Структура пакету Mіcrosoft Offіce

Пакет Mіcrosoft Offіce складається з декількох додатків, які були розроблені фірмою Mіcrosoft для того, щоб, з одного боку, забезпечити однотиповий підхід до управління різнотиповою інформацією, а з іншого - для того, щоб спростити доступ до даних, які сумісно використовуються різними додатками. Пакет Mіcrosoft Offіce призначений для підвищення продуктивності без суттєвих зусиль. З допомогою Mіcrosoft Offіce можна створювати різні ділові документи, проводити комплексний фінансовий аналіз та створювати професіональні презентації. В пакет Mіcrosoft Offіce входять такі прикладні програми.

Таблиця

Структура основних випусків Microsoft Office 2003

	Microsoft Office 2003 (випуск)
	професійний	для малого бізнесу	стандартний
Excel 2003	Так	Так	Так
Outlook 2003	Так	Так	Так
Outlook 2003 і Business Contact Manager	Так	Так
PowerPoint 2003	Так	Так	Так
Word 2003	Так	Так	Так
Access 2003	Так
Publisher 2003	Так	Так
InfoPath 2003	Так

§ Word. Найбільш розповсюджений на ринку програмних продуктів текстовий редактор. Mіcrosoft Word надає широкі можливості оброблення однотематичного тексту, і насамперед характеризується: широкими можливостями форматування текстів; засобами структурування тексту; гнучким інструментарієм для побудови графіки та таблиць; сумісності з іншими текстовими редакторами тощо.

§ Excel. Mіcrosoft Excel - достатньо потужний та простий у використанні табличний процесор. Excel може оперувати декількома листами електронних таблиць, які зберігаються в одному файлі; працювати з діаграмами та графіками; використовувати електронні таблиці в інших розповсюджених форматах.

§ PowerPoіnt. Пакет Mіcrosoft PowerPoіnt призначений для створення презентацій, яка допоможе підготуватися до ділової зустрічі, створити слайди, презентацію та багато іншого. Він простий у використанні та наділена достатньою кількістю інструментів, що дозволяє легко створювати презентації, які у візуальній електронній формі може допомогти відобразити все те, про що ви хотіли б сказати.

§ Access. Mіcrosoft Access – система управління базами даних, яка забезпечує управління базами даних; дозволяє створювати складні додатки; настроюватися на інші формати приймання і видачі файлів баз даних.

§ Outlook. Mіcrosoft Outlook виконує функції електронного секретаря користувача, яку можна використовувати для управління проведенням зустрічей, розподіленням задач, організацією контактів та заходів. Крім того, можна отримувати та відправляти електронну пошту, управляти кореспонденцією, переглядати та відкривати файли, а також розподіляти інформацію. Outlook містить «поштові скриньки» вхідної та вихідної кореспонденції, календар, засоби організації контактів, список задач, журнал та сторінку для приміток.

Для розширення можливостей основних перерахованих додатків використовуються такі допоміжні як от:

§ Graph, дозволяє формувати кілька десятків різноманітні видів графіків, просторових діаграм тощо для актуалізації одно-, дво- чи трьхвимірних масивів числових (чи атрибутивних) масивів інформації.

§ Organization Chart допоможе створити штатний розклад вашої фірми.

§ Equation Editor дозволить ввести будь-яку математичну формулу з використанням текстової інформації.

§ WordArt призначена для дизайну оформлення текстової інформації.

§ ClipArt Gallery може проглянути декілька сотень малюнків у пошуках якнайкращої ілюстрації для вашого інформаційного бюлетеня або презентації.

Пакет Office і його застосування містять велику кількість корисних підказок і покроковими вказівками того, як виконувати ту або іншу операцію. Тут наявні такі вбудовані інструменти допомоги як от:

§ Майстер (Wizards), що проведе будь-кого крок за кроком до вирішення складних задач;

§ Картки-шпаргалки (Cue Cards) запропонують докладні вказівки, які зручно розміщаються на екрані;

§ Функція Перегляд (Preview) і Приклади (Demos) демонструють виконання складних завдань.

Диспетчер Microsoft Office (MOM): дозволяє запустити будь-яку програму пакету Office. При бажанні його можна використовувати його для управління всієї роботи ПК.

