Организация применения (внедрения) информационных технологий на предприятии (в организации)

При внедрении информационной технологии в фирму необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.

Первая концепция ориентируется на существующую структуру фирмы. Информационная технология приспосабливается к организационной структуре, и происходит лишь модернизация методов работы. Коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Происходит распределение функций между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны и организационная структура фирмы не меняется.

Основной недостаток такой стратегии — необходимость непрерывных изменений формы представления информации, приспособленной к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое оперативное решение "вязнет" на различных этапах информационной технологии.

К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска и затраты.

Вторая концепция ориентируется на будущую структуру фирмы. Существующая структура будет модернизироваться.

Данная стратегия предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами.

К основным ее недостаткам следует отнести:

· Существенные затраты на первом этапе, связанном с разработкой общей концепции и обследованием всех подразделений фирмы;

· Наличие психологической напряженности, вызванной предполагаемыми изменениями структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.

Достоинствами данной стратегии являются:

· Рационализация организационной структуры фирмы;

· Максимальная занятость всех работников;

· Высокий профессиональный уровень;

· Интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей.

Новая информационная технология в фирме должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, ее обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.

Эффективность внедрения информационных технологий

С точки зрения возмож6ности повышения конкурентоспособности предприятия, наибольший интерес представляют информационные технологии, а их внедрение являются темой, безусловно интересующей руководителей различного уровня и соответствующих специалистов. Как правило, в этом случае речь идет о поиске ответов на очень широкий круг вопросов. Например: какие факторы затрудняют или облегчают внедрение информационных технологий, где следует использовать их в первую очередь?

В тоже время основной проблемой, связанной реализацией такого рода проектов, следует считать оценку их эффективности, определяемую возможностями использования информационных технологий для совершенствования деятельности компании в целом. Действительно, при всей значимости информационных технологий для организации бизнеса следует отметить, что их применение не может носить случайный характер и должно учитывать нужды конкретного предприятия, существующие особенности управления, а так же технологические аспекты построения информационных систем. Например, по утверждению ряда фирм, оказывающих консалтинговые услуги в области информатики, быстрое расширение парка вычислительной техники, которое происходит без принятия соответствующих мер в области контроля за ее приобретением и использованием, приводит к значительным перерасходам бюджетных средств и низкой рентабельности.

Поэтому для компаний все актуальнее становиться исключение необоснованных и недостаточно продуманных вложений в информационные технологии, а так же оптимизация расходов на них и их перспективное планирование. Зачастую все улучшения, связанные с применением информационных технологий, сводятся к тому, что сотрудники начинают более аккуратно оформлять рабочую документацию и выполнять другую не всегда нужную работу. Например, среднестатистический служащий, постоянно пользующийся ПК несколько часов рабочего времени в неделю тратит на «улучшение» интерфейсов своих программ и другие бессмысленные настройки.

Одним из факторов успешной информатизации следует считать выработку внутрифирменных стандартов на приобретаемое оборудование и ПО. В противном случае, вследствие плохой совместимости приобретаемых средств информатики, расходы на обслуживание увеличиваются, а обучение сотрудников для работы с ними превращается в серьезную проблему.

Как вывод, можно сказать, что производители могут предложить только общие методы построения информационных систем, а их внедрение и эффективное использование практически полностью определяется успешным сочетанием маркетинговой стратегии компании с возможностями ее информационной инфраструктуры, а так же организацией совместной работы подразделений предприятия.

Информационные технологии сбора и обработки данных, управления текущей деятельностью предприятия (организации), автоматизации офиса, поддержки процессов принятия решений на основе математического моделирования и систем искусственного интеллекта.

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки.

Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Основные компоненты информационной технологии обработки данных:

· Сбор данных,

· Обработка данных;

· Хранение данных;

· Создание отчетов (документов).

Целью информационной технологии управления текущей деятельностью предприятия является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Задачи обработки данных: оценка планируемого состояния объекта управления; оценка отклонений от планируемого состояния; выявление причин отклонений; анализ возможных решений и действий.

Основные компоненты информационной технологии управления: Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.

Информационная технология автоматизированного офиса – организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи, и работы с информацией.

Технические средства, обеспечивающие технологию автоматизации офиса:

· Текстовый процессор,

· Табличный процессор,

· Электронная почта,

· Электронный календарь,

· Аудио-почта,

· Компьютерные и телеконференции,

· Видеотекст,

· Хранение изображений,

· Специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения, что является основной целью этой технологии, происходит в результате итерационного процесса, в котором участвуют: система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления; человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.

В состав системы поддержки принятия решений входят три главных компонента:

· База данных,

· База моделей

· Программная подсистема, которая состоит из системы управления базой данных (СУБД), системы управления базой моделей (СУБМ) и системы управления интерфейсом между пользователем и компьютером.

Экспертные системы основаны на использовании искусственного интеллекта. Экспертные системы дают возможность менеджеру или специалисту получать консультации экспертов по любым проблемам, о которых этими системами накоплены знания.

Под искусственным интеллектом обычно понимают способности компьютерных систем к таким действиям, которые назывались бы интеллектуальными, если бы исходили от человека.

Основными компонентами информационной технологии, используемой в экспертной системе, являются:

· Интерфейс пользователя,

· База знаний,

· Интерпретатор,

· Модуль создания системы.