Документооборот

Приведем описание схемы документооборота при списании товарно-материальных ценностей со склада.
Материалы со склада предприятия отпускают на:

o производственное потребление;

o хозяйственные нужды;

o переработку;

o сторону;

o реализацию излишних и неликвидных запасов.

Все документы выписываются в двух экземплярах. Первый экземпляр остается на складе и является основанием для синтетического и аналитического учета материалов, а также основанием для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов, а второй экземпляр передается получателю материалов.

При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяется товарно-транспортная накладная.
Для учета расхода материалов можно использовать только карточки складского учета. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем отчетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

Вся приведенная в нижеследующей схеме первичная документация реализована в складском модуле программ семейства «Инотек Бухгалтер».

24. Информационное обеспечение управления производством.

информационная система управления предприятием (ИСУП) – это операционная среда, которая способна предоставить менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию о всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Другими словами, ИСУП - это система, несущая в себе описание полного рыночного цикла – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия

Задачи ИСУП. Управление предприятиями в современных условиях требует все большей оперативности. Поэтому использование информационных систем управления предприятием (ИСУП) является одним из важнейших рычагов развития бизнеса.

Частные задачи, решаемые ИСУП, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий. В качестве примеров можно сослаться на опыт создания ИСУП для предприятия – оператора связи [1, с.19-21] и опыт внедрения партнерами фирмы SAP системы R/3 на ряде предприятий СНГ и дальнего зарубежья [2, с.2-6]. При этом примерный перечень задач, которые должна решать ИСУП на различных уровнях управления предприятием и для различных его служб, к настоящему времени можно считать общепризнанным. Он приведен в табл.1.

Таблица 1.

Основные задачи ИСУП

Уровни и службы управления	Решаемые задачи
Руководство предприятия	обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и подготовка прогноза на будущее; обеспечение контроля за работой служб предприятия; обеспечение четкой координации работ и ресурсов; предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации; формирование полного представления о себестоимости конечного продукта (услуги) по компонентам затрат
Финансово-бухгалтерские службы	полный контроль за движением средств; реализация необходимой менеджменту учетной политики; оперативное определение дебиторской и кредиторской задолженностей; контроль за выполнением договоров, смет и планов; контроль за финансовой дисциплиной; отслеживание движения товарно-материальных потоков; оперативное получение полного набора документов финансовой отчетности
Управление производством	контроль за выполнением производственных заказов; контроль за состоянием производственных мощностей; контроль за технологической дисциплиной; ведение документов для сопровождения производственных заказов (заборные карты, маршрутные карты); оперативное определение фактической себестоимости производственных заказов
Службы маркетинга	контроль за продвижением новых товаров на рынок; анализ рынка сбыта с целью его расширения; ведение статистики продаж; информационная поддержка политики цен и скидок; использование базы стандартных писем для рассылки; контроль за выполнением поставок заказчику в нужные сроки при оптимизации затрат на транспортировку
Службы сбыта и снабжения	ведение баз данных товаров, продукции, услуг; планирование сроков поставки и затрат на транспортировку; оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки;- компьютерное ведение контрактов
Службы складского учета	управление многозвенной структурой складов; оперативный поиск товара (продукции) по складам; оптимальное размещение на складах с учетом условий хранения; управление поступлениями с учетом контроля качества; инвентаризация

25. Состав, содержание НСИ для планирования и управления производством.

Грамотно построенная система НСИ необходима для корректного планирования и учета любой производственной и торговой компании, чей ассортимент превышает 10 позиций. Под НСИ понимают такую систему справочников, в которой систематизирована и классифицирована вся информация о готовой продукции, сырье и материалах, рецептурах или спецификациях и т. д. Эта система должна лежать в основе любой ИС, внедряемой компанией. При этом справочники, естественно, должны поддерживаться в актуальном состоянии, ведь без регулярного обновления любые данные быстро устаревают.

Какие справочники и информацию обычно объединяет система НСИ?

Как правило, в производственных компаниях существует несколько базовых справочников:

– справочник номенклатуры: готовая продукция, полуфабрикаты, сырье, материалы;

– справочник рецептур/спецификаций (bill of material);

– справочник производственных площадок (если у компании их больше одной);

– справочник клиентов;

– справочник поставщиков.

