Правила підготовки і написання ділових паперів

Укладаючи документ, слід дотримуватися певних правил, які допоможуть виробити точний, стислий, ясний та послідовний стиль письма, а саме:

1. Використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широкому загалу та відповідали нормам літературної мови, конкретному стилю чи підстилю.

2. Від 1-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:

– автобіографія (Я,..., народилася,... навчаюсь...);

– заява (Прошу зарахувати..., працюю на посаді...);

– наказ (Наказую...);

– скарга (Звертаюся до..., я повідомляв...);

– службова записка (Доводжу до..., уважаю, що...).

3. Від 3-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:

– акт (Комісія пропонує..., дійшла висновку...);

– трудова угода, контракт, договір (ЗАМОВНИК отримує..., а ВИКОНАВЕЦЬ зобов’язується...);

– інструкція (АТ „Довіра” встановлює..., кожен акціонер стає...);

– запрошення, оголошення (Банк надає..., університет запрошує...).

4. Доцільно вживати прямий порядок слів у реченнях:

– коли підмет передує присудкові;

– коли означення стоїть перед означуваним словом;

– коли додаток розміщений після керуючого слова;

– коли вставні слова вживаються на початку речення.

5. Уникати використання багатозначних слів, а наявні пояснювати в певному контексті.

6. Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій та суб’єктивного ставлення до викладеного. Тон документа має бути нейтральним.

7. Не переобтяжувати текст іншомовними словами, якщо є їхні українські відповідники.

8. Використовувати лише загальноприйняті, стандартні скорочення та абревіатури.

9. Уникати вживання скорочень назв грошових та фізичних одиниць (крім формул); одиниць виміру; символів, знаків: %, §, №, якщо вони без цифрових позначень і не в табличних схемах.

10. Слідкувати за дотриманням логічної послідовності викладу матеріалу, фактів. Підкреслюючи наступність визначення причинно-наслідкових зв’язків між фактами, подіями чи явищами, треба викладати їх у зв’язаній черговості здійснення: у першу чергу, насамперед, спочатку; одночасно, водночас; потім, після, далі; у підсумку, завершуючи, насамкінець тощо.

11. Надавати перевагу простим реченням.

12. Пам’ятати, що лише актуальність і своєчасність інформації, викладу факту чи оперативного реагування робить документ дієвим, доцільним і потрібним.