Проведение экспертизы ценности документов в архиве

При передаче документов на хранение в архив проводится контроль за качеством экспертизы ценности документов, проведенной в структурных подразделениях.

Поступившие в архив документы временного (свыше 10 лет) хранения по мере истечения сроков их практического использования выделяются к уничтожению. Осуществляется отбор документов и дел для передачи в государственный архив, а в негосударственных организациях, не передающих свои документальные фонды в госархивы, для их постоянного хранения в архиве.

Экспертиза ценности проводится постоянно по мере поступления дел от структурных подразделений, а также при необходимости упорядочения документов и дел, диктуемой их физическим состоянием.

При экспертизе ценности документов в архиве осуществляется комплексный анализ состава документов организации, начиная с ее руководящих структур. В результате изучения распорядительной и планово-отчетной документации выявляются документы с повторяющейся информацией для того, чтобы выделить их к уничтожению или обосновать хранение.

Экспертиза ценности документов в архиве предполагает полистный просмотр дел. Дела с отметкой ЭПК подлежат обязательному полистному просмотру, после истечения срока их хранения.

Проведение экспертизы ценности документов при отборе и передаче их на государственное хранение, выявление документов с повторяющейся информацией осуществляется под методическим руководством государственного архива.

Если в процессе проведения экспертизы ценности обнаруживается недостача документов, то должны быть приняты меры по их розыску.

С учетом экспертизы ценности документов составляются сводные описи дел временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения, а также опись дел по личному составу.

Охарактеризуйте назначение СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформления документов». Опишите разделы СТБ 6.38-2004

Результатом унификации и стандартизации является стандарт, в котором закреплены нормы и требования, предъявляемые к объекту унификации и стандартизации. В случае унификации и стандартизации управленческой документации основным стандартом в РБ является СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации РБ. Система ОРД. Требования к оформлению документов», в котором и закреплены требования к оформлению ОРД.

Наряду с другими нормативными документами СТБ 6.38-2004 входит в состав УСОРД.

После распада СССР возникла необходимость создания собственных стандартов в области ДОУ, которые устанавливали требования к составлению, оформлению управленческой документации. Первым стандартом, устанавливающим требования к оформлению управленческой документации в РБ являлся СТБ 6.38-95. Данный стандарт был введен в действие 01.07.1996. В 1998 году в него были внесены изменения, касающиеся оформления почтового адреса.

СТБ 6.38-95 устанавливал состав реквизитов (32), правила их оформления. В данном СТБ были также приведены в качестве приложения бланк для писем, общий бланк и формуляр-образец.

В связи с развитием информационных технологий, появлением новых средств создания и тиражирования документов, появлением организаций новых форм собственности и новых общегосударственных классификаторов был принят СТБ 6.38-2004, который был введен в действие постановлением Госстандарта РБ № 64 от 21.12.2004.

Стандарт основан на следущих нормативных актах:

ОКРБ 004-2001 Органы государственной власти и управления.

ОКРБ 018-2003 Юридические лица и индивидуальные предприниматели.

ОКРБ 010-95 Унифицированные документы.

ТКП 1.5-2004 Система технического нормирования и стандартизации РБ. Правила построения, изложения, оформления и содержания технических кодексов установившейся практики и госстандартов.

ГОСТ 3489.2-71 Шрифты типографские. Гарнитура Журнальная рубленая (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта. Емкость.

ГОСТ 3489.6-71 Шрифты типографские. Гарнитура Плакатная (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта. Емкость.

ГОСТ 3489.10-71 Шрифты типографские. Гарнитура Обыкновенная (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта. Емкость.

ГОСТ 3489.33-71 Шрифты типографские. Гарнитура Литературная (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта. Емкость.

СТБ 6.38-2004 устанавливает область применения. Данный стандарт распространяется на УСОРД и все документы, входящие в нее. (п. 1)

СТБ 6.38-2004 устанавливает состав реквизитов и требования к оформлению реквизитов документов (пп. 3, 5), а также требования к бланкам и текстам документов (п. 4).

В составе реквизитов СТБ 6.38-2004 по сравнению с СТБ 6.38-95 есть некоторые отличия. Так, в связи с появлением новых классификаторов ОКРБ 004-2001, ОКРБ 018-2003 вместо реквизита «код организации по ОКПО» был введен реквизит «код организации по ОКОГУ и ОКЮЛП» (в зависимости от формы собственности). Также в связи более широким применением ПК вместо пишущих машин был исключен реквизит «Предупредительный знак». Вместо него был введен реквизит «Гриф приложения», которого в СТБ 6.38-95 не было.

СТБ устанавливает 2 вида бланка (общий и для писем).

Для оформления бланков используются формат А4 и А5 (для небольших по объему документов).

СТБ устанавливает также размеры полей:

Верхнее и нижнее – 20 мм;

Левое – 30 мм;

Правое – не менее 8 мм.

СТБ устанавливает также способы расположения и варианты оформления реквизитов и размеры шрифтов при изготовлении бланков типографским способом.

В связи с распространением информационных технологий в области изготовления документов СТБ устанавливает также требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств (п. 6). Так, текст на бланке формата А4 на ПК оформляется через1,5 интервал, а на бланке А5 – через 1 или точно 14 пт. Текст печатается гранитурой Times New Roman, размер шрифта – не менее 13 пт.

Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через интервал точно 14 пт.

В СТБ также установлены стандартные положения табулятора (отступы на ПК) в мм.

0 –граница левого поля;

1 – 12,5 мм на ПК;

2 – 40 мм;

3 – 60 мм;

4 – 80 мм;

5 – 100 мм;

6 – 120 мм;

7 – 140 мм.

В качестве приложения к СТБ приведен формуляр образец, на котором указаны размеры и площади расположения реквизитов, общий бланк (форма общего бланка с продольным расположением реквизитов на 2 языках, форма бланка с угловым расположением реквизитов на одном языке, общий бланк с продольным расположением реквизитов на одном языке), бланк для писем с продольным расположением реквизитов на двух языках.

Т.о. исходя из всего вышесказанного можно определить, что СТБ 6.38-2004 как итог унификации и стандартизации в РБ в области ОРД, является основным нормативным документом при составлении и оформлении документов, т.к. устанавливает состав реквизитов, порядок их оформления, формы бланков, порядок их применения, и формуляр-образец для всех ОРД с учетом применения информационных технологий.