Основные объекты подсистемы в конфигурации. Документы для отражения операций по взаиморасчетам с подотчетными лицами

Документы для отражения операций по взаиморасчетам с подотчетными лицами

Выдача наличных денежных средств под отчет оформляется до­кументом «Расходный кассовый ордер». В документе указывается вид операции «Выдача денежных средств подотчетнику».

Если документ не проводится по бухгалтерскому учету, то для ведения взаиморасчетов с подотчетным лицом можно указать до-

полнительно валюту взаиморасчетов, которая может отличаться от валюты выдачи денежных средств. В этой же валюте будет по­гашаться задолженность при оформлении авансового отчета.

Если документ проводится и по бухгалтерскому учету, то валюта взаиморасчетов с подотчетным лицом не должна отличаться от валюты кассы (от валюты выдачи денежных средств).

Возврат неиспользованных денежных средств в кассу проводится документом «Приходный кассовый ордер» с установленным ви­дом операции «Возврат денежных средств подотчетником». В до­кументе указывается сумма возврата, касса, подотчетное лицо, документ, по которому были выданы денежные средства.

Авансовый отчет работника оформляется документом «Авансо­вый отчет». В этом документе на закладке «Авансы» указывается перечень документов, по которым выдавались денежные средства и суммы, за которые подотчетник отчитывается.

На остальных закладках определяется назначение потраченных подотчетником сумм.

По бухгалтерскому учету данные, указанные в разных табличных частях, фактически определяют счет дебета, который будет зна­чится в проводке в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В зависимости от требования оформления хозяйственных опера­ций, возможны разные варианты заполнения авансового отчета:

• Если при закупке товаров, помимо погашения задолженности подотчетного лица, на эту сумму нужно скорректировать взаиморасчеты с внешними контрагентами, то заполняется за­кладка «Оплата». На этой закладке указываются все парамет­ры для проведения взаиморасчетов с внешними контрагента­ми. По бухгалтерскому учету в проводке в корреспонденции с 71 счетом будет по дебету счет расчета с контрагентами, вы­бранный на закладке «оплата». Таким способом можно отра­жать оплату подотчетным лицом купленных у поставщиков товаров. Саму поставку товаров в этом случае надо оформлять документом «Поступление товаров и услуг», который оприхо­дует товары и закроет взаиморасчеты с поставщиком. То есть заполнение закладки «оплата» позволяет провести операцию по системе взаиморасчетов.

• Если при покупке товаров или услуг подотчетным лицом опе­
рацию не требуется проводить по системе взаиморасчетов, то
можно заполнить закладку «прочее» и тем самым отнести
стоимость услуг или товаров, например, на затраты предпри­
ятия. По бухгалтерскому учету счет дебета и аналитика будет
указываться на закладке •«прочие»;

• Если стоимость купленных подотчетным лицом ТМЦ требует­
ся отразить на балансе предприятия и вести по ним складской
учет, то заполняется закладка «товары» или «тара», где указы­
вается перечень поступивших ТМЦ. По бухгалтерскому учету
операция будет проведена по дебету счета учета поступивших
ТМЦ. Важно, что в этом случае можно использовать докумен­
тооборот ордерного склада и отразить увеличение остатков то­
варов либо по ордеру, либо без ордера в самом авансовом от­
чете.

Регистр для учета расчетов с подотчетными лицами

По управленческому учету данные о взаиморасчетах с подотчет­ным лицом ведутся на регистре «Взаиморасчеты с подотчетными лицами». Измерения регистра содержат информацию:

• ФизЛицо - ссылка на подотчетное лицо, значение измерения
всегда заполнено;

• Валюта - валюта взаиморасчетов с подотчетным лицом, валю­
та устанавливается в каждом документе, влияющем на расчеты
с подотчетными лицами, значение измерения всегда заполне­
но;

• РасчетныйДокумент - документ, образовавший задолженность
подотчетного лица, например, расходный кассовый ордер или
авансовый отчет, расчетный документ может быть не указан.

Значение задолженности в валюте управленческого учета записы­вается в ресурс «СуммаУпр», а в валюте расчетов с подотчетным лицом - в ресурс «СуммаВзаиморасчетов».