Использование элементов управления

Панель инструментов Формы. Элементами управления называются флажки, переключатели, раскрывающиеся списки и другие инструменты, которые можно добавлять к спискам, диаграммам и прочим объектам рабочего листа для облегчения работы с данными.

Элементы управления собраны на панели инструментов Формы (рис. 6.11), но не все они могут быть использованы на обычном рабочем листе. Часть из них можно размещать только в окне диалога, для создания которого нужно выбрать в контекстном меню ярлыка рабочего листа команду Добавить, а затем в открывшемся диалоговом окне – значок Окно диалога. Кнопки недоступных в данный момент элементов управления отображаются на панели инструментов светло-серым цветом.

Рис. 6.11. Панель инструментов Формы

Основным вариантом использования элементов управления является связывание их с определенными ячейками, данные которых используются в формулах при поиске информации или проведении вычислений.

Чтобы поместить элемент управления на рабочий лист, необходимо выполнить следующие операции:

В меню Вид выбрать команду Панели инструментов 4 Формы. При этом появится панель инструментов Формы, показанная на рис. 6.11.

Щелкнуть в панели инструментов на кнопке нужного элемента управления. При этом указатель мыши в поле рабочего листа обретет форму черного крестика .

Щелкнуть там, где должен находиться левый верхний угол элемента управления. При этом на рабочем листе появится выбранный элемент управления.

Вновь созданный элемент управления всегда выделен. Это позволяет изменять его размеры (буксируя размерные маркеры), перемещать по рабочему листу (захватив указателем мыши любую его границу), а также форматировать его и задавать нужные свойства (для этого используется команда Формат объекта из контекстного меню элемента управления).

Для выделения любого элемента управления нужно щелкнуть на нем правой кнопкой мыши. Чтобы выделить группу элементов управления, нужно включить панель Рисование, выбрать на ней инструмент Выбор объектов и щелкать последовательно на выделяемых объектах при нажатой клавише Ctrl или Shift (повторный щелчок на объекте снимает выделение). Когда все необходимые объекты выделены, нужно повторным щелчком отключить инструмент Выбор объектов. Все выделения снимаются щелчком в любом свободном месте рабочего листа.

Чтобы можно было изменять размеры и перемещать группу элементов управления, как еди­ный объект, целесообразно сгруппировать выделенные элементы управления. Для этого служит команда Группировка 4 Группировать из контекстного меню выде­лен­ного объекта (см. рис. 6.13,а). После группировки там же становится доступной команда Разгруппировать.

Любой выделенный элемент управления или группа выделенных элементов управления может быть скопирован через буфер обмена или посредством буксировки при нажатой клавише Ctrl. Кроме того, выделенный элемент управления или группа выделенных элементов управления может быть удален нажатием клавиши Delete или Back Space.

Рассмотрим последовательно те элементы управления, которые чаще других используются при обработке данных.

Флажок. Этот элемент управления включает или выключает действие определенного параметра. Например, флажки можно использовать для того, чтобы выделить заказанные товары для получения их суммарной стоимости (рис. 6.12). Если флажки установлены, то соответствующие ячей­ки в диапазоне A2:A6 получат значение ИСТИНА, а если флажки сняты, то ячейки получат значение ЛОЖЬ. Логические значения (ИСТИНА и ЛОЖЬ) используются в функциях ЕСЛИ, для присвоения ячейкам D2:D6 значений, равных ценам товаров, или нулей. В результате суммирования значений D2:D6 получается общая стоимость заказанных товаров.

Рис. 6.12. Пример использования флажков

Как было сказано выше, для помещения флажка на рабочий лист нужно вначале щелкнуть в панели инструментов Формы (см. рис. 6.11) на кнопке Флажок , а затем – в том мес­те рабочего листа, где необходимо поместить флажок. В результате на рабочем листе появится изображение флажка и стандартная надпись Флажок 1 (рис. 6.13,а). Флажок с надписью мо­жно отбуксировать в другое место, но их принятые по умолчанию размеры изменить нельзя (буксируя размерные маркеры, можно изменить лишь размеры области флажка).

Рис. 6.13. Флажок с контекстным меню (а) и окно настройки параметров флажка (б)

Для выполнения операций с флажком используется его контекстное меню (см. рис. 6.13,а), открываемое щелчком правой кнопки в области флажка. Так, для изменения надписи у флажка там есть команда Изменить текст (в режим редактирования текста можно перейти также двойным щелчком на надписи). В примере на рис. 6.12 надписи у флажков вообще удалены.