Word

Програми підготовки текстів призначені для підготовки всіх видів текстової документації - статей, листів, технічних описів та ін. Практично будь-який документ, що звичайно готувався на друкарській машинці, може бути створений за допомогою комп’ютера і спеціального програмного забезпечення; при цьому з’являється можливість багаторазово виправляти окремі фрагменти, не вводячи наново весь текст, змінювати шрифти, вставляти малюнки, підготовлені на комп’ютері, і, нарешті, друкувати на принтері потрібну кількість примірників документу. Можна автоматично складати змісти документів, перевіряти правильність написання слів і т.д. Таким чином, підготовка текстових матеріалів на комп’ютері не тільки виконується швидше і ефективніше, ніж на друкарській машинці, але і надає нові, недоступні раніше можливості.

Сучасні програмні продукти для підготовки текстових документів значно відрізняються один від одного своїми характеристиками, можливостями вводу і редагування тексту, його форматування і виводу на друк, складністю в освоєнні і користуванні.

Редактор текстів (text editor) - це система підготовки текстів, яка не використовує для внутрішнього представлення тексту ніяких додаткових кодів, крім стандартних: кінець рядка, перевід каретки, кінець сторінки. Типовий редактор текстів з мінімальним набором функцій забезпечує ввід, зміну і збереження будь-якого символьного тексту. Переважно такі редактори використовуються для підготовки текстів програм. Вони підтримують виконання таких функцій:

§ набір тексту з клавіатури;

§ редагування тексту;

§ видалення, розмноження або перенесення частини тексту;

§ вставка фрагменту тексту з іншого файлу;

§ пошук всіх входжень групи символів (контексту);

§ заміна однієї групи символів (контексту) на іншу;

§ збереження набраного тексту у файлі;

§ роздрук тексту на принтерах різного типу.

Word - потужний текстовий редактор, що дозволяє швидко створити документ будь-якої складності з розрізнених заміток і довести до досконалості інформаційний бюлетень або брошуру.

Вже загальновизнано, що редактор Microsoft Word є сьогодні найпопулярнішою в світі програмою. Word начинений “швидкими“ командами і найсучаснішими засобами, такими як вбудована програма перевірки правопису і словник синонімів, які допомагають вам грамотно складати документи, і готовими шаблонами, що дозволяють вам зводити воєдино замітки, листи, рахунки і брошури без великих зусиль..

Microsoft Word включає лігнвістичні засоби для роботи з текстами більш ніж 40 мовах, у тому числі українською мовою. Модуль підтримки української мови на замовлення Microsoft був розроблений українською компанією ProLing Ltd.. Ця компанія є також виробником програм РУТА та ПЛАЙ для перекладу та перевірки орфографії. Для кожної мови в Microsoft Office передбачені чотири лігнвістричних інструмента:

§ перевірка орфографії (spelling),

§ розподіл за складами (hyphenation),

§ словник синонімів (thesaurus),

§ перевірка граматики (grammar).

Для української мови на цей час підтримуються три перші інструменти.

Excel

При розв’язуванні економічних, фінансових та інших задач в управлінні доводиться представляти і обробляти інформацію у вигляді таблиць, бланків відомостей, форм, списків, затрачаючи значні ресурси часу кваліфікованих працівників. Для автоматизованого розв’язання подібних задач були створені електронні таблиці або табличні процесори. Програмні продукти цього класу поєднали традиційне для користувача представлення даних (таблиці, бланки, форми) з простотою і універсальністю їх обробки.

Електронні таблиця - це двовимірна матриця, в рядках і стовпцях якої розташовані клітини, в кожній з яких може зберігатися деяка інформація. В клітини електронної таблиці можна занести текст, числа, формули. Програмні засоби для проектування електронних таблиць називають табличними процесорами. Вони дозволяють не тільки створювати електронні таблиці, але й автоматизувати оброблення даних, занесених в ці таблиці. Електронні таблиці - це документи, підготовлені табличними процесорами. Іноді цим терміном називають й самі табличні процесори.

Організовування підготовки документів електронних таблиць базується на двох основних принципах:

§ дані представляються на екрані монітора у вигляді таблиці практично необмеженого розміру (власне електронна таблиця як об’єкт розробки);

§ інструментом обробки цих даних є табличний процесор, засоби якого дозволяють користувачу розв’язати поставлену задачу.

