Делопроизводственная документация 19 века

В связи с созданием министерств меняется документация. Делопроизводство стало громоздким и запутанным. Основным материалом для делопроизводственной документации остается бумага.

Разновидности делопроизводственной документации:

1. Протокольная документация. Наиболее распространенным видом был журнал, который велся в виде протоколов заседаний. В журнале указывалось, какому учреждению он принадлежит, проставлялся номер, дата заседания, присутствовавшие. Далее излагалось содержание рассматриваемого вопроса и мнения присутствующих. Однако обсуждение обычно записывалось безлично: указывалась точка зрения большинства и меньшинства или только резолюция по вопросу. Показательны журналы многочисленных комиссий и комитетов, занимавшихся разработкой и проведением крестьянской реформы 1681 года. Например, из журналов Главного комитета об устройстве сельского состояния можно узнать только содержание обсуждавшихся документов и заключение по ним. Более подробной записью заседания, отчета о нем является стенограмма – дословное изложение хода заседания (судебные процессы, заседание 1-й государственной Думы).

2. Отчетная документация. Она включает такие виды документов, как отчет (отчет о деятельности центральных и высших государственных учреждений, отчеты о деятельности местных учреждений, годовые отчеты, отчеты, представлявшиеся царю как «всеподданейшие»), доклад ( в отличие от отчета, доклад посвящался конкретному вопросу, проблеме или событию), докладная записка. Различные доклады, справки, докладные записки прилагались, например, к журналам заседаний коллегиальных органов.

3. Нормативная документация. Это внутренняя документация, на основе которой работает учреждение (положения, уставы, кадровый состав и т. д.)

4. Распорядительная документация. Распространенным документом являлся циркуляр. Циркуляры обычно разъясняют законодательные акты или административные распоряжения. Большая группа подобных документов была секретной. Наряду с циркулярами к распорядительной документации относят указы, повеления, постановления, предписания.

5. Деловая переписка. Переписка государственных учреждений делится на три основные группы: переписка вышестоящих органов с подчиненными им учреждениями; переписка равных учреждений или не находящихся в подчинении друг у друга; переписка нижестоящих учреждений с вышестоящими. Все эти документы существовали в двух экземплярах. Подлинник отправлялся адресату, а копия (отпуск- список документа без печати ) оставалась в учреждении-отправителе. Наличие отпуска часто помогает восстановить потерянные документы.

6. Учетная документация. Важным направлением деятельности в развитом делопроизводстве является учет и систематизация документов. В государственных учреждениях России учет осуществлялся в виде журналов или реестров входящих и исходящих бумаг. Такие журналы и реестры служат важным справочным документом и помогают в розыске материалов. Систематизация и хранение документов осуществлялась в форме «досье». «Досье» или «дела» формировались по хронологическому порядку или тематическому порядку.