Наиболее важные настройки параметров флажка выполняются на вкладке Элемент управления диалогового окна Формат элемента управления (см. рис. 6.13,б). Для открытия этого окна нужно выбрать в контекстном меню флажка команду Формат объекта.

Во-первых, на вкладке Элемент управления указывается адрес ячейки, связанной с флаж­ком. Когда флажок установлен, этой ячейке присваивается логическое значение ИСТИНА, а когда флажок снят – ЛОЖЬ. В примере, показанном на рис. 6.12, флажки связаны с теми ячейками, в области которых они сами находятся, то есть с ячейками A2:A6. Поскольку слова ИСТИНА и ЛОЖЬ отображать не требуется, из эстетических соображений их можно скрыть, как это сделано в примере, показанном на рис. 6.16. Проще всего скрыть текст, задав цвет букв совпадающим с цветом фона (в нашем случае задан белый цвет букв).

Во-вторых, на вкладке Элемент управления можно установить флажок Объемное затенение. При этом квадратик флажка приобретает объемный вид (см. рис. 6.12).

Кроме того, на вкладке имеются переключатели Снят, Установлен и Смешанное. При включении первого из них флажок снимается и в связанной ячейке отображается ЛОЖЬ, при включении второго флажок устанавливается и в связанной ячейке отображается ИСТИНА, а при включении третьего флажок затеняется и в связанной ячейке отображается #Н/Д. И наоборот, если вводить перечисленные значения в связанную ячейку, будут включаться соответствующие переключатели. Никакая настройка этих переключателей не требуется.

Когда все настройки параметров в диалоговом окне Формат элемента управления сделаны, для вступления их в силу остается щелкнуть на кнопке ОК.

Счетчик. Этот элемент управления увеличивает или уменьшает значение в связанной ячейке. Щелчки на стрелке, направленной вверх, увеличивают значение, а щелчки на стрелке, направленной вниз, уменьшают значение. Например, счетчик можно использовать для того, чтобы задавать количество проданного товара (рис. 6.14,а) и при известной его цене вычислять стоимость (СТОИМ.). Расчетные формулы показаны справа от ячеек, где они находятся.

Рис. 6.14. Пример использования счетчиков (а) и вкладка Элемент управления (б)

Для помещения счетчика на рабочий лист нужно вначале щелкнуть в панели инструментов Формы (см. рис. 6.11) на кнопке Счетчик , а затем – в том мес­те рабочего листа, где необходимо поместить счетчик. В результате на рабочем листе появится изображение счет­чика стандартных размеров (рис. 6.14,а). Размеры счетчика мо­жно изменять, буксируя его размер­ные маркеры. Можно также изменить положение счетчика, отбуксировав его в другое место.

Для выполнения операций со счетчиком используется его контекстное меню, открываемое щелчком правой кнопки мыши на счетчике. Если выбрать в этом меню команду Формат объекта, откроется диалогового окна Формат элемента управления, вкладки которого показаны на рис. 6.14,б.

На вкладке Элемент управления задается адрес ячейки, связанной со счетчиком. В при­­мере, показанном на рис. 6.14,а, счетчики связаны с теми ячейками, в области которых они расположены, то есть с ячейками C2:C6. Кроме того, на вкладке Элемент управления задаются минимальное и максимальное значения связанной ячейки и шаг изменения этого значения при каждом щелчке мыши на какой-либо стрелке счетчика.

Когда все параметры счетчика заданы, для вступления их в силу нужно щелкнуть в окне Формат элемента управления на кнопке ОК.

Список. Этот элемент управления представляет собой поле с перечнем данных и полосой вертикальной прокрутки (рис. 6.15,а). Средства прокрутки становятся доступными, если все строки спис­ка не помещаются в выделенном для них поле. Выбор нужного элемента списка выполняется щелчком мыши на этом элементе (на рис. 6.15,а выбран второй элемент списка).

Список можно использовать, например, для того, чтобы упростить ввод длинных названий в ячейку, а также автоматизировать получение справочной информации по выбранному элементу. Например, если список содержит марки мониторов, то для выбранного монитора можно получить все его характеристики, а затем распечатать их. В примере, показанном на рис. 6.15,а, список содержит всего три марки мониторов и для каждой из них предусмотрены только два параметра (Цена и Время отклика). В общем случае размер списка и число харак­терис­тик его элементов может быть сколь угодно большим.

Рис. 6.15. Пример использования списка (а) и фрагмент вкладки Элемент управления (б)

Прежде чем поместить список на рабочий лист, необходимо выполнить следующие операции (по­яс­ним это на примере, показанном на рис. 6.15,а):

¡ Подготовить диапазон данных, которые должны входить в список. На рис. 6.15,а это марки мониторов, введенные в ячейки C1:C3.

¡ Ввести в какие-то ячейки названия и единицы измерения тех параметров, для которых бу­дет выводиться справочная информация. В нашем примере это Цена ($) и Время отклика (мс), введенные в ячейки A6 и A7.

После этого можно приступить непосредственно к добавлению элемента управления. Для помещения списка на рабочий лист нужно:

В панели инструментов Формы щелкнуть на кнопке Список , а затем – в том месте рабочего листа, где должен находиться левый верхний угол списка. При этом на рабочем листе отобразится пустое поле списка стандартных размеров. Размеры списка мо­ж­но изменять, буксируя его размер­ные маркеры. Можно также изменить положение списка, отбуксировав его в другое место.

Щелкнуть правой кнопкой на списке и выбрать в появившемся контекстном меню команду Формат объекта. В результате откроется окно Формат элемента управления.

В этом окне на вкладке Элемент управления (см. рис. 6.15,б) щелкнуть в поле Формировать список по диапазону, а затем выделить диапазон данных C1:C3. В результате в этом поле отобразится ссылка $C$1:$C$3.

Щелкнуть в поле Связь с ячейкой, а затем – на любой свободной ячейке. В результате в поле попадет соответствующая ссылка (в нашем примере это $H$1). Именно в этой ячейке будет отображаться порядковый номер выбранного элемента списка. В дальнейшем этот номер можно скрыть, задав такой же цвет текста, как цвет фона.

Для завершения операции необходимо щелкнуть в окне Формат элемента управления на кнопке ОК.

После настройки параметров списка остается лишь ввести формулы в ячейки A5, C6 и C7 (см. рис. 6.15,а). При выборе разных элементов списка в ячейке A5 будет отображаться полное название монитора, а в ячейках C6 и C7 его цена и время отклика.

Раскрывающийся список. Этот элемент управления занимает всего одну строку, в левой части которой отображается выбранный элемент списка, а в правой – кнопка раскрытия списка . Для выбора другого элемента списка следует щелк­нуть на кнопке раскрытия, а затем в открывшемся списке выбрать (также щелчком мыши) нужный элемент. В результате список свернется, а выбранный элемент отобразится слева от кнопки раскрытия.

Раскрывающийся список можно использовать в тех же целях, что и обычный список. Но он будет занимать меньше места на рабочем листе.

Так же, как при создании простого списка, в данном случае нужно выполнить ряд подготовительных мероприятий, важнейшим из которых является создание диапазона данных, которые будут входить в раскрывающийся список.

Операции, которые выполняются при создании раскрывающегося списка, практически идентичны тем, которые описаны выше для простого списка. Отличие лишь в том, что в панели инструментов Формы щелчок выполняется на кнопке Поле со списком . В остальном все по-прежнему: на вкладке Элемент управления, в поле Формировать список по диапазону (см. рис. 6.15,б), нужно сделать ссылку на подготовленный диапазон данных, а в поле Связь с ячейкой – сделать ссылку на ту ячейку, в которой будет отображаться порядковый номер выбранного элемента списка.

Еще одна особенность заключается в том, что вновь созданный раскрывающийся список не имеет текстового поля. Изначально отображается только кнопка раскрытия списка с размерными маркерами. Отбуксировав левый средний размерный маркер влево, можно открыть текстовое поле, в котором будут отображаться выбранные элементы списка. При этом раскрывающийся список может обрести, например, такой вид: .

Группа переключателей. Эти элементы управления используются в тех случаях, когда из нескольких взаимоисключающих параметров нужно выбрать один. Переключатели всегда размещаются группами. Выбор нужного параметра выполняется щелчком мыши на соответствующем переключателе. В результате выбранный переключатель помечается точкой, а ранее включенный переключатель выключается (его точка исчезает).

Поскольку переключатели размещаются группами, перед их выбором нужно добавить на рабочий лист элемент управления Группа, имеющий вид рамки, объединяющей в группу помещенные в него переключатели. Для добавления этого элемента управления нужно щелкнуть в панели инструмен­тов Формы на кнопке Группа , а затем – в том месте рабочего листа, где должен находиться левый верхний угол окна группы. При этом на рабочем листе ото­бра­зит­ся рамка со стандартной надписью: Окно группы. Эту надпись можно изменить или удалить. Размеры окна группы и положение этого окна на рабочем листе можно изменять.