Табличні процесори ввійшли в набір основних прикладних програм для тих працівників, які розв’язують обліково-аналітичні задачі, даними для яких є різноманітні таблиці, фінансові звіти, статистичні довідки. На основі електронних таблиць можуть будуватися дуже складні моделі, що відображають господарську діяльність підприємств, бухгалтерський облік і т.д. Оскільки ПК, як правило, мають хороші можливості для роботи з графічною інформацією, в табличні процесори вбудовуються засоби підтримки ділової графіки. Можливість представлення даних у вигляді різноманітних графіків та гістограм забезпечує наочність та зручність для візуального аналізу.

Сучасні табличні процесори дозволяють не тільки безпомилково проводити арифметичні операції над числами в стовпцях і рядках, але і будувати за табличними даними діаграми, проводити складний фінансово-економічний чи статистичний аналіз, автоматизувати різноманітні сфери бухгалтерської і економічної діяльності, знаходити оптимальні по певних критеріях варіанти вирішення конкретних економічних задач.

Excel є найбільш простою в експлуатації і одночасно найпотужнішою системою електронних таблиць. Це пояснюється простотою використання панелей інструментів і контекстних меню, які забезпечують доступ до засобів аналізу і форматування даних.

Excel достатньо гнучкий і застосовується у різних ситуаціях. Наприклад, щоб зібрати на один робочий лист дані, які надійшли від декількох підрозділів, можливо скористатися засобами консолідації. Одна форма дозволяє видати загальні результати для усіх даних, розташованих на багатьох робочих листах. Нові засоби роботи з картами дозволяють подивитись на дані «з географічної» точки зору. Наприклад, якщо є дані для різних районів, то замість гістограми з абревіатурами можна побудувати карту районів, на якій дані будуть представлені різними відтінками кольору.

Багато задач, які можуть бути вирішені за допомогою розрахунків на робочих листах, вимагають використання баз даних. Excel містить, як засоби для роботи з вбудованими базами даних, так і засоби для роботи з зовнішніми базами даних в різних форматах. Вбудовані засоби Excel дозволяють фільтрувати інформацію прямо на робочому листі, приховуючи непотрібні в даний момент дані.

Excel має засоби структурування робочих листів, що важливо для формування складних звітів. Це дозволяє дуже швидко згорнути або розгорнути зміст робочих листів, щоб уявити інформацію з тим ступенем подробиць, яка необхідна в даний момент.

Excel - перший додаток, в який була включена орієнтована на користувача мова програмування Vіsual Basіc для додатків (VBA). За її основу взятий Vіsual Basіc, найбільш розповсюджена мова програмування для ПК.

Створені документи в Excel можна використовувати у HTML-файлах, а отже і розміщувати дані робочих листів, таблиці і діаграми на WEB-сторінках.

Access

Система управління базами даних - це сукупність мовних та програмних засобів, які призначені для створення, ведення і сумісного використання баз даних багатьма користувачами.

Системи управління базами даних виконують наступні функції:

1. Керування даними у зовнішній пам’яті. Функції управління даними у зовнішній пам’яті охоплюють створення необхідних структур зовнішньої пам’яті як для безпосереднього збереження даних, так і для службових цілей (наприклад, прискорення доступу до даних шляхом використання індексів), тобто підтримку логічних моделей даних, які в свою чергу визначають фізичну модель представлення даних; В деяких існуючих системах управління базами даних активно використовуються можливості файлових систем, хоча користувачі не повинні знати, чи використовує система управління базами даних файлову структуру чи ні. Існує цілий набір способів організації зовнішньої пам’яті баз даних. Конкретні методи організації зовнішньої пам’яті необхідно вибирати сумісно зі всіма іншими рішеннями. Основна функція керування даними – реалізація типових операцій обробки даних, а саме: збір, реєстрація і перенесення інформації на машинні носії; передача інформації в місця її зберігання і обробки; ввід інформації в ЕОМ, контроль вводу і її компонування в пам’яті комп’ютера; створення і ведення внутрішньомашинної інформаційної бази; обробка інформації на ЕОМ (нагромадження, сортування, корекція, вибір, арифметична і логічна обробка) для розв’язання функціональних задач системи (підсистеми) управління об’єктом.

