Документ – основний елемент у діловодстві. Види документів за ознаками класифікації та групами

Документ (від лат. зразок, взірець, спосіб доказу) – це засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумової діяльності людей; матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлену в заведеному порядку, і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Ділові папери широко використовуються в нашій повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.

До загальних функцій документа належать:

Інформаційна – будь-який документ створюється для збереження певної інформації.

Соціальна – діловий папір є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

Комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (організаціями, підприємствами, фірмами тощо).

Культурна – діловий папір є засобом закріплення та передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

Управлінська – документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських ділових паперів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим тощо), які спеціально створюються для реалізації завдань керівництва.

Правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які ділові папери, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).

Історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина ділових паперів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.

Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим й оформленим, повинен містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки. Більшість ділових паперів має задовольняти такі вимоги, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом.

Відповідно до цих вимог виділяють такі види документів за ознаками класифікації та групами: