Управление данными с помощью форм

Общая характеристика форм. Форма для списка – это объект Excel, содержащий элементы управления (поля ввода, кнопки и средства прокрутки), предназначенные для ввода, отображения, удаления или изменения элементов списка. Чтобы открыть на экране форму для какого-либо списка, необходимо:

Щелчком выделить любую ячейку этого списка (на рис. 6.1,а выделена ячейка C3);

В меню Данные выбрать команду Форма. В результате на экране отобразится форма[1], имеющая вид диалогового окна с элементами управления (см. рис. 6.1,б). В строке заголовка находится название формы, совпадающее с именем рабочего листа (на рисунке это Лист1).

В левой части формы одно над другим распложены имена полей, а рядом с ними, в обла­с­тях ввода, – соответствующие поля первой записи (Витязь, Январь, 3, 150000, 20000).

В цент­ре окна размещена линейка вертика­ль­­ной прокрутки, с помощью которой можно быстро перемещаться от одной записи к другой вниз или вверх. Для перехода к следующей записи можно использовать также клавишу Enter или кнопку Далее, а для возврата – кнопку Назад. Кроме того, перемещаться по списку можно с помощью клавиш Вверх (­) и Вниз (¯).

В правой части формы одна над другой распложены кнопки управления, а над кнопками указан номер отображаемой (текущей) записи и общее количество записей в списке. В нашем примере это 1 из 7, то есть отображается первая запись из семи записей списка.

Добавление, удаление и редактирование записей. Для добавления новой записи в конец списка используется кнопка Доба­вить (см. рис. 6.1,б). Если щелкнуть на этой кноп­ке, в форме отобразятся пустые области ввода добавляемой записи, и в первой области появится курсор. После ввода первого поля записи (в нашем случае – названия судна) нужно щелчком мыши или нажатием клавиши Tab перей­ти во вторую область и ввести туда следующее поле (название месяца). Таким же образом нужно заполнить третье и последующие поля ввода. Когда все поля новой записи будут введены, можно закрыть форму или продолжить добавление записей. В первом случае нужно щелкнуть на кнопке Закрыть, а во втором – на кнопке Добавить. Для добавления новой записи можно также нажать клавишу Enter.

Чтобы добавлять записи в список, не обязательно использовать форму. Можно просто заполнять таблицу строка за строкой. Но при этом не реализуются сервисные функции формы:

● не выполняется автоматическое форматирование добавляемых записей по образу и по­добию предыдущей части списка;

● не копируются автоматически формулы из предыдущей записи с настройкой относительных ссылок.

Обе эти возможности реализуются только в том случае, если добавление записей в список выполняется с использованием формы. Например, если бы в таблице на рис. 6.1,а был столбец Премия, и раз­мер премии вычислялся как 10% от Прибыли, то при добавлении каждой новой записи формула для расчета премии копировалась бы и настраивалась автоматически.

С помощью формы можно не только добавлять, но и удалять записи. Для удаления отображаемой в форме записи служит кнопка Удалить. Если щелкнуть на этой кнопке, появится предупреждение, что запись будет удалена. После подтверждения текущая запись удаляется, а все сле­дующие за ней записи сдвигаются на одну строку вверх. Удаленную запись нельзя восстановить с помощью команды отмены выполненной операции.

Поля списков можно редактировать точно так же, как любые другие дан­ные электронных таблиц. Когда в списке найдена нужная запись, можно прямо в форме отредактировать любое ее поле. Для этого следует выбрать щелчком мыши (или с помощью клавиши Tab) нужную область ввода и изменить ее содержимое. После первого же изменения становится до­ступной кнопка Вернуть (см. рис. 6.1,б). Щелчок на этой кнопки (или нажатие клавиши Esc) отменяет сделанные изменения. Но воспользоваться кнопкой Вернуть можно только до перехода к другой записи. После такого перехода кнопка Вернуть снова становится недоступной.

Поиск записей по заданным критериям. Эта операция выполняется, когда список большой и найти в нем нужные записи трудно. Для поиска записей по критериям следует сделать текущей первую запись списка и щелкнуть в форме на кнопке Критерии (см. рис. 6.1,б). В ре­зультате этого форма превратится в окно формирования критериев поиска (рис. 6.2,б).

Рис. 6.2. Список (а) и окно критериев поиска (б)

Изначально все области ввода окна критериев пустые. Пользователь сам определяет ну­ж­ные ему критерии и вводит их в соответствующие области, как это показано на рис. 6.2,б.

При работе со списками используются два вида критериев: текстовые и числовые. Простейший текстовый критерий – это текстовое поле какой-либо записи. Например, в качестве такого критерия можно задать название судна Трепанг. Если после этого щелкнуть на кнопке Далее, будет найдена первая запись[2], удовлетворяющая заданному критерию: Трепанг, Январь, 7, 200000, 25000. Все поля найденной записи отобразятся в областях ввода фор­мы. Для перехода к следующей записи, удовлетворяющей заданному критерию (Трепанг, Январь, 25, 100000, 15000), нужно снова щелкнуть на кнопке Далее. Последующие щелчки на кнопке Далее не дадут никаких новых результатов, так как рейсов Трепанга в списке больше нет. Чтобы вернуться к первой записи для Трепанга, нужно щелкнуть на кнопке Назад.

При формировании текстовых критериев поиска часто применяют шаблоны (маски), содержащие символы подстановки "*" и/или "?". Символ "звездочка" заменяет любое число букв, цифр и спецсимволов, а вопросительный знак заменяет только один символ в той позиции, где он стоит. Например, если название судна задать шаблоном "*ь", то будут найдены все суда, названия которых заканчиваются мягким знаком (в списке на рис. 6.2,а это Витязь и Керчь). А если задать шаблон "????ь", то будет найдено только судно Керчь.

Как было сказано выше, наряду с текстовыми, используются и числовые критерии. При этом их часто предваряют операторами сравнения. Например, если нужно найти рейсы, прибыль в которых больше 22000 грн, то в качестве критерия поиска необходимо задать > 22000.

Если для поиска используются несколько критериев, будут отыскиваться записи, которые удовлетворяют всем этим критериям. Например, на рис. 6.2,б заданы три критерия поиска: название судна заканчивается мягким знаком; перевезенный груз не менее 200000 тонн; полученная прибыль больше 22000 грн. Этим условиям удовлетворяет только рейс Витязя 30-го января.

Если в списке нет записей, удовлетворяющих заданным критериям, то после щелчка на кнопке Далее прозвучит звуковой сигнал и в областях ввода формы отобразятся поля те­ку­щей записи.

В заключение отметим, что в окне критериев (см. рис. 6.2,б) появились кнопки Очистить и Правка, которых не было в форме. Первая из них служит для очистки областей ввода от находящихся там критериев поиска, а вторая – для возвращения из окна критериев в форму.