Порядок ведення касових операцій

Для приймання, зберігання і витрачання готівкових коштів підприємство має касу. Поря­док ведення касових операцій регламентується Інструкцією про організацію роботи з готівково­го обігу установами банків України і Поряд­ком ведення касових операцій у національній валюті в Україні. Розмір сум готівки в касі підприємства обмежений лімітом, встановленим банком за узгодженням з підприємством. Готівка понад установленої норми може зберігатися в касі тільки в дні виплати заробітної плати, пенсій, допомоги, стипендій протягом трьох робочих днів, включаючи день одержання грошей у банку.

Розрахункиготівкою підприємств з громадянами мають проводитися з оформлен­ням прибуткових та видаткових касових ордерів, касового або товарного чека, квітанцii. договору купівлі-продажу, актів закупівлі, виконання робіт або інших документiв, які засвідчують факт купівлі товару, виконання роботи, надання послуги.

Видача готівки з кас підприємств проводиться за видатковими касовими ордерами і за відповідним чином оформленими платіжними відомостями. Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими. Оплата праці, виплата допомоги з тимчасової непрацездатності, стипендій і премій проводиться касиром за платіжними відомостями без скла­дання видаткового касового ордера на кожного одержувача. На загальну суму виданих за відомістю грошей виписується видатковий касовий ордер або ставиться на відомості

штамп «Видатковий касовий ордер №___».

Гроші за касовими документами приймаються і видаються тільки в день складання цих документів. Видачу грошей касир здійснює тільки тій особі, яка зазначена у видат­ковому касовому ордері або документі, що його заміняє. Якщо гроші видаються за дору­ченням, в ордері після прізвища, імені та по батькові одержувача грошей зазначається прізвище, ім'я, по батькові особи, якій довірено одержання виплати. Якщо видача здій­снюється за відомістю, перед розписом в одержанні грошей касир робить напис «За дорученням». Доручення залишається в касира і прикріплюються до видаткового касо­вого ордера або відомості.

Після завершення касових операцій касир зобов'язаний підписати видаткові і при­буткові касові ордери, погасити штампом або написом «одержано» чи «оплачено» відповідно.

Всі касові документи до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєст­рації прибуткових і видаткових касових ордерів (табл. 1), документу надається по­рядковий номер. Виправлення, підчищення, помарки в касових документах не допуска­ються. Зіпсований документ знищується і виписується новий.

Таблиця 1

Прибутковий документ	Сума, грн.	Примітка	Видатковий документ	Сума, грн.	Примітка
дата	номер	дата	Номер
15.01.01			Отримано на виплату зарплати	15.01.01			Фонов Н.І., на відрядження

Всі надходження і видачі готівки в національній валюті обліковуються у касовій книзі. У відділеннях зв'язку надходження і видача готівки відображаються в касовому щоденнику, на підприємствах сфери торгівлі, громадського харчування і послуг під час розрахунків з населенням застосовуються касові апарати. Записи в касовій книзі вико­нують під копіювальний папір в двох примірниках, один з яких є звітом касира.

Звіти касира з додатком касових документів перевіряються в бухгалтерії, де проста­вляються кореспондуючі рахунки з рахунком 30 «Каса». Оброблені в такий спосіб звіти використовуються для групування операцій у Журналі № 1 за кредитом рахунка 30 «Каса» і у Відомості № 1.1 — за дебетом того самого рахунка. Записи у відповідних графах Журналу № 1 та Відомості № 1.1 проводяться підсумками за день. Для кожного касового звіту в цих регістрах призначений окремий рядок, тобто кількість заповнених рядків має відповідати кількості касових звітів, складених за місяць.

Наприкінці місяця в облікових регістрах за рахунком 30 підраховуються підсумки в розрізі кореспондуючих рахунків і звіряються з оборотами за цими рахунками, відобра­женими в інших ордерах або відомостях у кореспонденції з рахунком 30. Відмітки про виконане звірення заносяться до рядка «Відмітки», після чого кредитовий оборот з Жур­налу № 1 до Головної книги за рахунком 30 записують у графу «Разом за кредитом», а складові його суми за рахунками, що дебітуються, заносять до дебету відповідних ко­респондуючих рахунків. Журнал підписують виконавці та головний бухгалтер.

Залишок коштів у касі відображається у Відомості № 1.1 тільки на початок і кінець місяця. З Відомості № 1.1 вносять до Головної книги за рахунком 30 суму в графу «Разом за дебетом», виводять сальдо на перше число наступного місяця. Залишок кош­тів, виведений у Відомості на кінець місяця, має відповідати залишку на кінець дня останнього касового звіту і даним Головної книги.

Якщо підприємство здійснює операції з готівкою в іноземній валюті, для відобра­ження грошових операцій за кожним видом іноземної вштюти ведеться окрема касова книга. У бухгалтерському обліку ці операції відображаються в окремому для кожного виду валюти Журналі № 1/1 за кредитом субрахунка 302 «Каса в іноземній валюті» рахунка 30 у кореспонденції з дебетом рахунків і Відомості № 1.1/1 за дебетом субрахун­ка 302 з розподілом сум за кредитом кореспондуючих рахунків.

У касі підприємства для відображення грошових операцій за кожним видом інозем­ної валюти ведеться окрема касова книга. Звіти касира ведуться за кожною валютою окремо. Дані зі звіту касира заносяться до бухгалтерських регістрів у грошовій одиниці України. Одночасно ці самі записи відображаються в обліку в тій грошовій одиниці (долар США, євро та ін.), у якій фактично здійснювалась операція. Ці показники зано­сяться до облікових регістрів у вигляді подвійного значення: над рискою зазначається сума в іноземній валюті, під рискою — її еквіваленту у грошовій одиниці України. Для аналітичного обліку ведуть картки, де відображається рух валюти за кожним її видом.

Для визначення еквівалента використовується офіційний курс гривні до іноземної валюти, який встановлює Національний банк України на дату здійснення кожної опера­ції в іноземній валюті.

Рахунок 30 «Каса» має такі субрахунки:

301 «Каса в національній валюті»;

302 «Каса в іноземній валюті».

За дебетом рахунка 30 «Каса» відображається надходження коштів до каси підприєм­ства в кореспонденції з рахунками 15 «Капітальні інвестиції», 31 «Рахунки в банках». 36 «Розрахунки з покупцями і замовниками», 37 «Розрахунки з різними дебіторами», 42 «Додатковий капітал», 46 «Неоплачений капітал», 60 «Короткострокові позики», 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками», 66 «Розрахунки з оплати праці», 70 «Доходи від реалізації» і т.д. За кредитом відображається виплата коштів з каси під­приємства в кореспонденції з дебетом рахунків 31 «Рахунки в банках», 37 «Розрахунки з різними дебіторами», 45 «Вилучений капітал», 63 «Розрахунки з постачальниками і під­рядниками» (оплата рахунків-фактур за товарно-матеріальні цінності, послуги, викона­ні роботи), 67 «Розрахунки з учасниками», 66 «Розрахунки з оплати праці», 91 «Загаль-новиробничі витрати», 93 «Витрати на збут» та ін.

Суми, прийняті в касу або видані з каси, розшифровуються в регістрах з обліку касо­вих операцій незалежно від звітів касира. Наприклад, суми, видані з каси підзвітним особам, обліковуються на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» рахунка 37 «Розрахунки з різкими дебіторами». Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться в Журналі № 3 (Додаток № 6). Синтетичний і аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами здійснюється в єдиній системі записів. Записи ведуться позиційним (лінійним) способом: операції за однією підзвітною сумою (видача авансу, витрата коштів, повернен­ня суми невикористаного авансу або відшкодуваннясуми перевитрати) відображаються на одному рядку. У зазначеному Журналі за кожною підзвітною особою показуються сума заборгованості і дата її виникнення, суми виданих під звіт коштів, дата видачі.

Підставою для заповнення оборотів за підзвітними особами у Журналі № 3 є такі документи: записи видачі готівки, повернення й утримання невикористаних сум — на підставі касових документів; наказ, розрахункова відомість у випадку утримання з заро­бітної плати співробітника вчасно не повернутого авансу; записи витрачених сум — на підставі авансових звітів із доданими документами.

Наприкінці місяця за кожною підзвітною особою визначається сальдо рахунка, під­водяться підсумки, проставляються дата і підписи виконавця та головного бухгалтера, дані переносяться до Головної книги.