Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.

Формуляр-зразок - це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732- 94) (рис. 1- 3).

Реквізити - це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

При оформлянні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:

• 1 - Державний герб;
• 2 - емблема організації;
• 3 - зображення нагород;
• 4 - код організації;
• 5 - код документа;
• 6 - назва міністерства чи відомства;
• 7 - назва підприємства (установи, організації, фірми);
• 8 - назва структурного підрозділу;,
• 9 - індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;
• 10 - назва виду документа;
• 11 - дата;
• 12 - індекс (вихідний номер документа);
• 13 - посилання на індекс та дату вхідного документа;
• 14 - місце складання чи видання;
• 15 - гриф обмеження доступу до документа;
• 16 - адресат;
• 17 - гриф затвердження;
• 18 - резолюція;
• 19 - заголовок до тексту;
• 20 - позначка про контроль;
• 21 - текст;
• 22 - позначка про наявність додатка;
• 23 - підпис;
• 24 - гриф погодження;
• 25 - візи;
• 26 - відбиток печатки;
• 27 - позначка про завірення копії;
• 28 - прізвище виконавця та номер його телефону;
• 29 - позначка про виконання документа та направлення його до справи;
• 30 - позначка про перенесення даних на машинний носій;
• 31 - позначка про надходження.

Реквізити бувають:

• постійні;
• змінні.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні - під час його складання.

Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту - це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.

Робоча площа документа - це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами.