Главная Случайная страница Контакты | Мы поможем в написании вашей работы! | ||
|
Связь с другими научными дисциплинами: документальная лингвистика, организация секретарской деятельности, история, архивоведение и книговедение, правоведение, экономические науки, теория управления, социология управления, психология управления, науки об информации.
6. Сущность понятия «документ»
Определение общего значения понятия «документ» является задачей теоретического документоведения, называемого документологией.
На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документаци- онном процессе. Такое определение разработано и утверждено Международной организацией по стандартизации (ИСО) при участии Международной федерации библиотечных ассоциаций, Международной федерации по документации, Международного совета по архивам, Международной организации по интеллектуальной собственности. Согласно стандарту ИСО, информация может быть записана любым способом фиксирования каких-либо сведений, т. е. с помощью не только знаков письма, но и изображения, звука и т. п. Такое определение позволяет причислить к документам все материальные объекты, которые могут быть использованы для передачи информации в обществе (включая экспонаты музеев, архитектурные памятники, образцы пород и т. п.).
В Украине официально приняты три значения документа, зафиксированные в ряде государственных стандартов (ДСТУ):
ДСТУ 2392-94. Документ I. Записанная информация, которая может рассматриваться как единица в ходе осуществления информационной деятельности.
ДСТУ 3017-95. Документ II. Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
ДСТУ 2732-94. Документ III. Материальный объект, содержащий в закрепленном виде информацию, оформленный установленным порядком и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.
Отношение между разными значениями документа строится по принципу иерархии — подчинения одного понятия другому, где каждое более широкое поглощает, включает в себя менее широкое. Необходимость поэтапного сужения объема понятия «документ» вызвана практическими целями определения предмета деятельности той или иной отрасли. Определение Документа I обязательно для использования во всех видах нормативной документации: в справочной, учебно-методической и другой литературе, относящейся к сфере информации и документации. Значение Документа II принято в сфере книгоиздания и книгораспростране- ния. Сфера использования определения Документа III — делопроизводство и архивное дело.
Главной составляющей документа выступает информация, т. е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:
1. Документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе.
2. Документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания — один из главных отличительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может.
3. Информация передается дискретно, т. е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника).
4. Как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Значение или смысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования информации.
Фиксированное сообщение имеет знаковую форму[1] потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями. Знаковость — обязательное свойство любого документного сообщения.
5. Документ — это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, — посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и др.
6. Документ обладает субстанциональностью (вещностью).
Для документа важна стабильная вещественная форма. Запись «вилами по воде» документом не считается.
Информация может быть недокументной — не закрепленной — и документной — закрепленной на вещественном носителе (бумага, магнитная лента, дискета, лазерный диск, пергамент, папирус, глиняная табличка и т. п.), специально предназначенном для ее хранения и передачи в пространстве и времени.
Материальный объект, специально предназначенный для записи, хранения и передачи информации, принято называть материальным носителем или носителем информации. Существование документа вне материального носителя невозможно.
Функция материальных объектов обусловила их особую, специфическую материальную конструкцию (форму), представленную преимущественно в виде книг, брошюр, журналов, газет, листков, буклетов, микрофиш, магнитных дискет, оптических дисков и т. п. Были также исторические формы документов в виде глиняных табличек, папирусных и пергаментных свитков и т. д. Такая конструкция дает возможность документам быть удобными для перемещения, хранения и использования их (чтение, просмотр, слушание) в социальных документных коммуникациях. Однако специальная форма объекта также не может служить единственным критерием для того, чтобы считать его документом (чистый листок бумаги, дискета или фотопленка), такая идентификация возможна лишь при наличии зафиксированного на нем сообщения, текста.
7. Генезис и развитие понятия «документ»
История возникновения и эволюция толкования термина «документ» изучена недостаточно. Среди специалистов, которые исследовали этот вопрос, следует назвать X. Арнтца, Г.Г. Воробьева, М.А. Комарова, С.Г. Кулешова, Ю.Н. Столярова, А. Суски, Г.Н. Швецову-Водку и др.
Слово документ (лат. йоситеп1ит — образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола «Досеге» — учить, обучать.