Впрочем, это не исчерпывающий перечень. Могут существовать и другие справочники – цен, складов, точек отгрузки и т. д. Каждая компания в зависимости от масштаба и направлений деятельности сама определяет, какие именно справочники ей необходимы и какая информация должна в них содержаться.

Структура справочника номенклатуры, например, может выглядеть следующим образом:

1. Код номенклатуры.

2. Наименование номенклатуры.

3. Единица измерения.

4. Характеристики номенклатуры (зависят от специфики продукции).

Код номенклатуры – это уникальный идентификатор, характеризующий каждую позицию в справочнике. Выделяют несколько видов кодировки: сквозную, то есть представляющую собой просто порядковый номер позиций, логическую (составную), при которой в каждом символе кода содержится зашифрованная информация о продукте, и смешанную (комбинированную).

У каждого подхода есть свои плюсы и минусы. Логическая кодировка позволяет непосредственно по коду, не глядя на наименование, определить, к какой группе относится продукт. Это упрощает структурирование продукции. В то же время, если при создании новой позиции какое-либо свойство продукта зашифровано неверно, часто возникают ошибки в коде.

Сквозная кодировка, напротив, позволяет избежать подобных ошибок, но остается «непрозрачной» для пользователя справочника.

ВРЕЗ

Небольшой металлургический завод использует сквозную кодировку. Как объясняет руководство завода, выпускаемый ассортимент продукции достаточно однородный и не очень большой – поэтому нет необходимости усложнять имеющуюся кодировку. К тому же, эта кодировка принята уже несколько лет и к ней привыкли все сотрудники.

Некоторые компании используют смешанную кодировку (табл. 1), при которой первая часть кода – логическая (например, отражает номер в классификаторе), а вторая представляет собой порядковый номер внутри группы классификатора.

Таблица 1. Смешанная кодировка

Код позиции	Наименование
020101_00336	Ароматизатор «абрикос» № 9373705
010104_00001	Сыворотка сухая
030201_00005	Бутылка HDPE из гранулята

Классификатор – еще один важный элемент системы НСИ. Под ним понимается структура ассортимента продукции/полуфабрикатов/сырья и материалов, как правило, состоящая из нескольких уровней (табл. 2), причем каждый следующий уровень является детализацией предыдущего.

Таблица 2. Образец классификатора

Группа 1-го уровня	Код 1	Группа 2-го уровня	Код 2	Группа 3-го уровня	Код 3
Основные материалы		Ароматизаторы		Ароматизаторы жидкие
Основные материалы		Ароматизаторы		Ароматизаторы порошковые
Основные материалы		Вспомогательные добавки		Консерванты
Основные материалы		Вспомогательные добавки		Пищевые кислоты
Тара и упаковка		Банка		Банка из жести
Тара и упаковка		Банка		Банка стеклянная

Многие компании забывают о важности классификатора и кодировки. Между тем простая и удобная кодировка позволяет создать структурированную базу данных для процесса планирования и учета и легко сопоставлять данные из разных отчетов.

Так, даже если в компании используется несколько ИС и изменить в них исторически сложившуюся кодировку невозможно, выход из ситуации есть. Во-первых, можно завести справочник, в котором коды из разных систем будут сопоставлены между собой. Во-вторых, можно создать новую кодировку и сопоставить с ней коды из существующих систем. Выбор второго варианта целесообразен в том случае, если позиции из двух ИС не всегда соответствуют друг другу, например, в одной ИС детализируется продукция в различной групповой упаковке, а в другой – одна и та же номенклатура продукции от разных поставщиков.

ВРЕЗ

В крупном пищевом холдинге используется логическая кодировка. В ней зашифрованы различные характеристики продукта: бренд, вид упаковки, вес, жирность и т. д. При построении любого отчета с такой кодировкой есть возможность быстро получить аналитику по каждой из этих характеристик, отфильтровав позиции по коду. Это очень удобно, например для анализа прибыльности бренда. Чем шире и разнороднее ассортимент и чем больше у компании потребность в анализе данных по ассортиментным группам – тем необходимее логическая кодировка, считает руководство холдинга.

При выборе новой кодировки стоит обратить внимание на максимальную длину кода. Она может быть разной в различных системах. Нельзя также забывать и про ограничения по использованию символов. Например, если в коде присутствуют буквы, то легко ошибиться, введя лишний пробел или «А» в русском регистре вместо латинского. И конечно, код для каждой позиции должен быть уникальным (обычно современные ИС не позволяют ввести в систему две разные позиции с одинаковым кодом).

