Теория управления нормативно-справочной информацией

Для обозначения подобной справочной информации в автоматизированных системах управления предприятиями на Западе используется термин Master Data (мастер-данные, основные данные), а задачи управления ею получили название Master Data Management (MDM).

В русском языке сейчас чаще применяется термин «нормативно-справочная информация» (НСИ), означающий условно-постоянную часть корпоративной информации формируемой непосредственно в процессе деятельности организации.

В состав НСИ входят словари, справочники и классификаторы, данные из которых (например, термины, единицы измерения, коды, наименования материалов, контрагентов и т. п.) используются при формировании текущих документов.

В советские времена нормативное регулирование данных деятельно осуществлялось государственными органами. Сейчас действует несколько государственных стандартных систем классификации продукции и видов деятельности (ОКП, ОКВЭД, ОКДП, ТН ВЭД, ЕКПС), однако каждая из них имеет свое специализированное назначение и не пригодна для использования в чистом виде в отраслевых или корпоративных системах.

Современные реалии незавидны: отдельные системы работают на разных программных платформах и используют разные локальные справочники, никак не связанные между собой, что препятствует информационному обмену и консолидации данных. Результаты анализа информационных систем сегодняшних крупных компаний и государственных структур позволяет сделать следующие выводы:

• большинство используемых прикладных систем построены на разных программно-аппаратных платформах;
• прикладные системы не интегрированы между собой, в них используются нестандартизованные и отличающиеся по структуре и составу справочники;
• отсутствует централизованная система поддержки доступа пользователей к нормативно-справочной информации;
• в существующих справочниках недостаточно полно описываются объекты учета, не унифицированы их наименования, не стандартизована система кодирования;
• при структуризации больших информационных массивов не используются классификаторы, облегчающие поиск требуемой информации.

Для оценки масштабов задачи обратимся к статистике. Для малого и среднего бизнеса наиболее значимые справочники насчитывают сотни и тысячи позиций каждый, для крупных компаний нефтегазового сектора размеры справочников материалов составляют от 100 до 250 тыс. позиций, а по контрагентам - от 3 до 12 тыс. записей.

Значимость темы нормативно-справочной информации хорошо проиллюстрирована на примере:

В конце второй мировой войны президент США Рузвельт поставил задачу разобраться в причинах проблем с поставками запчастей на фронт. Проведя необходимые исследования, американцы пришли к выводу, что запасные части в войска отправлялись в количестве, в несколько раз превышающем потребность в них. При этом запчастей по-прежнему не хватало из-за того, что на складах скапливались одни и те же изделия, но обозначенные по-разному и носившие разные названия. В итоге президент издал директиву о создании единой федеральной системы каталогизации предметов снабжения для государственных нужд, и в первую очередь для нужд обороны и безопасности.

Следствием отсутствия эффективной системы управления НСИ является проблема значительного увеличения материальных и трудовых затрат многих компаний и государственных структур на выполнение важных бизнес-процессов: