Слідкуйте за логічністю та послідовністю викладу, основну увагу — найсуттєвішому, а розбивши текст на смислові абзаци, ви полегшите його сприймання адресатом

Доповідна записка укладається за вказівкою керівника або ж з ініціативи її автора і може також містити повідомлення про наявний факт, подію, ситуацію, що склалася з укладачем, його підлеглими чи на підприємстві, ділянці тощо.

Доповідні записки поділяються:

1. За походженпям на внутрішні і зовнішні.

Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає.

Зовнішні оформляються на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника.

2. За призначенням на звітні, інформаційні та ініціативні.

Пропозиція — документ, що є різновидом доповідної записки і містить перелік конкретних пропозицій із певних питань.

Укладаються пропозиції аналогічно доповідним запискам, але, як правило, після вказівки керівництва. Текст пропозиції не містить аналітичної частини, а лише вступну (обгрунтування) та висновкову (перелік пропозицій).

Реквізити:

1. Місце укладання — повна назва організації, від імені якої укладається записка, та її реквізити (для зовнішніх).

2. Адресат — посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка, у Д. відмінку.

3. Адресант — посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, яка подає записку у Р. відмінку.

4. Назва документа, номер (для внутрішніх).

5. Заголовок («про...»).

6. Текст — може поділятися на такі частини:

а) загальну — лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції;

б) описову — аргументоване пояснення причини, факту, учинку, події; з'ясування певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

в) висновку — конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів.

7. Додаток (якщо є) із зазначенням кількості сторінок, примірників тощо.

Протокол — це документ колегіальних органів, у якому фіксують місце, час, мету і результат проведення зборів, конференцій, засідань, нарад та ін. У протоколі занотовують склад присутніх, зміст доповідей, що заслухані, та винесені ухвали з обговорених питапь. Зміст інших протоколів — об'єктивний опис певного факту чи події.

Протоколом також оформляється певна діяльність адмістративних, державних, міждержавних структур, слідчих міліцейських та судових органів.

Відповідно до обсягу фіксованих даних усі протоколи поділяють на три групи.

Стислі (короткі), текст яких містить лише назви обговорених питань (під рубрикою «СЛУХАЛИ») та ухвалу або поширену резолюцію щодо цих питапь (під рубрикою «УХВАЛИЛИ»

Повні, у тексті яких окрім ухвал стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зі6рання. До повного протоколу заносять також запитання доповідачам та конспективний запис виступів під час обговорення.

Стенографічні, у яких дослівно зафіксовано виступи, репліки, запитання, обговорення та весь хід засідання, зборів.

У протоколах зазначають такі відомості.

1. Назва документа (посередині та порядковий номер (після слова «Протокол»).

2. Дата проведения заходу, засідання та ін. (ліворуч).

3. Місце проведения (праворуч).

4. Назва заходу, зібрання із зазначенням його характеру (загальні збори; установча, наукова, ювілейиа конференція; виробнича, розширена, позачергова нарада тощо).

5. Назва установи, організації, закладу чи їхнього структур­ного підрозділу, де вібувається захід.

6. Посада, прізвище та ініціали особи, яка веде збори.

7. Посада, прізвище та ініціали особи, яка укладає протокол.

8. Склад учасників заходу зазначається за таким принципом:

посада, звання, прізвище та ініціали керівників уста­нови, службових осіб, почесних гостей та інших запрошених, членів президії (якщо є);

якщо кількість присутніх членів колективу не перевищує 15 осіб, то вказують прізвища та ініціали всіх учасників (за абеткою);

якщо кількісний склад присутніх перевищує зазначену вище цифру, у протоколі вказують лише загальну кількість, додавши до нього реєстраційний лист (укладений за абеткою).

9. Відсутніх і причини відсутності зазначають або поіменно (за абеткою), або лише загальну кількість, якщо відсутніх більше 10 осіб.

10. Порядок денний (питання, що розглядаються, формулюють у Н. відмінку, зазначивши посаду, прізвище та ініціали особи доповідача).

11. Текст поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить пункти: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ» (ці слова подають із нового рядка великими літерами).

12. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.

13. Підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).

Витяг із протоколу — один із найпоширеніших видів документації. Він є короткою (усіченою) формою повного протоколу відображає конкретне окреме питання. Витяг надається окремим особам чи надсилається організаціям, установам на їх письмовий запит. У протоколі, із якого зроблено витяг, зазначають, на якій підставі, кому й коли подано чи надіслано документ.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Номер документа, із якого робиться витяг.