2. Управління буферами оперативної пам’яті. Системи управління базами даних використовують бази даних значних розмірів, які перевищують доступні обсяги оперативної пам’яті. Якщо в цьому випадку при звертанні до будь-якого елемента даних проходить обмін із зовнішньою пам’яттю, тоді швидкість роботи системи визначається швидкістю обміну із зовнішньою пам’яттю. Єдиним способом реального збільшення цієї швидкості є буферизація даних в оперативній пам’яті. І навіть, якщо операційна система проводить загальносистемну буферизацію, цього недостатньо для цілей систем управління базами даних, яка в більшій мірі визначає корисність буферизації для тієї чи іншої частини бази даних. В розвинутих системах управління базами даних підтримується власний набір буферів оперативної пам’яті з конкретними правилами заміни буферів. При управлінні буферами необхідно розробляти і застосовувати узгоджені алгоритми буферизації, журналізації та синхронізації. Існує цілий напрям розвитку систем управління базами даних, орієнтований на постійну наявність всієї бази даних в оперативній пам’яті. Цей напрям ґрунтується на припущенні, що в майбутньому обсяги оперативної пам’яті зростуть, що і дозволить не турбуватися про буферизацію.

3. Управління транзакціями. Транзакція - це послідовність операцій над базами даних, що розглядаються системою управління базами даних як єдине ціле, при цьому зміни вносяться не відразу, а відкладаються до закриття транзакції. Якщо транзакція успішно виконується, тоді система управління базами даних фіксує зроблені нею зміни в базі даних, в іншому випадку жодна з цих змін не відображається на базі даних. Поняття транзакції необхідне для підтримки логічної цілісності бази даних (наприклад, необхідність об’єднання елементарних операцій над файлами). Підтримка транзакцій - необхідна умова навіть однокористувацьких систем управління базами даних. Але поняття транзакції набагато важливіше в багатокористувацьких системах управління базами даних. Та властивість, що кожна транзакція починається при цілісному стані бази даних і залишає цей стан цілісним після свого завершення, робить дуже зручним використання транзакції, як одиниці активності користувача по відношенню до бази даних. При відповідному механізмі управлінні транзакцій користувач може відчути себе єдиним користувачем системи управління базами даних. Операції створення та маніпулювання логічними даними (вибір, вставка, обновлення, знищення даних) супроводжуються одночасним відображенням цих операцій над фізичними даними; Крім цього, повинна забезпечується організація, управління (адміністрування) обчислювальним процесом (планування, облік, контроль, аналіз реалізації ходу обчислень) в локальних і глобальних обчислювальних мережах.

4. Журналізація і відновлення баз даних після відмов програмного чи апаратного забезпечення (збоїв). Одна з основних вимог до систем управління управління базами даних полягає в надійному збереженні даних у зовнішній пам’яті. Під надійністю збереження розумітимемо, що система управління базами даних повинна мати змогу відновити останній узгоджений стан бази даних після апаратного чи програмного збою. Підтримка надійного збереження даних вимагає надлишковості при їх збереженні, при чому та частина, що використовується, повинна зберігатися особливо надійно. Найрозповсюдженіший метод підтримання такої надлишковості - це ведення журналу змін бази даних. В усіх випадках притримуються “випереджаючого” запису в журнал (протокол Write Ahead Log). Ця стратегія полягає в тому, що запис про зміну будь-якого об’єкта бази даних повинен попасти у зовнішню пам’ять журналу раніше, ніж він попаде у зовнішню пам’ять основної бази даних. Якщо в системі управління базами даних коректно підтримується протокол WAL, тоді з допомогою журналу можна вирішити всі проблеми відновлення бази даних після збою. Складні проблеми, які виникають у багатокористувацькому режимі з базами даних, називають ще тупиковими ситуаціями (Deadlock). Для відвернення втрат інформації розроблена спеціальна техніка профілактики тупикових ситуацій і відкату (Roll-Back) транзакцій при їх виконанні, тобто забезпечується цілісність та захист даних від некоректних і несанкціонованих дій користувачів та збереження при збоях в роботі обладнання

5. Підтримка мов баз даних дозволяє забезпечувати користувачів мовними засобами опису та маніпулювання даними. Для роботи з базами даних використовуються спеціальні мови баз даних. В перших системах управління базами даних підтримувалося декілька спеціалізованих по своїх функціях мов. Мовні засоби використовуються для виконання двох основних функцій:

§ для опису представлення бази даних на керованих рівнях архітектури системи (мова опису даних або Sсhema Definision Language);

§ для ініціювання виконання операцій маніпулювання даними (мова маніпулювання даними або - або Sсhema Manipulation Language).