Значимой составляющей любого справочника является наименование номенклатуры. Не редкость ситуация, когда в системе существует одновременно две позиции: «Крышка синяя» и «Синяя крышка». И чем шире у компании ассортимент и круг пользователей системы, тем больше встречается таких дублей. Так, в одном крупном холдинге обнаружилось сразу двенадцать различных вариантов наименования одного и того же продукта, производимого девятью разными филиалами. Конечно, в таком случае картина по остаткам и движению товара сильно искажена. Более того, в результате товар может не отгружаться, поскольку все считают, что его нет на складе, в то время как он просто был оприходован под другим наименованием.

Для того чтобы избежать подобных ситуаций, рекомендуется разработать для своей компании Правила составления наименований, оговорив в них, с прописной или строчной буквы и в какой последовательности указываются характеристики в наименовании, какие сокращения в словах допустимы и т. д. При этом важно помнить о максимальной длине поля «Наименование», которая будет разниться в зависимости от системы.

Нельзя забывать и о таком элементе справочника, как единица измерения. Если не определить сразу, будет ли произведенная продукция учитываться в килограммах, тоннах, литрах, штуках, палетах и т. д., то может получиться, что разные филиалы выберут различные единицы измерения. Это, естественно, приведет к путанице в отчетах.

Не исключен и такой вариант, при котором для некоторых продуктов в ИС предусматривают несколько единиц измерения. В этом случае требуется ввести коэффициент пересчета одной единицы измерения в другую.

Таким образом, перед созданием системы справочников компании необходимо определить исходные требования: перечень справочников, их формат, информацию, которую будет содержать каждый из них, а также регламент соотношения справочников между собой. Полезно оформить эти исходные требования в виде Правил формирования справочников – так будет проще отслеживать их выполнение.

26. Спецификации, их использование в планировании производства продукции, решении других задач.

Производственные заказы в системе могут быть сформированы как вручную, так и в результате планирования.

Для формирования производственного заказа нам необходимы следующие данные:

• спецификация для определения потребности в номенклатуре,

• рабочие центры, которые необходимы для построения маршрута,

• собственно сам маршрут, определяющий последовательность операций и нормирующий параметры операции.

Этой информации будет достаточно для формирования производственного заказа, результатом выполнения которого будет являться готовая продукция.

Спецификации содержат информацию обо всех сборочных единицах, полуфабрикатах, деталях и материалах, которые применяются в родительской единице готовой продукции, с указанием норм их расхода и процента потерь при изготовлении.

Конструкторско-технологическая спецификация изделия с перечислением в порядке возрастающих номеров всех узлов и деталей, указывается их вхождение в соответствующие сборки и количество на прибор, приводится вид материала, размеры, вес заготовки и межцеховой технологический маршрут. Конструкторско-технологическая спецификация дает основанные исходные данные для нормативных расчетов.

Производственная спецификация представляет собой документ, описывающий компоненты и детали, из которых состоит изделие, и которые используются на различных стадиях его производства. Спецификация является одним из основных производственных документов.

27. Автоматизация планирования выпуска продукции.

Функциональность современных платформ ERP покрывает существенный объем задач производственного планирования. Исключение составляют уровни оперативного планирования производства (рис. 1) и некоторые задачи управления цепочками поставок (SCM), автоматизация которых, как правило, осуществляется с помощью специализированных приложений.

Вместе с тем, уровень оперативного планирования, как заключительный этап производственного планирования, непосредственно определяющий сценарий работы производящих цехов, играет важную роль в формировании адекватных задачам предприятия исполнимых производственных планов.

Чтобы проиллюстрировать значение этапа оперативного планирования в общем цикле производственного планирования, рассмотрим кратко основные задачи, которые решаются на различных этапах этого цикла. На этапе бизнес-планирования определяется миссия компании: ее ниша на рынке, оценка и определение прибылей, финансовые ресурсы. Результатом этапа является бизнес-план компании. На этапе формирования прогноза продаж формируется оценка объема и динамики продаж, необходимых для выполнения установленного бизнес-плана. Результатом является план продаж продукции. Этап календарного планирования производства заключается в формировании объемно-календарного плана выпуска продукции и его уточнения, исходя из потребности в материалах и производственных мощностях. В целом, объемно-календарный план производства направлен на обеспечение продукцией плана продаж, и его задача - определение номенклатуры, даты изготовления и количества выпускаемых изделий.