В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I, как заимствованное из немецкого и польского языков, — в значении письменного свидетельства. В начале XX в. оно имело два значения: 1) любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства); 2) вообще любое письменное свидетельство («Энциклопедический словарь» Ф. Пав- ленкова. — СПб., 1913).
Рост числа юридических документов привел к возникновению во второй половине XVII в. во Франции особой науки под названием «дипломатика». Название науки произошло от греческого слова «сИр1ота» — лист, документ (сложенный вдвое). Дипломатика стала изучать все публичные (общественные) документы, в отличие от документов личностного происхождения. Ее основоположником считается Жан Мабильон, издавший в 1681 г. в Париже «Книгу об искусстве дипломатики».
Базовое понятие «документ» толковалось в дипломатике как любое письменное свидетельство, служащее «возникновению, доказательству и выполнению прав или владению определенными правами». Документ выполнял одну из трех функций: 1) утверждение нового правового положения (акт дарения, продажи и т. п.); 2) средство доказательства перед судом (письменные показания сторон); 3) перенос полномочий с одного лица на другое (вексель, купон акций и т. п.).
Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова «документ» термины: документация — в значении подготовки и использования подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный — относящийся к документу.
Поль Отле (1868—1944) и его сподвижник и единомышленник Анри Лафонтен (1854—1943) разрабатывали теорию документации в стенах Международного библиографического института, созданного в Брюсселе в 1895 г. и в 1931 г. переименованного в Международный институт документации. По решению Международного конгресса по документации (Париж, 1937) на базе института в 1938 г. была создана Международная федерация по документации (МФД). В настоящее время МФД является международной неправительственной организацией, объединяющей ведущие информационные центры и библиотеки, работающие в области теории и практики документоведения и научно-технической информации. Организация издает с 1975 г. журнал «Международный форум по информации и документации».
П. Отле впервые ввел в научный оборот понятие «документ» в значении, близком к широкому значению понятия «книга». Его основной труд — изданный в 1934 г. фундаментальный «Трактат о документации».
П. Отле впервые использовал комплексный подход к типологической классификации документов, учитывающий содержание и форму документа, в «Трактате о документации».
Всю совокупность документов ученый разделил на три основных класса:
1. Документы библиографические, т. е. тексты, которые традиционно считают произведениями письменности и печати. Среди них — брошюры, монографии, очерки, трактаты, руководства, энциклопедии, словари, периодические и продолжающиеся издания (журналы, газеты, ежегодники и т. п.).
Кроме перечисленных, к библиографическим документам относились и тексты личного происхождения (письма), официальные сообщения и учетные (регистрационные) книги (или журналы), а также знаки-вывески, лозунги, билеты и другие проездные документы. Очевидно, что данная классификация была построена одновременно в нескольких направлениях, что привело к смешению типов и видов документов.
2. Другие графические документы, т. е. нетекстовые документы: картографические, изобразительные, нотные. Среди изобразительных названы: иконографические, содержащие печатное изображение (эстампы, гравюры, почтовые открытки и др.); фотографии; документы, воспринимаемые через проекционные устройства (в т. ч. микрокопии). Как особая разновидность выделены «памятники изобразительные»: надписи, монеты, медали, печати (штемпели).
К графическим документам П. Отле относил: «манускрипты» — рукописные книги и инкунабулы, а также «архивные документы» (управленческие), древние и современные. Первый классификационный ряд, предложенный автором, вошел практически в неизменном виде в современные классификации документа.
3. Документы-заменители книги: диски, фонограммы, кинофильмы и наряду с этим — радиовещание (запись и передача звука), телевидение, в т. ч. телефотография, радиотелефотография и собственно телевидение.
Подводя итоги, можно выделить следующие значения «документа», введенные в научный оборот П. Отле:
1. Любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты — носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления.
2. Документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее.
3. В состав документов входят также материальные объекты, созданные человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы «писанные» (т. е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).
Дата публикования: 2015-02-03; Прочитано: 2093 | Нарушение авторского права страницы | Мы поможем в написании вашей работы!