Когда окно группы помещено на рабочий лист, в нем можно разместить необходимое количество переключателей. Для помещения переключателя нужно щелкнуть в панели инструмен­тов Формы на кнопке Переключатель , а затем в том месте окна группы, где этот переключатель должен находиться. При этом в окне группы появится переключатель со стандартной надписью, например, Перекл. 7 (здесь число определяет порядковый номер добавленного элемента управления). Надпись у переключателя можно изменить или удалить. Размер переключателя не регулируется, а его положение в окне группы можно изменять, буксируя переключатель мышью.

Независимо от положения переключателей в окне группы, каждый переключатель имеет свой порядковый номер. Переключатель, помещенный в окно группы первым, имеет номер 1; переключатель, помещенный вторым, – номер 2 и т.д. Именно эти порядковые номера и определяют, вариант обработки данных при выборе того или иного переключателя.

Для выполнения операций с переключателем используется его контекстное меню, открываемое щелчком правой кнопки мыши на переключателе. Если выбрать в этом меню команду Формат объекта, откроется диалогового окна Формат элемента управления, имеющее шесть вкладок: Цвета и линии, Размер, Защита, Свойства, Веб и Элемент управления.

Наиболее важная настройка выполняется на вкладке Элемент управления. Здесь задается адрес ячейки, связанной с переключателями, находящимися в окне группы. При этом независимо от того, для какого переключателя задан адрес связанной ячейки, данная настройка рас­пространится на все переключатели группы. В связанной ячейке отображается порядковый номер выбранного переключателя. Поэтому ссылка в формуле на связанную ячейку позволяет управлять вычислениями с помощью переключателей.

Поясним сказанное на конкретном примере. Допустим, что мы хотим оперативно получать суммарную стоимость отобранных товаров (рис. 6.16). В одних случаях нас будет интересовать стои­мость (СТОИМ.) товаров в гривнях, а в других случаях – в долларах. Для этого нужно быстро пересчитывать цену товаров из одной денежной единицы в другую.

В примере, показанном на рис. 6.16, для пересчета цен используется группа из двух пере­ключателей: Цена в грн и Цена в $. На вкладке Элемент управления для них задана связанная ячейка F2. При выборе первого переключателя она получает значение 1, а при выборе второго переключателя – 2. Поскольку для нас важно значение ячейки F2, а не ее вид, эта ячейка отформатирована так, что цифры в ней не видны (задан белый цвет шрифта).

При известных ценах товаров в гривнях и заданном в ячейке H1 курсе доллара (5.3) пересчет цен в зависимости от значений ячейки F2 можно выполнять с использованием функции ЕСЛИ. Например, для чашки ценой 10 грн. в ячейку C2 необходимо ввести формулу: = ЕСЛИ($F$2=1;10;10/$H$1). Для блюдца ценой 15 грн. в ячейку C3 нужно ввести формулу: = ЕСЛИ($F$2=1;15;15/$H$1) и т.д. Тогда при включенном переключателе Цена в грн. таблица будет иметь вид, показанный в левой части рис. 6.16, а при включенном переключателе Цена в $ таблица будет выглядеть так, как это показано в правой части рис. 6.16.

Рис. 6.16. Пример использования флажков, счетчиков и переключателей

Для выбора товаров, стоимость которых нужно вычислить, в нашем примере использованы флажки. Так же, как в примере, показанном на рис. 6.12, в данном случае флажки связаны с теми ячейками, в области которых они сами находятся, то есть с ячейками A2:A6. Если флажок установлен, соответствующей ячейке столбца A присваивается логическое значение ИСТИНА, а если снят – ЛОЖЬ. Поскольку слова ИСТИНА и ЛОЖЬ отображать не требуется, из эстетических соображений они скрыты. Для этого в ячейках A2:A6 задан белый цвет шрифта, совпадающий с цветом фона.

Количество (КОЛ-ВО) отобранного товара в ячейках D2:D6 изменяется с помощью счет­чиков. Щелчки на стрелке направленной вверх увеличивают количество товара, а щелчки на стрелке направленной вниз уменьшают его количество.

При настройке параметров счетчиков на вкладке Элемент управления заданы адреса ячеек, связанных с этими счетчиками. В нашем при­­мере счетчики связаны с теми ячейками, в об­ласти которых они расположены, то есть с ячейками D2:D6. Здесь же заданы минимальное (1) и максимальное (100) значения связанной ячейки, а также шаг изменения этого значения (1) при каждом щелчке мыши на какой-либо стрелке счетчика.

Для вычисления стоимости товаров, отмеченных флажками, в нашем примере используется функция ЕСЛИ. При установленном флажке стоимость вычисляется как произведение цены товара на его количество; а при снятом флажке стоимость товара равна нулю. Например, формула для вычисления стоимости чашек в ячейке E2 имеет вид: =ЕСЛИ(A2;C2*D2;0).