![]() |
Главная Случайная страница Контакты | Мы поможем в написании вашей работы! | |
|
Документирование — первый элемент метода бухгалтерского учета. Документирование — способ отражения (регистрации) хозяйственных операций в специальных документах учета, являющихся основанием для бухгалтерских записей.
Порядок создания первичных оправдательных документов, принятия их к учету, хранения и отражения в них информации о совершенных хозяйственных операциях регулируется Законом о бухгалтерском учете, другими федеральными законами, Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденным приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. № 34н1, постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах»2, Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. № 1053, письмом Центрального банка РФ от 4 октября 1993 г. № 18 (в ред. от 26 февраля 1996 г.) «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»4, учетной политикой самой организации и другими нормативными актами.
Документ — любой носитель информации с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию. Информация, содержащаяся в документе, предназначена для ее обработки и передачи во времени и пространстве. Документ обеспечивает достоверность
К бухгалтерским документам относятся первичные документы, учетные регистры и отчетность.
Первичные документы фиксируют факты совершения хозяйственных операций в той последовательности, в которой они проводятся. Это обеспечивает сплошной учет всех объектов, юридическое обоснование бухгалтерских записей, основой которых служат документы, имеющие доказательную силу. Документирование каждого факта хозяйственной деятельности способствует обеспечению контроля за сохранностью собственности, так как документы фиксируют материальную ответственность работников за доверенные им ценности.
В соответствии с Законом о бухгалтерском учете к учету принимаются первичные документы, составленные по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий в соответствии с постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 были возложены на Госкомстат России (в соответствии с Указом Президента РФ от 9 марта 2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти»2 Госкомстат России преобразован в Росстат, а функции Госкомстата России по принятию нормативных правовых актов в установленной сфере деятельности переданы Минэкономразвития России). Унифицированные формы предназначены для оформления операций однородных, типовых, применяемых в деятельности предприятий и организаций независимо от вида их деятельности.
Документы, форма которых хотя и не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, но которые разрабатываются и утверждаются самой организацией в рамках учетной политики, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату его составления;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение
хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты, но они должны быть удобны для бухгалтерской обработки и иметь правовое значение (т. е. соответствовать требованиям Закона о бухгалтерском учете).
Первичный учетный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания. Данные первичного учета необходимы для последующего обобщения, контроля и управления производством.
Законодательно закреплена ответственность лиц, составляющих и подписывающих первичные учетные документы, за их своевременное и качественное оформление, передачу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.
Записи в первичных документах делаются чернилами, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах, что обеспечивает сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку. В денежных документах сумма указывается цифрами и прописью с большой буквы. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво.
Законом о бухгалтерском учете закреплены требования, которые должны предъявляться главным бухгалтером по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов, обязательных для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера (если таковой имеется) денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»1 обеспечивает правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
В п. 4 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете определен порядок принятия документов по осуществлению отдельных хозяйственных операций в случаях разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером. Документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.
Все первичные документы можно классифицировать по различным основаниям.
1. По назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные и документы бухгалтерского оформления.
Распорядительные — документы, в которых содержатся распоряжения, указания на проведение тех или иных хозяйственных операций: приказ о проведении инвентаризации, об отпуске материалов со склада, платежные поручения, чеки на получение наличных денег в банке и т. д.
Оправдательные (исполнительные) — документы, удостоверяющие факт совершения хозяйственной операции и служащие доказательством того, что она была произведена: расходная накладная, выписанная на отпуск материалов со склада, инвентаризационная опись. В оправдательных документах, кроме обязательных реквизитов, могут указываться и дополнительные: название и адрес предприятия, составившего документ; наименование участников совершения хозяйственной операции и др. Оправдательные документы подписываются лицами, ответственными за выполнение хозяйственных операций и за правильность их отражения в документах, например, заведующими складами (кладовщиками), мастерами и т. п. Поступающие в бухгалтерию предприятия оправдательные документы проверяются, а затем принимаются к учету.
Комбинированные — документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся: расходные кассовые ордера, расчетно-платежная ведомость на выдачу заработной платы работникам организации.
Документы бухгалтерского оформления — документы, с помощью которых оформляются операции, отраженные ранее в подлинных первичных документах, например справка бухгалтерии о распределяемой прибыли, расчет о начислении амортизации, сводные группированные ведомости, журналы-ордера и т. д.
2. По времени составления первичные документы делятся на разовые, накопительные и сводные.
Разовыми являются документы, в которых отражена одна операция (например, приходный или расходный кассовый ордер).
Накопительные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в них подсчитываются итоги по соответствующим показателям, например лимитные карты на отпуск материалов со склада. Сводные документы обобщают первичные документы, например, материальный отчет склада, составленный на основании первичных документов — накладных, счетов-фактур; отчет кассира, составленный на основании приходных и расходных кассовых ордеров; расчет-но-платежная ведомость, составленная на основании лицевых счетов работников организации.
От накопительных сводные документы отличаются тем, что они составляются на основании первичных документов и являются их сводкой, а накопительный документ — первичный документ, составленный постепенно.
3. По месту оформления первичные документы делятся на внутренние и внешние.
Внутренние документы составляются непосредственно на предприятии (приказ, платежные поручения, кассовые документы).
Внешние документы поступают на предприятие со стороны (из государственных органов, банков, налоговой инспекции, от учредителей, поставщиков. Как правило, эти документы составляются по типовым формам).
4. По признаку соблюдения правил составления все бухгалтерские документы подразделяют на доброкачественные и недоброкачественные.
Доброкачественные документы должны отвечать формальным требованиям. Каждый документ должен быть составлен в соответствии с требованиями Закона о бухгалтерском учете по установленной форме и иметь необходимые реквизиты (требование формы документов). Документ должен отражать содержание законной хозяйственной операции (требование законности). Документ должен отражать те хозяйственные операции, которые были совершены в действительности (требование действительности совершения операции).
Документы, не отвечающие хотя бы одному из перечисленных требований, являются недоброкачественными. К таковым можно отнести бухгалтерские документы, которые неправильно оформлены: для которых использовались бланки неустановленной формы, в которых заполнены не все необходимые либо заполнены лишние реквизиты. Такие документы бухгалтерия не вправе принимать к учету. При ревизии или аудите они подлежат проверке по существу отраженных в них операций, т. е. их подлинность должна быть подтверждена другими доказательствами.
Особое внимание необходимо обращать на документы, отражающие незаконные по содержанию операции, и документы, не соответствующие по содержанию фактически выполненным хозяйственным операциям. Это документы, в которых случайно или умышленно не отражены фактически выполненные или отражены вымышленные (фиктивные) хозяйственные операции. Такие документы бывают бестоварными или безденежными либо такими, в которых получили ложное отражение сведения об отдельных сторонах действительно совершенных хозяйственных операций. Так, бестоварной называют накладную, которая содержит все необходимые реквизиты (наименование отпущенных товаров, дату отгрузки, подписи поставщика и покупателя), по которой, однако, фактически никакие товары отпущены не были. Безденежным документом будет, например, расходный кассовый ордер с распиской в получении, по которому в действительности деньги получены не были. Ложные сведения могут относиться к содержанию самой операции — выдаче иного товара, чем указано в накладной, а также к дате совершения операции (например, для сокрытия недостачи деньги, поступившие 1-го числа, приходуются по кассе 10-го числа). И наконец, ложной может быть сумма заработной платы, выданной действительно работавшим лицам, когда завышен общий итог в графе «Сумма к выдаче на руки».
При решении вопроса о подлинности или подложности проверяемого документа нужно учитывать, что полноценные документы, отвечающие всем перечисленным требованиям, всегда являются подлинными. Неправильно оформленные документы могут быть как подлинными, так и подложными в зависимости от результатов проверки их по существу.
Документы, отражающие операции, которые в действительности не совершались (бестоварные и безденежные документы), всегда являются подложными. К подложным относятся и документы, в которые внесены заведомо ложные сведения о содержании, дате или сумме хозяйственной операции.
Каждый первичный бухгалтерский документ может быть классифицирован одновременно по всем перечисленным основаниям. Это позволяет более предметно анализировать контрольные функции приема документации как элемента метода бухгалтерского учета, эффективнее выявлять случаи их нарушения, под видом которых могут скрываться признаки преступлений или способствующих им условий.
Порядок обработки документов в бухгалтерии. Поступившие в бухгалтерию документы обязательно проверяются, прежде всего по форме, т. е. устанавливаются необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяется правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу — устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.
Вопрос о соблюдении требований, предъявляемых к составлению первичных документов, является основным, хотя характер нарушений при их составлении и пути их дальнейшего использования могут существенно различаться.
Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются бухгалтерской обработке, т. е. производятся их расценка, группировка и разметка (контировка). Расценка (таксировка) — денежная оценка указанных в документе материальных ценностей. Группировка — подбор однородных документов в пачке, что позволяет делать записи общими итогами и составлять сводные документы. Разметка, или контировка, — определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.
После разметки данные документов о хозяйственных операциях записываются в синтетические и аналитические счета. Записать операцию на счетах — значит отразить ее содержание в учетных регистрах.
Таким образом, содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах — специальных бухгалтерских таблицах, составленных с учетом метода бухгалтерского счета. Учетные регистры представляют собой бухгалтерские книги, карточки, сводные листы, журналы, ордера и др.
В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета результатная информация может формироваться в виде выходных документов на машиночитаемых носителях.
Запись в учетные регистры вносится чернилами, шариковой ручкой или с помощью пишущих или счетно-пишущих машин. Записи должны быть краткими, четкими, ясными и разборчивыми.
Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования при ручной обработке, — дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке — оттиск штампа ответственного за их обработку (или его подпись).
Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат гашению штампом или надписью от руки «получено» с указанием даты (число, месяц, год).
Как уже было отмечено, учетные регистры накапливают информацию о совершенных однородных хозяйственных операциях за определенный период — месяц, квартал, полугодие, девять месяцев, год. Эта информация из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность — квартальную, полугодовую, за девять месяцев, за год.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивается лицами, составляющими и подписывающими их. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.
Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности — коммерческая тайна. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
Порядок организации документооборота. Движение первичных документов в бухгалтерском учете от их создания или получения от других организаций, принятия их к учету, обработки и до передачи в архив называется документооборотом. Документооборот может быть разработан в виде графика или в иной форме. Порядок документооборота должен быть утвержден в организации приказом или распоряжением руководителя как важнейший элемент учетной политики. Работу по составлению порядка документооборота организует главный бухгалтер, а утверждается данный порядок приказом руководителя предприятия, учреждения.
Цель разработки порядка документооборота — установить на предприятии рациональный документооборот, т. е. предусмотреть оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определить минимальный срок его прохождения в подразделении.
Работники организации, начальники цехов, табельщики, кладовщики, подотчетные лица готовят и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, в соответствии с правилами документооборота, принятыми в организации. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из правил. В ней перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и наименование подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Ответственность за соблюдение документооборота, а также своевременное и доброкачественное составление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы.
Контролирует соблюдение исполнителями документооборота главный бухгалтер. Требования главного бухгалтера, касающиеся порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений, обязательны для всех подразделений и служащих организации, предприятия.
Порядок хранения первичных документов и учетных регистров.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат передаче в архив. Но до этого они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях.
Обработанные первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.
Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.
Учетные регистры и относящиеся к ним обработанные документы, сшитые и сгруппированные надлежащим образом, сдаются в архив организаций, как правило, после сдачи годового отчета.
Перед сдачей в архив однородные первичные документы формируют в дела, содержащие обычно 250 листов толщиной не более 4 см. При формировании дел необходимо соблюдать определенные требования. Так, документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела отдельно. Подлинники должны быть отделены от копий, годовые сметы и отчеты — от квартальных и месячных. В дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Сроки хранения первичных документов определены Законом о бухгалтерском учете и уточняются в ряде документов, например, в постановлении Госкомстата России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.
Бухгалтерские документы должны храниться не менее пяти лет. Отдельные документы могут быть уничтожены по истечении установленных пяти лет лишь при условии завершения ревизий финансово-хозяйственной деятельности организации, а при возникновении споров, разногласий, судебных и следственных дел они сохраняются до выяснения окончательного решения.
Лицевые счета рабочих и служащих, а при отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться 75 лет.
Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми органами на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов,
снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. Установленный законодательством порядок снятия копий изымаемых документов различен в зависимости от вида изъятия документов. Например, в ходе выездной налоговой проверки изъятию подлежат копии документов, а в ходе следственных действий по уголовному делу изымаются только подлинники документов, а копии могут снимать только строго определенные УПК РФ лица и только в строго определенных случаях. «При этом как в первом случае, так и во втором имеет место несоответствие требованиям п. 8 ст. 9 Закона “О бухгалтерском учете” в части порядка снятия копий»1.
Дата публикования: 2014-11-29; Прочитано: 7560 | Нарушение авторского права страницы | Мы поможем в написании вашей работы!