3. Назва організації, установи, яка проводила засідання, на­раду.

4. Дата проведення зборів, засідання.

5. Номер питання, що розглядалося, і його суть (як його сформульовано у протоколі).

6. Текст (винесена ухвала щодо питання, яке розглядалося).

7. Посада, прізвище та ініціали того, хто підписав оригінал (без його підпису).

8. Посада, підпис, ініціали та прізвище того, хто уклав витяг.

9. Дата укладання витягу.

Звіт — документ, який містить відомості (інформацію) про результати діялъності за певний період часу, виконання заходів, доручень, завданъ і подається керівникові структурного підрозділу, організації або до керівного органу.

Реквізити:

1. Гриф затвердження — праворуч (для зовнішніх).

2. Штамп установи (якщо не на бланку) — для зовнішнього документа.

3. Назва документа.

4. Заголовок, який має такі дані, як:

— «про роботу атестаційної комісії; «про роботу відділу...», -«про педагогічну (виробничу) практику» -тощо;

— термін звітності ( з 09.01.2002 до 09.02.2002, за 1 квартал2002 р. тощо);

— статус, посада й місце роботи (навчання) укладача;

— прізвище та ініціали укладача.

5. Текст, який має такі частини:

— вступ (зазначається обсяг завдань, які були поставлені перед установою, відділом чи конкретною особою за звітний період);

— основна частина (зміст, аналіз виконаної роботи. практики тощо);

— висновки (рекомендації, критичні зауваження поліпшення чи вдосконалення форм або методів роботи, практики, перспективи на майбутнє).

6. Додаток (якщо є):

— службова (доповідна, пояснювальна) записка

— довідкові матеріали;

— квитанції, проїзні документи, рахунки тощо про витрачені кошти (для фінансової звітності).

7. Підпис автора документа.

8. Посада керівника установи, його підпис, ініціали та прізвище (для зовнішніх).

9. Дата укладання.

10. Печатка (для зовнішніх).

Довідка — це документ інформаційного характеру, що містить опис та підтвердження біографічних і юридичних фактів, діяльності окремих осіб чи обставин діяльності закладів, установ, підприємств.

Довідки поділяються на особисті та службові.

Особисті підтверджують той чи інший 6іографічний або юридичний факт конкретної особи.

Службові повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, дільниці чи всього підприємства. Укладання службової довідки потребуе ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення і грунтовного аналізу отриманих даних про факти й події службового характеру. У ній можуть наводитися таблиці, графіки, приєднуватися додатки. Якщо довідка охоплює відомості з декількох питань, її текст може складатися з розділів.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Назва організації, що видає довідку.

3. Дата видачі.

4. Номер.

5. Вихідний номер і дата письмового запиту про необхідність довідки (якщо такий існував).

6. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка.

7. Текст.

8. Призначення (куди подається довідка).

9. Підписи службових осіб.

10. Печатка.

План роботи — це документ, що встановлює точний і чіткий перелік намічених заходів (ро6іт) для їхнього подальшого виконання. Він має такі складові: послідовність, обсяг, умови й забезпечення виконання, термін для кожного етапу й для всього обсягу, кошторис, керівників і конкретних виконавців (відповідальних за кожний пункт плану).

Окрім рубрикованого тексту плани можуть мати графіки, діаграми, таблиці, схеми тощо. Розрізняють такі групи планів:

а) річні (календарний, фінансовий, навчальний);

б) піврічні (семестрові); в) квартальні (четвертні); місячні, декадні, тижневі, добові.

Наявність тих чи інших реквізитів обумовлюється видом, формою та призначенням плану:

1. Гриф затвердження.

2. Назва документа.

3. Назва установи чи структурного підрозділу.

4. Термін, на який укладено план.

5. Порядковий номер.

6. Термін виконання конкретного виду роботи (заходу).

7. Зміст роботи.

8. Посада, прізвище та ініціали виконавця.

9. Посада, прізвище та ініціали відповідального.

10. Відмітка про місце, дату, факт та якість виконання (проведення) роботи.

Службові плани робіт підписують посадові особи, які відповідають за їх виконання, а індивідуальні - ті, хто їх укладає, із наступним затвердженням керівником.

Прес - реліз – це коротке повідомлення для преси про певну важливу подію.