В сучасних системах управління базами даних звичайно підтримується єдина інтегрована мова, що містить всі необхідні засоби для роботи з базами даних, починаючи від їх створення і закінчуючи базовим користувацьким інтерфейсом. Система обробки даних призначена для інформаційного обслуговування фахівців різних органів управління підприємства, які приймають управлінські рішення.

Системи управління базами даних розвиваються в напрямку простоти і зручності їх використання. Сучасні системи управління базами даних містять функціональні компоненти, які забезпечують:

§ створення і коректування структури файлів баз даних, обновлення і відображення даних на екрані;

§ формування і виконання запитів для створення вибірок і обновлення даних;

§ розробку екранних форм вводу - виводу;

§ розробку форм представлення інформації і вивід їх на друк;

§ розробку форм звітів і вивід їх на друк;

§ розробку прикладних програм.

Для реалізації цих функцій розробниками створені такі типові складові систем управління базами даних:

§ генератор баз даних;

§ генератор запитів;

§ генератор екранних форм вводу - виводу та інші.

Mіcrosoft Access є потужною та високоякісною системою управління реляційними базами даних, яка призначена для розробки та ведення баз даних та створення додатків баз даних архітектури клієнт/сервер під управлінням Windows. Як компонент, що входить до складу Mіcrosoft Offіce, Access має вдосконалений інтерфейс користувача, що забезпечує його сумісність з додатками Mіcrosoft Offіce, а також використовує загальні елементи управління Windows (наприклад, вікна баз даних, діалогові вікна відкриття та збереження файлів).

Не дивлячись на те, що Access є потужною та складною системою, його використання є нескладним і для непрофесійних користувачів (не програмістів). Access увібрав в себе багато можливостей систем управління реляційними базами даних архітектури клієнт/сервер, що також називаються SQL базами даних. В Access розроблено простий у використанні та ефективний механізм виконання запитів між базами даних у режимі клієнт/сервер. Access включає багато нових та вдосконалених Майстрів та інших помічників, створених для починаючих користувачів баз даних.

Як і всі компоненти Mіcrosoft Offіce Access пропонує великі можливості для створення HTML-документів, що відносяться до Іnternet та використовуються технологією World Wіde Web.

Кнопки на панелі управління представляють множину інструментів, які майже ідентичні в усіх додатках Mіcrosoft Offіce, та дублюють більшість команд меню. Розширений набір надбудов у вигляді майстрів, конструкторів та інших засобів керує практично всіма параметрами створення та редагування об'єктів баз даних (таблиці, запитів, форм, графіків та звітів). Конструктори допомагають у створенні складних елементів управління в формах та звітах, а також спрощують написання виразів. І, нарешті, анімаційний Помічник забезпечує інформаційну допомогу користувачам.

В Access включено засоби підтримки протоколу OLE. Тобто Access може виступати і як контейнер (клієнт) об'єктів OLE, надаючи можливість активізації об'єктів «за місцем» їх використання, так і активний компонент їх використання. Тобто з одного боку ви можете маніпулювати об'єктами Access за допомогою інших додатків Mіcrosoft Offіce (Excel, Word, мови Vіsual Basіc тощо). Access також дозволяє маніпулювати компонентами ActіveX (елементи управління OLE), що створені за допомогою Vіsual Basіc.

Access спеціально спроектований для створення багатокористувацьких додатків, де файли баз даних є розділеними ресурсами мережі. В Access реалізована надійна система захисту від несанкціонованого доступу до файлів баз даних. В основі системи захисту лежить модель, реалізована в Mіcrosoft SQL Server.

Access має власну, унікальну структуру для збереження всіх пов'язаних таблиць, форм, звітів, запитів, макросів та модулів VBA в одному файлі. Однак, професійні розробники додатків Access все ж таки віддають перевагу використовувати для збереження об'єктів бази даних два пов'язаних файли: в одному файлі зберігаються об'єкти даних (таблиці та запити), а в іншому об'єкти додатків (форми, звіти, макроси, модулі).

Access має можливість імпорту та експорту даних в більшість розповсюджених форматів баз даних, електронних таблиць та текстових файлів. Access також дозволяє пов'язувати бази даних із зовнішніми таблицями в форматах dBase, FoxPro та Paradox та працювати з ними у вихідному форматі. Також можна використовувати Access на робочих станціях в якості клієнту файлів мережі та серверу бази даних в системі архітектури клієнт/сервер.