Хозяйственный учет, его виды и место в системе управления экономическими субъектами

Информационные потребности большинства предприятий с целью управления хозяйственными процессами одинаковы — количественная и качественная информация. Количественная информация выражена в конкретных числах, а качественная — представлена визуальными впечатлениями, разговорами, телевизионными программами и газетными сообщениями. В свою очередь количественная информация подразделяется на учетную и неучетную. Первую получают на предприятии с помощью учета. Под учетом понимаются процессы наблюдения, сбора, идентификации, оценки, классификации, обработки и передачи информации о фактическом состоянии и изменениях экономического субъекта.

На базе учета строится динамичная модель функционирования объекта управления. Ее единство проявляется в органической взаимосвязи и взаимозависимости управленческого и финансового бухгалтерского учета и статистики. Они взаимно дополняют друг друга и часто используют одну и ту же информацию. Многие формы статистической и управленческой отчетности составляются совместно работниками экономических и бухгалтерских служб (отчеты о себестоимости продукции, по труду и его оплате, объему производства и т.д.).

Вместе с тем каждый вид учета играет свою, особую роль в информационном обеспечении управления.

Оперативный учет (на многих предприятиях сегодня поглощен управленческим учетом) используется для оперативного получения информации, которая необходима для текущего управления предприятием и его подразделениями, а также для контроля за процессами и фактами хозяйственной жизни на отдельных участках производственной и финансовой деятельности.

Информация оперативного учета с высокой точностью, объективностью и необходимой подробностью отражает многочисленные качественные и количественные характеристики процессов и фактов хозяйственной жизни, несущественных с точки зрения других видов учета. Эта информация формируется на основе данных, взятых из первичных документов или получаемых устно, или передаваемых по телефону, телеграфу, факсу и т.д. При этом используются все виды учетных измерителей, но наиболее часто применяются натуральные и трудовые.

К задачам оперативного учета относятся наблюдение и документальное оформление процессов и фактов хозяйственной жизни предприятия и первичная обработка, накопление и представление данных для нужд оперативного управления и контроля. Оперативный учет отражает и контролирует отдельные хозяйственные процессы и факты, как правило, непосредственно в ходе и на месте их совершения: учет выпуска продукции, учет поставок продукции по договорам с заказчиками, использование производственных мощностей машин и оборудования, выполнение норм выработки, качество вырабатываемой продукции, ход выполнения товарооборота, реализации товаров и др. Особенностью показателей такого учета считается быстрота их получения, оформление первичных документов непосредственно при выполнении фактов и процессов хозяйственной жизни, т.е. оперативность, а также конкретность информации, ее характер, зависящий от специфики отражаемых процессов и фактов. Однако, отражал их, оперативный учет не дает целостной картины функционирования экономического субъекта. Использование информации оперативного учета ограничено временным периодом. Как правило, она теряет свое значение для управления после завершения процесса или хозяйственного факта.

Бухгалтерский учет создает информационную систему, оперирующую данными об активах предприятия, капитале и пассивах, отражает факты хозяйственной жизни по движению материальных ценностей, выпуску продукции и ее реализации. Только с помощью бухгалтерского учета возможно определить доходы и расходы по производству и реализации продукции, исчислить конечный финансовый результат хозяйственной деятельности предприятия.

Бухгалтерский учет в отличие от оперативного учета и статистики признан всеобъемлющим и наиболее достоверным видом учета в силу того, что с момента создания предприятия на протяжении всей его деятельности непрерывно в хронологическом порядке организуется сплошное отражение всех фактов хозяйственной жизни на основании первичных учетных документов. Он представляет количественную информацию и отличается тем, что оперирует данными только в денежных единицах измерения, хотя при необходимости для уточнения денежной информации применяется информация неденежного характера, выраженная в натуральных и трудовых показателях.

Бухгалтерская информационная система подразделяется на внешнюю (финансовый учет) и внутреннюю (управленческий учет). В финансовом учете формируется информация о текущих расходах и доходах предприятия, о размерах дебиторской и кредиторской задолженности, величине финансовых инвестиций и поступлений от них, состоянии источников финансирования и т.д., которая необходима для составления финансовой отчетности. Последняя открыта для публикации и предназначена как для администрации предприятия, так и для внешних пользователей: государственных налоговых органов, бирж, банков, других финансовых институтов, поставщиков, покупателей, потенциальных инвесторов. Ведение финансового учета для хозяйствующего субъекта обязательно.