Існують різні підстави для написання прес-релізів. Головною з них є усвідомлення необхідності ознайомити якомога ширшу аудиторію з подією, що пов’язані з діяльністю вашої установи, фірми, компанії.

Подія може вважатися об’єктом новин, якщо:

· є цікавою, важливою для широкого кола людей;

· походить із джерела, що заслуговує на довіру;

· стосується подій, що відбулися нещодавно чи відбу­дуться незабаром;

· пов'язана з певним відкриттям, із захистом інтересів громадян.

Слід враховувати й те, чи є важливими ці події для вас. Якщо ви хочете досягти успіху, треба пам'ятати:

1) не повідомляйте інформацію, що потенційно не здатна привернути увагу (зацікавити) громадськості;

2) визначте ЗМІ (національні або регіональні газети, що­тижневики, дайджести новин, випуски новин на радіо й те­лебаченні, місцеві телеканали, рекламні оголошення), що позитивно відреагують на ваше повідомлення;

3) запропонуйте можливий варіант назви публікації, а також додайте до прес-релізу фотокартку (читачі насамперед звертають увагу на фото та заголовки, а вже потім знайом­ляться з текстом);

4) переконайтеся, що прес-реліз надіслано саме тому жур­налістові, який відповідає за подібні речі (оскільки важливо, аби ваше повідомлення не загубилося в паперовому морі або не пішло «блукати» редакційними столами).

Прес-реліз має такі реквізити:

1. Назва документа.

2. Адресат (може зазначатися або ні).

3. Формулювання мети.

4. Текст.

5. Дата розсилання.

6. Підпис(и).

7. Адреса й контактний телефон відправника (у разі по­треби журналісти зможуть зателефонувати для з'ясування більш детальної інформації).

Готуючись до написання прес-релізу, перш за все визнач­те, яку саме інформацію потрібно висвітлити в тексті; сфор­мулюйте її одним-двома реченнями перед текстом та виділіть жирним шрифтом.

Початкова фраза (мета повідомлення) повинна бу­ти коротким викладом усього прес-релізу, вона має містити найважливішу інформацію вашого повідомлення в кількох вступних рядках. Формулюючи мету, необхідно пам'ятати п'ять запитань: Хто? Що? Де? Коли? Чому? і відповісти на них. Наприклад:

На ринку відеопрокату в Україні з 'явилися стрічки віт­чизняного кінематографа.

Щодо написання тексту прес-релізу не існує єдиних за­гальних настанов, оскільки повідомлення про створення но­вої установи, фірми вимагатиме зовсім іншого підходу й міститиме зовсім іншу інформацію, ніж, скажімо, про від­криття у медицині нових ліків. Без сумніву, текст має бути коротким, достовірним і по суті.

Отже, найголовніше для написання прес-релізу — обізна­ність із предметом повідомлення та достатня інформативність.

Якщо прес-реліз за обсягом перевищує 2 сторінки, ба­жано робити підзаголовки до головних питань (пунктів) або залишати достатньо вільного місця для того, щоб редактор зміг використати його для написання власних підзаголовків. Тобто не рекомендують перетворювати текст на один су­цільний блок інформації, що може дуже швидко відвернути увагу. Такий текст можуть недочитати до кінця.

Речення у прес-релізі мають бути короткими, але зміс­товними та зрозумілими.

Прес-реліз слід друкувати через півтора інтервала — по­рівняно невеликий проміжок між рядками полегшує роботу журналіста з текстом і спрощує внесення його до редак­ційного комп'ютера.

Після того, як ви надіслали прес-реліз до редакції, варто зателефонувати згодом (скажімо, наступного дня) для того, щоб дізнатися, чи було його прочитано і який журналіст є «відповідальним» за його подальшу долю. Це значно полег­шить спілкування з конкретним виданням і сприятиме вста­новленню особистих контактів із працівниками редакції.

Стаття – це науковий або публіцистичний твір невеликого розміру в збірнику, журналі, газеті. Вона є результатом мисленнєвого процессу, в якому поєднуються аналіз, структурування, формулювання та висловлення думок. Отже, стаття – це візуальне вираження результатів мисленнєвої діяльності.

Якщо ви вирішили написати статтю, спершу зосередьтесь на з’ясуванні таких питань:

1. Головна тема статті.

2. На кого розрахована стаття.

3. Допоміжні засоби, якими ви можете скористатися під час написання статті.

