной деятельности может сорвать производственный график, что повлечет рост общехозяйственных расходов, повлияет на качество выпускаемой продукции (работы, услуги).

Важно оптимизировать сроки поставки материальных ресурсов для производственной деятельности. Выполнение целевых функций снабжения позволяет предприятию повысить конкурентоспособность и усилить позиции предприятия на рынке.