Календарный план производства, по сути, является укрупненным – непосредственно процесс производства на этом уровне планирования рассматривается в качестве некоего «черного ящика», на вход которого поступают сырье и материалы, а на выходе получается готовая продукция. Оценка исполнимости этого плана проводится исключительно в общем виде, исходя из возможностей поставки необходимого количества сырья и материалов и доступного фонда производственных мощностей. Такой способ оценки зачастую дает сильные искажения, и в результате далеко не вся продукция оказывается выпущенной к декларируемому сроку и в нужном объеме. Это происходит ввиду того, что при планировании не учитываются факторы, связанные непосредственно с производством: возможные (выполнимые) сменно-суточные задания; технологические особенности (специфические ограничения) конкретных единиц производственного оборудования, оснастки и приспособлений, задействованных при изготовлении продукции; текущий график ремонтов производственных линий или станков и другие. Учет этих факторов осуществляется на уровне формирования оперативных планов производства, и на основе оценки исполнения этих планов выполняется корректировка общего календарного плана.

Значимость этапа оперативного планирования связана также с решением вопросов определения реальной себестоимости продукции, требующего детального финансово-экономического анализа производства. Осуществить такой анализ, имея лишь приблизительное представление о распределении заданий во времени и по конкретному оборудованию, невозможно. В ведущих мировых странах для расчета себестоимости широко применяется так называемый АВС-анализ (Activity Based Costing - функционально-стоимостной анализ), суть которого состоит в том, что расходы и доходы предприятия «привязываются» к точкам его активности. Применительно к производству это означает привязку издержек и созданной прибавочной стоимости к конкретным единицам технологического оборудования и реализуемым на нем производственным заданиям. Выполнить такой расчет можно на основе детальных планов производства.

Рис.1. Общий цикл планирования
(пунктиром обозначены этапы производственного планирования, полностью не обеспечиваемые стандартной функциональностью ERP-системы).

Составление оперативных планов производства: проблемы, критерии, ограничения

В подавляющем большинстве случаев фактором, накладывающим разного рода ограничения при составлении производственных расписаний, является специфика технологических процессов. Приведем несколько примеров таких специфических ограничений.

• Специфические условия переналадок оборудования. Разветвленная цепь условий назначения переналадки.
• Наличие в рецептах продукции или полуфабрикатов побочных продуктов, которые используются в качестве ингредиентов при изготовлении другой продукции предприятия.
• Существование нескольких зависимых производственных заданий, которые необходимо планировать как единый технологический процесс. Это накладывает ограничения при выборе альтернативных ресурсов.
• Зависимость параметров производственных заданий и условий (правил) загрузки производственных мощностей. Например, может существовать правило, запрещающее запускать производственную линию на короткие задания.
• Ограничения на временные зазоры между технологическими переделами (особенно актуально для технологических процессов, в маршрутах которых имеют место термические операции).
• Ряд ограничений, связанных с внутрицеховой логистикой.

Кроме технологических ограничений, производственный процесс может содержать специфические особенности по доставке сырья и материалов от поставщиков и смежников, например по видам сырья с кратким сроком годности (характерно для пищевой отрасли).

Подобных ограничений очень много. Их характер обуславливается отраслевой спецификой, а иногда и спецификой конкретного предприятия, уникальностью его технологических процессов, компоновкой цехов. Игнорирование ограничений или заведомое упрощение задачи приводит к получению невыполнимого расписания в реальных производственных условиях.

На российских производственных предприятиях в большинстве случаев задача составления оперативных планов производства (эти планы называют также производственными расписаниями) ложится на плечи сотрудников планово-диспетчерских служб и отделов предприятия (плановиков). Имея многолетний опыт работы в данном направлении, эти специалисты применяют определенные правила и методы, позволяющие получать приемлемые производственные расписания. Чаще всего эти правила не имеют под собой точного научного обоснования или какой-либо строгой математической модели, то есть являются некоторой эвристикой, отражающей экспертные знания конкретного плановика. На некоторых предприятиях производственное расписание вообще предварительно не составляется, а на начало смены в цех поступает лишь укрупненное задание на смену, содержащее список позиций и их количество. Формирование производственных заданий (ПЗ) на рабочие места и принятие решения по моменту их запуска осуществляются диспетчером цеха по ходу производственной смены.