Процес написання статті складається з таких етапів:

1. Попередній збір інформації.

2. Формування тексту статті.

3. Визначення структури статті – заголовків, підзаголовків, кількості частин, глав тощо. З’ясування питання, в яких структурних частинах тексту буде розкриватися головний зміст.

4. Написання статті.

Під час написання статті можете скористатися такими порадами:

-чітко з’ясуйте, яка остаточна мета вашої статті;

- стаття має ґрунтуватися на переконливих фактах, уникайте сумнівних прикладів;

- найважливіше й найголовніше повідомляйте на початку статті;

- поділіть текст на абзаци, оскільки суцільний текст погано сприймається читачем;

- будуючи речення, уникайте однієї й тієї ж структури. Одноманітність ніколи не була привабливою;

- намагайтесь уникати іншомовних слів;

- дотримуйтесь норм літературної мови;

- намагайтесь уникати надто довгих речень;

- всередині тексту подайте заголовки та підзаголовки;

- написавши статтю, дайте «сирому» тексту відлежатися хоча б один день, потім критично перечитайте його й відредагуйте.

Оголошення — це документ, у якому міститься необхідна іформація. За змістом оголошення поділяються на два види:

1. Організаційні — оголошення про подію чи захід.

2. Рекламні — оголошення про навчання, роботу, послугн, пропозиції тощо.

Як організаційні, так і рекламні оголошення за формою бувають: писані, мальовані, комбіновані, відтворені механічним способом та ін.

Текст будь-яких оголошень повинен бути лаконічним, конк ретним і містити вичерпну інформацію про дату, час, місце та зміст події чи заходу. Рекламні оголошення повинні висвітлювати перелік послуг, товарів, їхню ціну тощо.

Розрізняють оголошення:

— службові — підприємств, навчальних закладів, державних установ, організацій, фірм, агентств тощо;

— особисті — приватної особи чи групи осіб.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Текст, що містить:

— дату;

— час;

— адресу місця проведения;

— організатора (відповідального);

— порядок денний (зміст) заходу;

— коло осіб, яких запрошено;

— умови входу (вільний чи платний);

— способи проїзду (для зовнішніх).

3. Назва структурного підрозділу чи колегіального органу, або посада і прізвище особи, яка дає оголошення (якщо треба).

Повідомлення – це різновид службового листа, в якому викладено запрошення взяти участь в якійсь нараді, конференції, зборах.

Реквізити:

1. Дата й час засідання.

2. Місце засідання.

3. Його назва (тематика).

4. Порядок денний.

5 Прізвища доповідачів з кожного питання.

6. Прізвище й телефон відповідальної особи.

7. Спосіб проїзду до місця засідання.

Повідомлення підписує голова колегіального органу або керівник установи.

Зразок повідомлення:

Шановний пане Борисе!

Запрошуємо Вас взяти участь у роботі науково-практичної конференції «Українська держава та українська армія».

Науково-практична конференція відбудеться в актовому залі Будинку офіцерів (вул.. Пироговського, 12) 30 – 31 жовтня 2010 р.

Початок об 11.00.

Проїзд: тролейбус №9 до зуп. «Будинок офіцерів».

Всеукраїнське товариство «Просвіта»

Адреса – це точна вказівка місця проживання чи перебування кого-небудь або місцезнаходження чого-небудь, складена за певною формою.

Правила встановлені Міністерством зв’язку, забезпечують якнайшвидше пересилання, зберігання і доставляння поштових відправлень. Основні з цих правил повинен знати кожний громадянин.

На всіх адресах пишеться:

1. Прізвище, ім’я та по батькові адресата або назва організації (у Д.в.).

2. Назва вулиці, номер будинку і квартири.

3. Назва населеного пункту, міста.

4. Назва району.

5. Назва області.

6. Поштовий індекс.

Над адресою зазначається вид і спосіб пересилання:

- рекомендована бандероль;

- з повідомленням про вручення;

- з доставлянням додому;

- цінний на...грн.;

- вручити особисто;

- до запитання.

Зворотна адреса теж пишеться повністю. Прізвище відправника пишеться в Н. в.

Телеграма – це вид кореспонденції з гранично стислим текстом, викликаний необхідністю негайного втручання в певну справу, термінового інформування когось про щось.

