Ранжирование процессов в организации

Важность процесса/ состояние процесса	Высокая эффективность	Средняя эффективность	Низкая эффективность
Очень важный процесс	Процесс 1	-	Процесс 2
Важный процесс	Процесс 6	Процесс 3	-
Второстепенный процесс	Процесс 5	Процесс 7	Процесс 4

Анализ таблицы может показать, что одни процессы, отмеченные как важные могут оказаться низко эффективными. Наоборот, второстепенные процессы – высокоэффективными. На основании этих данных может быть принято управленческое решение о сосредоточении усилий и модернизации наиболее важных, но не эффективных процессов. В ходе работы с процессами данные этой таблицы могут меняться.

Данная диагностика основывается на одном из методе опроса – методе экспертных оценок. Чаще всего применяется при проведении семинаров – тренингов для руководителей. Метод отличается большой долей субъективизма.

Анализ процесса по отношению к типовым требованиям. Любой процесс организации можно анализировать с точки зрения удовлетворения некоторым требованиям. В настоящее время в мире нет специализированных стандартов, регламентирующих требования к процессам. Практически единственным документом, предъявляющим требования к организации процесса, является МС ИСО 9001: 2000.

МС ИСО 9001: 2000 предлагает использовать для организации постоянного улучшения процесса цикл Деминга (цикл PDCA – Plan – Do- Check – Act).

Требования к типовому процессу в соответствии со стандартом ИСО 9001: 2000:

1. Требования к владельцу процесса

1.1. Должен существовать один владелец процесса

1.2. Полномочия и ответственность владельца процесса должны быть четко определены.

1.3. Не должно быть пересечений полномочий и ответственности с другими руководителями организации.

2. Границы процесса.

2.1. Границы процесса должны быть четко определены (по функции и ответственности руководителей) и зафиксированы документально.

2.2. Границы функциональных подразделений процесса должны быть четко определены.

3. Регламентирующие документы.

3.1. Должно существовать действующее описание процесса.

3.2. Должны существовать действующие положения о подразделениях.

3.3. Должны существовать действующие должностные инструкции

3.4. Должны существовать действующие внутренние стандарты.

3.5. Должна функционировать система актуализации документации.

3.6. Процесс должен соответствовать действующим законодательным актам и нормативным документам, регламентирующим выполнение процесса.

4. Выходы процессов.

4.1. Выходы процесса должны быть четко определены

4.2. Пользователи каждого выхода процесса должны быть четко определены, потребности пользователей оформлены документально.

4.3. Должны существовать спецификации, содержащие требования на каждый выход процесса.

4.4. Каждый выход должен быть закреплен за ответственным исполнителем.

4.5. Должна функционировать система контроля качества выходов процесса.

5. Входы процесса.

5.1. Входы должны быть четко определены

5.2. Поставщики каждого входа процесса должны быть четко определены, требования к поставщикам специфицированы.

5.3. Должны существовать спецификации, содержащие требования на каждый вход процесса.

5.4. Каждый вход должен быть закреплен за ответственным исполнителем.

5.5. Должна существовать система входного контроля качества.

6. Ресурсы.

6.1. Ресурсы должны быть четко определены.

6.2. Должны существовать спецификации, содержащие требования к каждому ресурсу.

6.3. Каждый ресурс должен быть закреплен за ответственным исполнителем (материально ответственным лицом).

7. Показатели процесса.

7.1. Показатели эффективности процессов должны быть определены и постоянно использоваться на практике.

7.2. Должны быть определены и использоваться показатели услуг процесса.

7.3. Должна существовать система сбора и использования данных удовлетворенности потребителя.

Процесс должен быть подвергнут анализу на наличие цикла PDCA.

Данный цикл функций создается вокруг процесса (см. рис.)

Рис. Анализ процессов на основе цикла Деминга.

Назначение функций цикла показано в таблице.

Таблица

№	Функции цикла PDCA	Описание
	Планирование процесса	Группа функций по планированию: - показателей эффективности процесса; - показателей продукта.
	Анализ процесса	Группа функций по анализу: - показателей эффективности процесса; - показателей продукта; - данных удовлетворенности клиентов процесса.
	Улучшение процесса	Группа функций по улучшению процесса за счет изменения: - регламентирующих документов процесса; - персонала; - инфраструктуры.