Экспертное решение задач оперативного производственного планирования имеет свои достоинства и недостатки. К положительным моментам можно отнести следующее:

• в результате получаются приемлемые и выполнимые планы на небольшом горизонте оперативного планирования (до двух дней, в зависимости от специфики конкретного предприятия) и в задачах небольшой размерности (для относительно небольшого числа технологических операций и единиц оборудования);
• плановики априорно учитывают специфику технологических процессов и ограничений по поставке сырья и материалов.

Недостатки:

• большой срок подготовки специалиста до уровня «предметного эксперта»;
• большие временные затраты на подготовку оперативного плана (до одного дня), отсутствие возможности проводить перепланирование в реальном масштабе времени, что накладывает ограничения на выбор периода оперативного плана;
• отсутствие формализованных критериев оценки получаемых планов – качество плана определяется экспертно, в соответствии с неформальными критериями (будет ли дефицит или перегруз склада готовой продукции, если реализовывать выпуск по предложенному варианту производственного расписания, много ли запланировано переналадок и др.);
• в случае модернизации, перестройки производства и изменения компоновки цехов у плановика отсутствуют четкие критерии формализации новых правил и ограничений планирования, может не хватить и эмпирического опыта;
• невозможно получить расписание для производственных подразделений с большим количеством взаимосвязанных технологических операций и сотнями единиц оборудования.

В то же время мировой и отечественной практикой сегодня уже накоплен опыт оптимизации оперативного производственного планирования, в том числе сформирован представительный список формализованных критериев оценки качества такого планирования (перечень основных критериев представлен, например, в материалах сайта www.mesa.ru). Обозначим некоторые критерии повышения качества оперативного плана производства:

• повышение степени исполнимости общего объемно-календарного плана производства;
• минимизация запаздывания работ;
• выполнение производственных заданий точно в срок;
• повышение коэффициента загрузки производственных мощностей;
• минимизация времени простоев оборудования;
• минимизация времени пролеживания заготовок;
• минимизация количества переналадок оборудования;
• снижение цеховой себестоимости продукции и полуфабрикатов;
• минимизация объемов незавершенного производства;
• минимизация затрат по межоперационному хранению;
• комбинированные критерии.

Решить задачи повышения качества оперативного планирования помогают системы автоматизации. Безусловно, все многообразие различных критериев и ограничений сложно изначально заложить в базовую функциональность автоматизированной системы оперативного производственного планирования. И все же такие системы представлены на рынке коммерческого ПО. К ним традиционно относятся, прежде всего, системы класса MES (Manufacturing Execution System).

Использование MES для описываемой проблематики возможно и, как правило, целесообразно, однако при этом необходимо отдельно проводить анализ применения конкретной MES для рассматриваемого предприятия. И нет гарантий, что существующие на рынке MES-системы заведомо учитывают в своей функциональности критерии и ограничения, характерные именно для конкретного рассматриваемого производства. Соответственно, нет и гарантий, что проект внедрения MES не будет подразумевать новых программных разработок, учитывающих специфические требования.

Кроме того, при внедрении MES одним из основных вопросов остается интеграция с ERP-системой. Далеко не все MES предоставляют возможность интеграции с ведущими ERP-системами. Например, решения по интеграции Oracle E-Business Suite с представленными на рынке западными или отечественными MES пока что не декларируются официально. Таким образом, открытие отдельного проекта по внедрению MES добавит существенные риски в общую задачу формирования единой информационной системы предприятия.

Помимо этого, следует учитывать и политические нюансы. Убедить руководителей производственных предприятий, которые ранее уже согласились на внедрение «тяжелой» ERP-системы, что для задач производственного планирования и диспетчеризации необходимо внедрять отдельную систему, будет довольно сложно.

28. Автоматизация оперативного планирования производства. Технологические (маршрутные) карты.

Оперативно-производственное планирование представляет собой завершающий этап внутрипроизводственного планирования. Оно органически связано с технико-экономическим планированием, являясь его продолжением, осуществляемым в ходе выполнения годового плана. Оперативное планирование призвано обеспечить своевременное и качественное выполнение годовых заданий, предусмотренных планами социально-экономического развития предприятия или фирмы.

