Исследование системы закупок

Цель - периодической проверки внешней среды предприятия в области закупок, выявления слабых сторон и возможностей с одновременной попыткой способствовать развитию планов действий.

Направлениями аудиторской проверки являются:

1) перспективы закупок, проблемы и возможности (персонал, статус, роли, функции);

2) организация закупок (тип снабжения, эффективность управления, оценка работы);

3) персонал по закупкам (структура, квалификация, стаж, образование, возраст, текучесть);

4) политика закупок (установки, инструменты оценки, отклонения фактические от плановых);

5) закупочные процедуры (время, состав, документы, квоты, технологии);

6) закупочные отчеты (полезность, содержание, периодичность, адресность);

7) закупки, поставщики и цены (фактическая и плановая структуры, критерии отбора поставщиков, цены);

8) складские запасы (структура и управление).

Анализ системы закупок можно определить как изучение систем и процедур с особым акцентом на управление сырьем.

Такое исследование, как правило, включает следующие области:

1. Общие заказы. Исследование сферы применения обобщенных контрактов для обеспечения большей эффективности закупок и снижения административных расходов.

2. Формирование индекса цены. Рассчитывается для сырья, комплектующих и товаров для осуществления ремонта и содержания оборудования.

3. Ценовые скидки. Определяется экономическая целесообразность использования имеющихся скидок в оплате.

4. Котировки. Моделируются котировки по одному товару разных поставщиков и определяются сочетания поставок, ведущие к максимальной экономии.

5. Себестоимость. Выявляются расходы, связанные с приобретением товара, административные расходы и расходы, связанные с хранением товара.

6. Процедура оплаты. Исследование и улучшение системы оплаты счетов поставщика.

7. Системы контроля поставщика. Установка компьютерной системы, которая регулярно запрашивает и собирает информацию от поставщиков о статусе выполнения текущего заказа. Такая информация приводит к контролю выполнения заказа, размещенного у поставщика.

8. Метод оценки деятельности покупателя и отдела закупок. Выработка системы, с помощью которой реальный результат общих усилий по закупке можно сравнить с заранее определенным критерием.

9. Метод оценки деятельности поставщика. Разработка системы рейтинга, насколько хорошо поставщики выполняют свои обязанности. Полученные сведения важны для принятия решения о перекупке товара и в качестве основы для обеспечения обратной связи с поставщиком по тем вопросам, где необходимо усовершенствование.

Исследование рынка закупок вносит существенный вклад в данную деятельность, так как регулирует способность компании успешно решать будущую неопределенность с сырьем и материалами и повышать эффективность закупок.