ПАСПОРТ. Открывается список паспортов архива за разные годы

Открывается список паспортов архива за разные годы. Затем из списка имеющихся паспортов выбирается нужный, после чего появляется первый экран паспорта.

Здесь осуществляется формирование паспорта архива. Информационная структура паспорта и его выходные формы полностью соответствуют формам паспорта, входящим в Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

В программе предусмотрена выдача паспорта в двух формах - в виде документа на бумаге и в электронном формате в виде отдельного файла (pasport.dbf) простой структуры с целью его передачи в вышестоящий орган для автоматизированной обработки.

Статистические таблицы паспорта содержат 236 показателей, из них 150 заполняются в данной программе автоматически на основе информации, введенной в разделы “ФОНД” и “ОПИСЬ”. Для заполнения оставшихся 86 показателей нужно привлекать данные, которые выходят за пределы функционального назначения данной программы.

Ниже приводится выходная печатная форма паспорта и ее информационная структура. Экранная форма паспорта по своей компоновке немного отличается от формы, которая выдается на печать, что объясняется различием формата экрана и бумажного листа А4. При этом по содержанию обе формы абсолютно идентичны.

В приведенной форме серым цветом тонированы поля, значения которых подсчитывается автоматически. В незакрашенные серым поля данные вводятся вручную. В ячейках таблиц и внетабличных строках буквами Х или ХА с номерами показаны идентификаторы полей файла pasport.dbf. Незаполняемые ячейки таблиц помечены символом Z.

Данные паспорта в части автоматически подсчитываемых сведений будут верны, разумеется, только в случае полного заполнения соответствующих количественных показателей по фондам и описям архива. Предусмотрена, тем не менее, возможность “полуавтоматического” формирования паспорта до заполнения всей базы. С этой целью все “счетные” поля паспорта (серые ячейки таблиц) доступны для ручного ввода и редактирования.

Кому представляется XA1

Кем представляется XA2

Паспорт XA3

архива на 1 января God......г.