Оперативное планирование производства заключается в разработке важнейших объемных и календарных показателей производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Главная задача оперативно-производственного планирования состоит в обеспечении на предприятии слаженного и ритмичного хода всех производственных процессов, в организации слаженной работы всех подразделений предприятия (объединения) для обеспечения равномерного, ритмичного выпуска продукции в установленных объёмах и номенклатуре при полном и рациональном использовании имеющихся экономических и производственных ресурсов с целью наибольшего удовлетворения основных потребностей рынка, и максимизации получаемой прибыли.

В процессе оперативно-производственного планирования производится:

•

разрабатывается план выпуска продукции предприятием по месяцам года;

выполняются объёмные расчёты загрузки оборудования и площадей;

выбираются календарно-плановые нормативы;

разрабатываются оперативно-календарные планы выпуска и графики производства узлов, деталей цехами, участками по месяцам, неделям, суткам, сменам (а иногда и часовым графикам);

организуется сменно-суточное планирование.

Для определения возможности выполнения производственной программы проводят расчеты загрузки и пропускной способности оборудования.

1. Расчет показателей и объёма производственного планирования

Маршрутные карты.

Многие учёные выделяют два основных подхода к разработке маршрутных карт.

Первый подход подразумевает разработку маршрутной карты с точки зрения технологической перспективы (стратегии продвижения новых технологий). При этом основной акцент делается на спецификацию ключевых технологий, их временного горизонта и факторов технологического развития.

Второй подход подразумевает разработку маршрутной карты с точки зрения коммерческой перспективы. Основной акцент делается на спецификацию перспективных продуктовых направлений, которые будут востребованы на рынке в будущем.

Как показывает практика, инновационная стратегия, опирающаяся на анализ потребностей рынка, более эффективна, чем стратегия, основанная на анализе технологических возможностей доступных в настоящий момент. Однако корпоративная стратегия, базирующаяся на фундаментальных исследованиях, может привести к технологическому прорыву, дающему фирме устойчивое конкурентное преимущество. Следовательно, в процессе создания маршрутных карт необходимо сочетать оба подхода.

29. Формирование первичных учетных документов, отчетов в производстве.

Первичный учетный документ – это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу.

Показатели документа должны раскрывать суть и все особенности этой операции, служить базой для оперативного управления и контроля за хозяйственными процессами, совершаемыми в организации, содержать информацию, необходимую и достаточную для организации бухгалтерского учета, анализа, контроля и осуществления других функций управления, для составления отчетности, а также юридической доказательности в определенных ситуациях.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат весь перечень обязательных реквизитов, предусмотренных в Федеральном законе «О бухгалтерском учете». Образцы форм документов приведены в альбомах унифицированных форм первичных учетных документов, утвержденных Государственным комитетом Российской Федерации по статистике и федеральными органами, на то уполномоченными (Центральный банк Российской Федерации, Министерство финансов Российской Федерации и др.).

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по ее окончании.

В нашей стране проделана большая работа по созданию и рационализации форм первичных учетных документов, их унификации и стандартизации. В частности, установлена система стандартов, в которых определены назначение, виды документов и требования к ним. Кроме того, изданы вышеупомянутые альбомы унифицированных форм первичной учетной документации с рекомендациями о порядке их применения. Организация первичного учета возложена на хозяйствующих субъектов. Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Унифицированными принято называть первичные учетные документы, предназначенные для оформления определенных хозяйственных операций (например, кассовых) в организациях независимо от форм собственности, отрасли экономики и организационно-правовых форм деятельности. Благодаря им достигается единообразное, т. е. однозначно понимаемое, оформление однородных хозяйственных операций. В качестве образца ниже приводится унифицированная форма № КО-1 «Приходный кассовый ордер».

Среди форм первичных учетных документов различают межотраслевые (междуведомственные), обязательные для применения, и рекомендованные как образцы, на основе которых организации могут разрабатывать собственные формы документов с учетом специфики их деятельности.

Впервые организациям разрешено вносить дополнительные реквизиты, удаление отдельных реквизитов не допускается. Последние принято называть также специализированными формами первичных документов, соответствующими отдельным видам хозяйственной деятельности или отдельным организациям.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание факта хозяйственной жизни;

д) количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц

Наименование документа (например, акт, требование на материалы, расходный кассовый ордер и др.) указывает на характер

отражаемого в нем ФХЖ и придает ему доказательную силу.

