Кадровая служба предприятия: понятие, структура, задачи функционирования в новых условиях

Функциональное разделение труда и организационная структура службы управления персоналом

Цели и функции подразделений системы управления персоналом, их цели (отдел обучения, отдел труда и заработной платы, отдел социального развития, отдел охраны труда и техники безопасности, социологическая лаборатория, отдел охраны окружающей среды, юридический отдел, отдел организации труда, производства и управления, отдел научно-технической информации, патентно-лицензионный отдел, бюро рационализации и изобретательства). Коммуникации организации. Обратная коммуникация.

Понятие организационной структуры. Организационная структура системы управления персоналом.

Типы организационных структур управления: элементарная, линейная, функциональная, матричная. Достоинства и недостатки различных типов организационных структур управления. Факторы выбора организационной структуры у правления персоналом. Ролевая структура коллектива. Содержание творческих и коммуникационных ролей. Социальная структура коллектива. Штатная структура организации. Штатное расписание предприятия.

"Структура управления организацией", или "организационная структура управления" (ОСУ) - одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Структуру можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенным для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое руководители организаций уделяют принципам и методам построения структур управления, выбору их типов и видов, изучению тенденций изменения и оценкам соответствия задачам организаций. Под структурой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. ОСУ определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей. С этих позиций структура управления представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми.

Может быть проведено несколько различных классификаций организационных структур, каждая из которых будет отражать определенный подход к анализу взаимосвязей между частями организации. Широко признано, что существует пять типов организационных структур: элементарная, функциональная, дивизиональная, структура по стратегическим единицам бизнеса и матричная структура. Элементарная организационная структура отражает двухуровневое разделение, которое может существовать только в маленьких организациях. При такой структуре в организации выделяется верхний уровень - руководитель, и нижний уровень - исполнитель. Функциональная организационная структура возникает там, где появляется разделение труда и специализация. Как только отдельные функции, например, производство, или маркетинг, или финансы получают организационное закрепление, так сразу в организации складывается функциональная организационная структура, связывающая эти подразделения в единое целое и устанавливающая связи подчинения в организации. Дивизиональная организационная структура складывается в тех организациях, в которых в силу определенных обстоятельств выделяются относительно обособленные и наделенные большими правами в осуществлении своей деятельности структурные подразделения-отделения. Основаниями для их выделения может быть производство различных продуктов в специализированных подразделениях, либо осуществление деятельности на относительно изолированных территориях, либо же работа с различными специализированными покупателями и т.п. Руководство таких подразделений имеет право само вырабатывать стратегию для руководимого ими отделения и подчиняется непосредственно высшему руководству организации. Организационная структура на базе стратегических единиц бизнеса применяется в организации тогда, когда у нее имеется много самостоятельных отделений близкого профиля деятельности. В этом случае для координации их работы создаются специальные промежуточные управленческие органы, располагаемые между отделениями и высшим руководителем. Данные органы возглавляются заместителями высшего руководства организации (обычно это вице-президенты), и этим частям корпорации придается статус стратегических единиц бизнеса. Матричная организационная структура отражает закрепление в организационном построении фирмы двух направлений руководства. Вертикальное направление - управление структурными подразделениями организации. Горизонтальное направление - управление отдельными проектами или программами, для реализации которых привлекаются люди и ресурсы различных подразделений организации. При такой структуре устанавливается разделение прав менеджеров, осуществляющих управление подразделениями, и менеджеров, руководящих выполнением проекта.

Ролевая структура коллектива определяет состав и распределение творческих, коммуникативных и поведенческих ролей между отдельными работниками и является важным инструментом в системе работы с персоналом.

Творческие роли свойственны энтузиастам, изобретателям и организаторам характеризуют активную позицию в решении проблемных ситуаций, поиск альтернативных решений и вариабельности мышления.

Коммуникационные роли определяют содержание и уровень участия в информационном процессе, взаимодействие в обмене информацией, процессе принятия решений.

Поведенческие роли характеризуют типовые модели поведения людей на производстве, в быту, на отдыхе, работе, в конфликтных ситуациях и играют важную роль в коллективе.

Основными методами для определения ролевой структуры являются социально-психологические методы, тестирование, наблюдение, анализ биографических и кадровых данных, материалы аттестации персонала, результаты проведения ролевых игр.

Умение руководителя правильно использовать ролевую структуру в управлении коллективом способствует повышению эффективности совместной деятельности коллектива, уменьшению деструктивных и психологических конфликтов, гибкому применению "мозгового штурма" при принятии сложных решений.

Социальная структура характеризует трудовой коллектив предприятия как совокупность общественных групп, классифицированных по полу, возрасту, национальному и социальному составам, уровню образования, семейному положению.

Исходными данными для анализа социальной структуры являются: листки по учету кадров: результаты социологических исследований; материалы аттестационных комиссий; приказы по кадровым вопросам.

Для получения достоверных и сопоставимых данных наиболее подходит листок по учету кадров, поскольку содержит наибольшее число сведений, подтверждаемых другими документами (паспорт, копия документа об образовании, трудовая книжка, список научных трудов, свидетельство о браке и др.). Однако листок по учету кадров не содержит ряд важных социальных показателей, что вынуждает привлекать социологические методы исследования, которые точны только в пределах высказывания респондента.

Штатная структура. Документ, носящий формирующий характер. Разрабатывается на основании анализа и оценки потребности компании в сотрудниках с учетом планов развития, существующей и планируемой организационной структурой компании, кадровой политики, маркетинговых исследований и емкости рынка. На основании данного документа составляются «Штатное расписание», «Табель учета рабочего времени», разрабатываются «Должностные инструкции». Штатная структура является основанием для открытия вакансии по той или иной должности. Содержание Штатной структуры зависит от существующей организационной структуры предприятия и планируемого развития. В данном документе содержится информация о наличии определенных должностей в определенных структурных подразделениях и отделах предприятия, а также количество данных должностей. Штатная структура утверждается высшим органом управления предприятия. В качестве дополнительной, не обязательной информации, в Штатной структуре может содержаться информация о вакантных должностях, в настоящее время она содержится в таком документе, как «План найма», носящем характер распорядительного документа. Считаем, что данную информацию разумно оформлять в виде приложения к Штатной структуре. Вышеуказанное приложение не подлежит утверждению и носит чисто информативный характер. Является рабочим документом для Кадровой службы и в части для Линейных руководителей.

Штатное расписание Документ носит учетный характер. В Штатном расписании содержится информация о фактическом состоянии кадрового состава компании и открытых вакансиях. В том числе информация о конкретных лицах занимающих определенные должности, с указанием реквизитов приказов о приеме (увольнении). В качестве дополнительно информации может содержать сведения о размере должностного оклада штатной должности. Документ разрабатывается Кадровой службой компании на основании «Штатной структуры», «Плана найма на год», «Плана найма на квартал», Приказов и Распоряжений Генерального директора в сфере кадрового регулирования и т.д. По форме Штатное расписание сходно с Штатной структурой, но отличается по значимости и юридическому статусу. На основании Штатного расписания осуществляется плановый найм и увольнение сотрудников. Штатное расписание в любой момент времени должно отражать действительное положение дел в компании.