Проведение специального мероприятия

Специалист по связям с общественностью часто отвечает за прове­дение разного рода специальных мероприятий: презентаций, конферен­ций, торжественных церемоний и т.д. При подготовке таких мероприя­тий он готовит документы, которые служат основой всей работы: график подготовки (календарный план) мероприятия, списки приглашенных гостей и журналистов, сценарий проведения и бюджет мероприятия (см. ниже главу 5 «Коммуникационная программа»). По завершении меро­приятия PR-менеджер готовит итоговый отчет.

Например, сценарий торжественной церемонии вручения призов победителям конкурса может включать в себя следующие позиции:

Следовательно, график подготовки такой церемонии может выгля­деть следующим образом:

Итоговый отчет должен отражать основные этапы подготовки и ход | проведения мероприятия. Но главное — оценка эффективности меропри­ятия, поэтому в отчете отмечаются наиболее удачные моменты мероприя­тия и недостатки в его проведении, которые следует учесть в дальнейшем. В отчет также включаются публикации в СМИ, в которых упоминается или каким-либо образом комментируется проведенное мероприятие. При этом учитываются те же показатели, что и при проведении монито-ринга прессы, т.е. тираж издания или охват зрительской/слушательской аудитории, статус СМИ, общий тон публикаций и их объем и т.д.

Задание 1. Ваш факультет через два месяца планирует провести День открытых дверей. Обычно на этом мероприятии выступает декан фа­культета, организуется выставка, показываются рекламные ролики об университете и факультете и т.д. Напишите детальную программу этого мероприятия, включая календарь его подготовки.

Задание 2. Составьте график подготовки студенческой конференции по проблемам связей с общественностью, которую планирует провес­ти ваш университет. Продумайте и подготовьте сценарий торжествен­ной церемонии открытия конференции.

Задание 3. Продумайте и предложите свой сценарий проведения Дня города.

Задание 4. Местный музей принимает выставку картин художников-пе­редвижников из фондов Третьяковской галереи. Продумайте и предложите сценарий проведения презентации по поводу открытия этой выставки. Напишите приглашение на презентацию. Обратите внимание на его дизайн.

Задание 5. Планируется провести выставку рисунков детей — воспитан­ников местного детского дома, посвященную Дню защиты детей (1 июня). Составьте график подготовки и напишите сценарий цере­монии открытия выставки, в которой примут участие мэр города и генеральный спонсор — представитель компании «Интеллект», про­изводящей школьное оборудование.