Дата составления документа несет в себе контрольное и информационное значение, так как однородные факты хозяйственной жизни повторяются. Их необходимо разграничить во времени для предотвращения повторного использования документа.

Содержание и количественная оценка факта хозяйственной жизни отражаются путем регистрации данных, выраженных в признаках и показателях, отличающих данный факт и полученных посредством наблюдения.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Классификация первичных учетных документов

Сущность документов и их место в хозяйственной деятельности организации отражена в их классификации:

По назначению документы подразделяются на:

- распорядительные;

- оправдательные;

- бухгалтерского оформления;

- комбинированные.

Распорядительны

е дают право на совершение строго определённых распоряжением соответствующего должностного лица хозяйственных операций. Например, чек, подписанный руководителем организации, позволяет кассиру получить определённую сумму в банке с её расчётного счёта. В качестве распорядительного документа можно привести доверенность на получение товарно-материальных ценностей.

Оправдательные подтверждают, что указанные действия в соответствующем документе выполнены лицом, представляющим такой документ. Так, авансовый отчет со всеми оправдательными документами, приложенными к нему, рассматривается как оправдательный (исполнительный) при сдаче его подотчётным лицом бухгалтеру. В качестве оправдательного документа можно привести документ по оприходования денежных средств.

Документы бухгалтерского оформления самостоятельного назначения не имеют. Их роль: на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить в дальнейшем соответствующие учётные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учётном процессе. Поэтому, они составляются и используются только в бухгалтерии. Так, ведомость распределения общепроизводственных расходов служит для распределения расходов на управление структурных подразделения предприятия между отдельными видами выпускаемой ими продукции. Различные справки-расчёты, составленные в бухгалтерии, служат основанием для отражения в учёте сумм, исчисленных в возмещение обязательств перед бюджетом, внебюджетными фондами и т.п.

Комбинированные документы сочетают в себе признаки вышерассмотренных документов. Например, после утверждения руководителем израсходованных подотчётных сумм авансовый отчёт приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учёту указанную сумму, подтверждённую оправдательными первичными документами (квитанции на проживание, билеты за проезд и пр.). Указание же в авансовом отчёте бухгалтерских проводок по списанию этой суммы даёт основание рассматривать его как документ бухгалтерского оформления.

Отмеченные достоинства комбинированных документов делают их весьма распространёнными в практике бухгалтерского учёта.

По порядку формирования различают первичные и сводные документы.

Первичные документы находятся в начале технологической цепочки учётного процесса. Он составляют основу первичного учёта. Именно в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путём предварительного его наблюдения и измерения. К ним относятся инвентарная карточка учёта основных средств (форма бланка № ОС-6), акт о приёмке материалов (форма бланка № М-7) и др.

Сводные документы составляются на основе первичных документов. Их применение связано с необходимостью сокращения первичных документов. Обобщение последних таким путём предоставляет возможность на другом уровне анализировать информацию о совершаемых хозяйственных операциях. Так, в представленных материально-ответственными лицами товарных отчётах за определённый отрезок времени в денежном выражении отражается движение товарно-материальных ценностей по приходу и расходу. Основанием для составления товарных отчётов явились первичные учётные документы (акты приёмки, акты на списание и пр.).

Кассовые отчёты составляются по данным приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним оправдательных документов (платёжно-расчётных или платёжных ведомостей на выдачу заработной платы, заявлений на оказание материальной помощи и т.п.).

Первичные и сводные учётные документы могут составляться как на бумажных, так и машинных носителях информации. Если документ составлен на машинном носителе, то одновременно для других участников хозяйственных операций должна быть подготовлена его копия в бумажной форме. Данное условие сохраняется также при наличии требования правоохранительных органов и органов, осуществляющих контроль в соответствии с действующим законодательством.

По способу использования – применяются разовые и накопительные документы. Их различие – в степени охвата хозяйственных операций.

Разовые документы фиксируют единовременно в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определённых требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нём, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учёте. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования-накладные на отпуск (внутреннее перемещение) материалов и др.

Накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определённый отрезок времени (день, декаду, месяц).

Их преимущество проявляется в сокращении первичных учётных документов и усилении контроля за движением имущества и обязательств. Кроме того, значительно упрощается техника ведения бухгалтерского учёта.