Вопрос о создании внутренней учетной информационной системы решает администрация предприятия. Данная система направлена прежде всего на получение информации, необходимой для принятия управленческих решений. Она расширяет и детализирует данные финансового учета, охватывал производственные операции. Так, если внешнюю финансовую отчетность составляют по всей хозяйствующей единице и в ней находят отражение факты хозяйственной жизни, которые уже имели место в реальной действительности в денежной оценке на момент их совершения, то управленческий учет включает в себя информацию о деятельности отдельных подразделений предприятия, себестоимости различных видов выпускаемой продукции, прямых и косвенных затратах по их видам, местам возникновения и носителям затрат и т.д., и не обязательно в стоимостной оценке. Часто для принятия управленческих решений используется предполагаемая денежная оценка (особенно в условиях гиперинфляции), так как необходимо спрогнозировать информацию о величине будущих операций, объемах производства и реализации продукции, прибыли, инвестиций и т.д. Кроме того, в управленческом учете применяются и такие измерители, как тонны, метры, штуки, человеко-часы, машино—часы и прочие натуральные и трудовые (временные) измерители.

Внутренняя информация представляется в виде сводок и отчетов, в частности сметы расходов, калькуляции себестоимости продукции. Она используется при определении продажной цены продукции, планировании ее производства и реализации капитальных вложений и составляет коммерческую тайну предприятия.

Финансовый и управленческий бухгалтерский учет основывается на данных оперативного учета, которые последовательно сводятся и группируются на взаимосвязанных счетах. Полученная таким образом информация на счетах характеризует состояние и движение средств предприятия и источников их образования. Это достигается путем применения различных действий, способов и приемов бухгалтерского учета, в том числе документирования, стоимостной оценки (калькуляции), классификации в номенклатуре плана счетов, инвентаризации, идентификации, двойной записи, баланса и отчетности.

Показатели первичного бухгалтерского учета обобщаются в сводные данные, необходимые для статистических сводок и группировок, экономического (и в первую очередь финансового) анализа, оперативного управления, устранения недостатков в работе и для выявления неиспользованных внутренних резервов предприятий.

Статистический учет применяется для получения и обобщения данных, характеризующих массовые и отдельные типичные явления и процессы производственной деятельности и общественной жизни. Их количественная характеристика рассматривается в неразрывной связи с качественной с целью раскрытия закономерностей развития в реально существующих явлениях и процессах (объем производства, товарооборот, себестоимость, использование рабочего времени, динамика заработной платы и т.д.).

В части массовых явлений общественной жизни статистика изучает численность и состав населения, социально-демографические данные (о рождаемости, смертности, среднем заработке и т.п.). При помощи статистики исследуются процессы в экономике, культуре, спорте и других областях с целью анализа и прогнозирования этих процессов (процент износа основных средств, фондоотдача, темпы инфляции и т.п.).

Статистика абстрагируется от конкретного факта. Ее информация строится на обобщенных показателях, характеризующих совокупность объектов. В отличие от бухгалтерского учета, в котором применяется сплошное наблюдение процессов и фактов хозяйственной жизни, статистическое наблюдение может быть как сплошным, так и выборочным. В нем применяются специфические способы и приемы получения и обработки данных: наблюдение, группировка, сравнение, индексы, средние величины и др. Для регистрации наблюдений используются натуральные, трудовые и денежные измерители. Материалы статистического наблюдения сводятся, группируются в необходимом порядке и обобщаются в определенную систему статистических показателей.

Статистический учет использует агрегированные данные оперативного и бухгалтерского учета, а также сведения, полученные при комплексных и выборочных наблюдениях, проводимых органами статистики. Так, в торговых организациях статистическая информация характеризует величину запасов и движения товаров, реализацию товаров, вовлечение в хозяйственный оборот сверхнормативных и излишних товарно-материальных ценностей, выполнение плана поставок как в целом, так и по отдельным группам товаров, потребителям, наименованиям товаров и т.д.

Таким образом, дополняя друг друга, данные различных видов учета позволяют получить целостную картину состояния объекта.

Статистика поставляет информацию для управления экономическим субъектом в той части, которая не имеет стоимостной оценки, а также информацию в виде специальных средних и иных статистических показателей. Она используется главным образом для управления крупными хозяйственными структурами: предприятиями, комплексными программами, отраслями, регионами и в целом общественно-экономической жизнью страны. Статистика отражает экономические, демографические и иные аспекты, необходимые для управления на региональном и хозяйственном уровне страны.

Оперативный, бухгалтерский (финансовый и управленческий) учет и статистика связаны между собой за счет общности методологии учета во всем хозяйстве государства, а также показателей прогнозирования, учета и отчетности; взаимной согласованности разных видов учета, обмена данными между ними; применения унифицированных первичных документов и согласованных форм первичного наблюдения, а в большинстве случаев и отчетности.