Определение управления проектами

Поскольку понятие проекта, как было установлено ранее, прежде всего связывается с целенаправленными изменениями больших систем, самое общее определение УП – это «управление изменениями». Что же входит в состав понятия УП? Так как на этот счет существует много различных публикаций и мнений, то обратимся к авторитетным источникам и посмотрим, какой смысл вкладывают в это понятие профессионалы из стран-родоначальников УП.

1. Свод знаний по управлению проектами, PMI, США:

«Управление проектом (УП) или Project Management (РМ) – это искусство руководства и координации людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта путем применения современных методов и техники управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта».

2. Английская ассоциация проект менеджеров:

«Управление проектами – это управленческая задача по завершению проекта во время, в рамках установленного бюджета и в соответствии с техническими спецификациями и требованиями. Проект менеджер является ответственным за достижение этих результатов».

3.DIN 69901, Германия:

«Управление проектом – это единство управленческих задач, организации, техники и средств для реализации проекта».

В соответствии с в понятие «управление» («менеджмент») входят следующие признаки:

1. Отдельный индивидуум не может справиться с решением большого объема задач, это требует объединения специалистов и разделения труда. Результатом является необходимость в социально-технической системе или системе управления, преследующей определенные цели.

2. Чтобы достигнуть определенных целей, требуются ресурсы, которые необходимо обеспечить, скомбинировать, скоординировать и использовать.

3. Действия по обеспечению достижения целей обозначают словом «менеджмент» («управление»). С одной стороны, структура системы управления должна развиваться планово, с другой – необходимо организованно оформить протекание процессов ее работы, коммуникаций и принятия решений как внутри системы, так и за ее пределами.

4. Организация как социально-техническая система определяет рамки, внутри которых управление (как институт) может решать свои задачи (управление как функция).

5. Все выделенные признаки управления, как видно с первого взгляда, имеют силу для всех видов проектов, а также для мероприятий, имеющих признаки проекта.

6. Основываясь на этих характеристиках, проф. Х. Решке определяет управление проектами как «прямую, межпрофессиональную корпорацию процессов планирования, управления и принятия решений при межпрофес-сиональной постановке задач».

На наш взгляд, более строгое и полное определение дано PMI, однако два других определения дополняют понятие УП и обогащают его.

Основное содержание управления проектами

Проекты, как правило, тогда считаются успешными, когда удается достигнуть поставленных целей проектов при соблюдении установленных сроков и бюджета.

По все положения дисциплины «управление проектом» основываются на следующей гипотезе:

– Организованное протекание проекта больше способствует достижению целей проекта, чем неорганизованное (организация вместо импровизации).

Компонентами такой организации являются:

- содержание работы (что),

- время работы (когда) и

- порядок работы (с кем), – с ними связаны различные элементы управления проектами.

Содержание работы по УП состоит из объектов и действий или процессов для создания этих объектов. «Конечный объект» или «предметная область» проекта декомпонируется в структурной модели проекта на нескольких уровнях на частичные объекты и / или действия. Для уточнения «предмета» проекта в целом и для отдельных элементов структурного плана проекта должны быть найдены и включены в определение проекта основные и частичные цели. Поскольку цели проекта могут изменяться в ходе его осуществления и обнаруженные ошибки должны быть устранены, необходимо систематическое управление изменениями, чтобы планировать изменения, контролировать их проведение и воздействие на сроки, расходы и другие характеристики проекта. Управление качеством должно с начала осуществления проекта обеспечивать достижение установленного заказчиком или соответствующего требованиям рынка качества. Управление контрактами регулирует отношения с заказчиком, исполнителями и поставщиками.

Помимо декомпозиции проекта необходимо определить работы и процессы, которые необходимо выполнить для достижения результата проекта, и установить их последовательность. При помощи структурной или фазовой модели, которая делит весь процесс на отдельные временные отрезки (фазы), в первом приближении задается выполнение проекта. Окончание фаз соответствуют вехам, то есть значительным и, как правило, контролируемым событиям проекта. В большинстве случаев вехам соответствуют определенные промежуточные результаты.

В конце каждой фазы должно приниматься решение о прерывании проекта или его продолжении, возможно, со значительными модификациями.

Для детального планирования работ и сроков недостаточно одной структурной модели. Необходимо дополнить ее сетевым планом (или другими моделями, например, линейными диаграммами).

Сетевой план, в котором должны содержаться вехи фазовой модели, показывает зависимость отдельных работ друг от друга и позволяет произвести определение самых ранних и поздних сроков начала и окончания отдельных работ, а также резервы времени.

Если на отдельные работы спроецировать необходимые для их выполнения средства, то можно определить потребность в средствах на проект или сумму проектов (мультипроектное планирование), распределенную во времени.

Результатом оценки потребности в используемых средствах с учетом расходов или прямого соотнесения расходов и работ (комплексов работ), является планирование расходов на проект, которое определяет размер и распределение во времени спланированных для проекта расходов.

Путем определения зависящих от времени расходов осуществляется также планирование потребности в платежных средствах для проекта и формирование его бюджета.

Для планирования выполнения работ, времени, ресурсов и стоимости имеются специальные пакеты программного обеспечения, которые можно использовать при работе с персональными компьютерами и другими ЭВМ.

Упомянутые методы и способы служат для предварительной координации, ориентированной на будущее. При текущей координации работ следует учитывать отклонения действительного прогресса проекта от заданного. Это задачи оперативного управления проектами. Здесь требуется определение достигнутого прогресса проекта на текущий момент, установленной системы отчетности и эффективной коммуникации, чтобы возможно быстро информировать всех заинтересованных лиц о состоянии проекта. При управлении проектом, которое охватывает не только сравнение заданного и действительного состояний проекта и анализ отклонений, но и регулирование, должны учитываться сложные отношения между сроками, затратами и целями проекта.

Если проект осуществляется в рамках предприятия, то задача руководства предприятия – однозначно задать цель проекта и отрегулировать распределение ответственности. В задачи же руководителя проекта входит, помимо ориентированного на проект планирования, контроля задач и управления ими, также создание в проекте и для проекта рабочего климата, который обеспечивает целенаправленное и экономичное осуществление проекта и дает каждому участнику проекта возможность самореализации.

проект управление планирование средство