Примером таких документов являются накопительные наряды по начислению заработной платы рабочим массовых профессий, выполняющим ежедневно одни и те же операции. Они, как правило, ведутся на бригаду и закрываются один - два раза в месяц.

При ежедневном отпуске однотипных материалов в производство в качестве накопительных документов применяются лимитно – заборные карты.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние документы оформляются в организации. Они имеют внутреннее применение. К ним относится подавляющая часть документов, имеющих документов, имеющих обращение на данном предприятии. Это авансовые отчёты подотчётных лиц, табели учёта использования рабочего времени, инвентарные карточки учёта основных средств, приходные ордера и пр.

Внешние документы составляются на стороне другими предприятиями и организациями. На входе в данную организацию они должны быть зарегистрированы. Это счета-фактуры, платёжные поручения и т.п. Требования, предъявляемые к внутренним и внешним документам, в основном одни и те же. Однако все внешние документы должны быть оформлены на бланках унифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документов иной формы, которые должны содержать обязательные реквизиты.

По количеству учётных позиций различают однопозиционные и многопозиционные документы.

Однопозиционные документы носят узко специализированный характер, ограничиваясь отражением операции движения одного наименования объекта учёта (например, операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по одному номенклатурному номеру).

Если в документе представлены операции по отражению движения нескольких наименований, пусть даже в пределах одной группы (подгруппы), то такие документы называются многопозиционными (многострочными). Примером таких документов являются расчётно-платёжные ведомости, лимитно - заборные карты и др.

Многопозиционные документы находят в последнее время широкое применение в практической учётной работе. Преимущество их – в уплотнении информации, поскольку справочные сведения по учитываемому объекту заносятся в такие документы один раз. Они более удобны в условиях внедрения автоматизированного учёта.

По оформлению однородных операций выделяют унифицированные и прочие документы.

Унифицированные документы это типовые документы, утверждённые в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Среди унифицированных документов различают авансовые отчёты, платёжные поручения и т.п. Они обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на территории РФ.

Автоматизация бухгалтерского учёта расширяет возможности разработки и применения унифицированных первичных документов и электронных версий.

Унификация документов ведёт к упорядочению документации. Она должна осуществляться одновременно со стандартизацией документов, т.е. разработкой одинаковых размеров их бланков. Это позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

Не вошедшие в указанный перечень документы представляют собой прочие документы. К прочим документам принято относить документы накопительного характера: ведомость расчёта износа (амортизация основных средств, ведомость распределения торговой наценки между проданными и не проданными товарами и пр.)

Наконец, по способу заполнения различают документы, заполняемые:

- вручную;

- на пишущей машинке;

- полностью составляемые автоматизированным путём.

К документам, заполняемым вручную, относятся документы внутреннего пользования. К ним в первую очередь относятся различного рода разработочные таблицы: начисление износа по малоценным и быстроизнашивающимся предметам, основным средствам, а также накопительные ведомости и пр.

Документы, заполняемые частично механизированным путём, представлены чаще всего в виде макетированных карт. При этом речь идёт не столько о заполнении документов указанным путём, сколько о машинном, скорее техническом, способе измерения хозяйственных операций. С этой целью применяются различного рода приборы и устройства: счётчики, автоматические весы, мерная тара, пишущие электрические и иные машины и т.п.

30. Автоматизация учета в производстве.

Автоматизация учета — это не роскошь. Это мероприятие, в необходимости и эффективности которого убедились руководители большинства успешных компаний не только в России, но также в Европе, Америке.

Следствием внедрения систем автоматического учета деловых процессов предприятия, организации, компании становятся:

• Значительное повышение производительности труда и снижение трудозатрат.
• Повышение скорости выполнения задач, связанных с разного рода учетом.
• Снижение количества ошибок в документации, отчетах и т. д.
• Повышение эффективности учета, а зачастую увеличение рентабельности предприятия.
• Удобство осуществления деловых процессов и документооборота в компаниях.

Каждый из перечисленных выше пунктов — весомый аргумент в пользу того, чтобы обратить свое внимание на возможность автоматизации учета в Вашей компании. А в комплексе они становятся надежной основой для успешного и процветающего бизнеса, в какой бы отрасли деятельности ни было задействовано Ваше предприятие.