Телеграма пишеться суцільним текстом, без абзаців і переносів. Для складання тексту телеграми слід вибирати короткі слова, а службові взагалі пропускати. Розділові знаки ставити лише тоді, коли їх відсутність змінює зміст; вони пишуться скорочено, малими літерами: «крп», «км», «лпк». Числа у тексті пишуться літерами. Заперечення не не вилучають.

Службові телеграми пишуться у двох примірниках. Перший надсилають до відділення зв’язку, другий підшивають до справи.

Переважна більшість телеграм пишеться на спеціальних бланках і лише з лицьового боку.

Телеграми бувають звичайні, термінові, урядові.

Реквізити:

- позначка про категорію телеграми (термінова, урядова,);

- позначка про вид телеграми («Вручити...», «Повідомлення телеграфом» тощо);

- назва пункту призначення, повна адреса;

- ПІБ адресата;

- Текст телеграми;

- Підпис відправника (за бажанням адресанта);

- Внизу на бланку вказується повна адреса, номер відділення зв’язку та прізвище, ім’я та по батькові адресанта.

Телефонограма – це термінове повідомлення, що передається адресату по телефону (текст диктується і записується).

Радіограма – це повідомлення, передане по радіо.

Факс – це узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що надходять до установ, організацій, фірм за допомогою спеціального апарата (телефаксу) телефонними каналами зв’язку.

Факс – це ксерокопія документа, що передається до організації.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Дата.

3. Назва адресанта, установи, яка передає факс.

4. Прізвище, посада особи, що підписала документ.

5. Назва адресата, організації та службової особи – одержувача факсу.

6. Тема.

7. Текст.

8. Кількість сторінок.

Текст факсу складається без скорочень.

Після закінчення передавання факсу адресант має одержати підтвердження про те, що адресат отримав інформацію.

2. Прикметник називає ознаку, якість або властивість предметів, явища, істоти. За значенням прикметники поділяються на якісні, відносні й присвійні. Усі вони змінюються за родами, числами й відмінками, а якісні, окрім того, мають ступені порівняння.
1. Перевага надається прикметникам книжного походження: автобіографічний, валютний, ідеальний, конфіденційний, організаційний, парламентський та ін.
неправильно правильно
роботящий працьовитий
довжелезний дуже довгий
безвихідне становище безпорадне становище
Отже, треба уникати вживання прикметників із розмовної, зниженої лексики, двозначним змістом, суфіксами збільшеності, зменшеності й пестливого забарвлення, стягнених повних та усічених форм, замінюючи їх однозначними, неемоційними прикметниками або розгорнутими пояснювальними конструкціями з інших частин мови.

2. У використанні ступенів порівняння окремих якісних прикметників перевага надається аналітичним формам, які утворюються за допомогою прислівників: дуже, надто, більш, менш та ін.
неправильно правильно
працьовитіший дуже працьовитий
завеликіший надто великий

3. Складена форма вищого й найвищого ступенів порівняння утворюється за допомогою прислівників: більш, найбільш, менш, найменш, але слід уникати вживання суфікса –іш-.
неправильно правильно
більш рішучіший більш рішучий
найменш продуктивніший найменш продуктивний

4. Прикметник двосторонній уживається тільки тоді, коли стосується двох сторін у значенні— особа, група осіб, організація, яка представляється в певному відношенні іншій особі, особам, організації. Поєднується зі словами: договір, угода, домовленість, співробітництво, відносини, зустрічі, зв'язки, обов'язки, переговори.

5. У формах М. відмінка однини чоловічого та середнього роду слід використовувати закінчення -ому.
неправильноправильно
на попереднім з'їзді на попередньому з'їзді
на старім обладнанні на старому обладнанні

6. Замість розмовної форми треба користуватися конкретним визначенням.
неправильно правильно
чималий, чималенький, великий, більший за,
якнайдовшу, щонайдовшу дуже довгу, надзвичайно довгу

7. Уникають уживання присвійних прикметників, замінюючи їх іменниками або відповідними прикметниковими формами. Якщо потрібне точне означення, іменник-прізвище (посада, звання тощо) ставлять у Р. відмінку, це ж стосується тих випадків, коли є кілька однорідних членів.
неправильноправильно
студентові досягнення досягнення студента
материна порада порада матері

Але адамове яблуко, архімедова спіраль, базедова хвороба, бертолетова сіль, дамоклів меч, езопівська мова.

8. Уникають уживання прикметників, що походять від географічних назв з додатковим роз’яснюючим іменником.