Теоретична частина. У діловій сфері часто приходиться працювати з даними з різних джерел, кожне з який пов'язане з певним видом діяльності

У діловій сфері часто приходиться працювати з даними з різних джерел, кожне з який пов'язане з певним видом діяльності. Для координації всіх цих даних необхідні певні знання й організаційні навички.

Електронною базою даних (БД) називається послідовність даних заданої структури, записана на магнітний диск комп'ютера.

Системи керування базами даних (СКБД) є набором програмних засобів, необхідних для створення, використання і підтримки баз даних.

База даних – це набір даних з наступними властивостями:

- дані логічно пов'язані між собою й несуть відповідну інформацію;

- структура баз даних звичайно відповідає тому специфічному набору даних, які вона містить;

- бази даних відображають тільки окремі аспекти реального світу, що дає змогу визначити їх як "мікросвіт".

СКБД поєднує відомості з різних джерел в одній реляційній базі даних. Створювані форми, запити й звіти дозволяють швидко й ефективно обновляти дані, отримувати відповіді на питання, здійснювати пошук потрібних даних, аналізувати дані, друкувати звіти, діаграми й поштові наклейки.

Системи керування даними першого покоління

СКБД першого покоління характерні тим, що кожна група користувачів розробляла своє власне програмне забезпечення для керування даними. Наслідками такої сепаратизації стало надмірне дублювання програмних кодів і даних.

Системи керування даними другого покоління

Файли взаємопов'язаних даних об'єднуються в бази даних. СКБД створюються для таких досвідчених користувачів, як програмісти.

Системи керування даними третього покоління

Можливості СКБД розширились. Створені розвинуті інтерфейси, що забезпечують інтерактивний доступ звичайним користувачам.

Переваги СКБД:

- зменшення надлишковості даних;

- без баз даних неможливо уникнути зберігання надлишкових даних;

- при наявності центрального контролю баз даних деякі надлишкові дані можна усунути;

- надлишкові дані не можуть бути повністю усунені, оскільки велику роль у СКБД відіграють питання часу й достовірності.

У світі існує безліч СКБД. Незважаючи на те, що вони можуть по-різному працювати з різними об'єктами і надають користувачу різні функції й засоби, більшість СКБД спираються на єдиний комплекс основних понять. Це дає нам можливість розглянути одну систему й узагальнити її поняття, прийоми й методи на весь клас СКБД. В якості такого навчального об'єкта розглянемо СКБД Microsoft Access, що входить до пакета Microsoft Office. Вона дозволяє розв’язувати широке коло завдань користувачів без програмування і доступна для широкого кола непрофесійних користувачів персональних комп’ютерів.

СКБД Access розроблена для експлуатації у комп’ютерних мережах у середовищі Windows. Одна з основних переваг СКБД Ассеss полягає у тому, що вона має прості та зручні засоби обробки кількох таблиць у одній базі даних. Таблиця є основним об’єктом бази даних. У одній базі даних зберігається кілька таблиць та засоби зв’язування таблиць.

У системі Acсess є різні способи керування даними, а саме:

· система меню;

· панелі інструментів;

· контекстне меню;

· укажчик миші;

· комбінації клавіш.

СКБД Access має значну кількість спеціальних програм – “майстрів”. Є майстер таблиць, майстер кнопок, майстер форм та ін. Майстри здійснюють діалог з користувачем, у процесі якого визначаються дані, необхідні для розв’язування відповідної задачі. Для зручності роботи кожен майстер має певні етапи (кроки). Будь-який етап можна пропустити або звернутись до попередніх.

Формою представлення даних на екрані користувач може керувати. Важливо правильно конструювати форми, оскільки саме з ними працює користувач при введенні і редагуванні записів бази даних. Крім того, форми можна використовувати для збирання та виведення інформації.

Хід виконання роботи