Формы документированной информации

Документированная информация может выступать

· в форме отдельного документа

· в форме массива документов (документального фонда, архива, баз данных и знаний, других форм организации информации).

Порядок документирования информации (систематизация, классификация, обеспечение соответствующими реквизитами с учетом источника, формы, назначения, носителя, условий хранения) регламентируется:

· стандартами, действующими на территории Республики Беларусь,

· правилами республиканского органа по архивам и делопроизводству

Эти стандарты и правила должны соблюдаться всеми юридическими и физическими лицами в процессе их деятельности.

Документирование информации преследует следующие цели:

· позволяет установить владельца информации;

· позволяет обеспечить условия защиты информации в процессе ее хранения, обработки и передачи.

Совокупность документированной информации, включая базы данных и знаний, организованной по определенным принципам и тематической направленности и используемой субъектами правоотношений в своей деятельности, создает информационные ресурсы.

Информационные ресурсы могут иметь государственное значение или относиться к категории, имеющей значение только для юридических и физических лиц.