Процесс должен быть подвергнут также анализу с точки зрения наличия цикла управления по отклонениям. Этот цикл включает пять групп функций процесса (см. таблицу).

Если в результате анализа выясняется, что процесс удовлетворяет всем указанным выше трем группам требований, то организацию процесса можно считать удовлетворительной. Дальнейшая работа по улучшению такого процесса будет заключаться в анализе и улучшении его показателей.

Таблица.

№	Функции цикла управления	Описание
	Планирование	Группа функций по технико – экономическому и финансовому планированию работ по процессу
	Выполнение	Группа функций по выполнению процесса (подготовка документа, производство продукции)
	Учет	Группа функций по регистрации фактической информации по выполнению процесса
	Контроль	Группа функций по контролю выполнения плановых показателей деятельности(в сравнении с фактическими)
	Принятие решения	Группа функций по подготовке к принятию управленческих решений на основании данных по отклонениям от плановых показателей деятельности

Визуальный анализ графических схем имеет несколько существенных ограничений. Процесс представляет собой сложный объект, описать который в одной графической схеме невозможно. Любая графическая схема будет отражать информацию в соответствии с выбранным средством описания (нотацией). Любые ошибки или недоработки при формировании графической схемы процесса приводят к невозможности эффективного анализа. Кроме того, изучая графическую схему процесса, можно сделать определенные выводы об отсутствии каких – либо нужных его элементов только на основе практического опыта и знаний в данной сфере, опыта других предприятий, знаний стандартов.

В первую очередь, схему можно подвергнуть анализу с точки зрения входов – выходов. В этом случае анализ состоит из двух частей:

1) анализ потребности во входах / анализ потребностей в выходах;

2) анализ неиспользуемых выходов.

Анализ потребностей во входах проводится следующим образом. Последовательно рассматривается каждая функция процесса. Выполняется содержательный анализ каждой функции. Определяется состав необходимой для ее выполнения информации. Проверяется, содержится ли данная информация во входящих документах. Если нужной информации нет ни в одном документе, это может означать отсутствие необходимого для выполнения функции документа. Аналогично выполняется анализ по материальным входам, персоналу, инфраструктуре. Для поиска необходимого документа проводим опрос персонала и находим поставщиков нужной информации. Далее следует выяснить, почему данная информация не оформляется документально и не передается заинтересованному лицу.

Анализ неиспользуемых выходов означает поиск тех выходов процесса (функций), который не используются в других процессах (функциях). Практика показывает, что на предприятии или в организации существует множество документов, которые нигде не используются, либо используются формально. Такие документы могут подготавливаться, оформляться, складываться в папку и пылиться годами. Такие документы можно смело отнести к неиспользуемым.

Для поиска неиспользуемых выходов следует составить таблицу:

Таблица

Функция	Наименование документа
Документ 1	Документ 2	Документ 3	…
Разработка документа	Функция 1	Функция 5	Функция 2	…
Использование документа	Функция 34	Не используется	…	…

Для того, чтобы выявить неиспользуемые документы, необходимо последовательно проследить всю цепочку движения документа по организации. За стартовую точку берется функция процесса, на выходе которой рассматриваемый документ появляется в первый раз. Далее последовательно анализируются все функции, связанные с обработкой, использованием и хранением данного документа.

С помощью графического анализа исследуются так же функции процесса. При этом можно выявить отсутствие необходимых функций, наличие излишних функций, дублирование функций. Анализ необходимых функций проводят на основе знаний эксперта о том, как должен быть организован процесс для обеспечения его эффективного функционирования. Но, тем не менее, можно определить ряд безусловных функций. Например, для управленческих процессов верхнего уровня в нотации IDEF0 этот необходимый набор функций включает функции планирования, учета, и принятия решения. При описании производственных процессов чаще всего забывают такие функции, как функция входного статистического контроля, функции, выполняемые во внештатных ситуациях; функции по обработке несоответствующей продукции, функции по учету фактической информации по процессу.